伝票番号の採番ルールを設定する

概要
利用目的
機能の説明
操作方法
利用上の注意

概要

各種取引伝票の「伝票番号」の採番ルールを設定できます。
採番ルールを設定すると、取引伝票作成時に発行される伝票番号が、設定された採番ルールに基づいて生成されるようになります。

利用目的

伝票番号の採番ルール設定機能は、以下の目的で利用されます。

企業の運用形態に合わせた伝票番号形式の反映: 部門コードや取引種別など、自社の管理ルールに合わせた伝票番号形式を柔軟に設定できます。
会計ソフトや基幹システムとの連携強化: 既存システムで利用しているフォーマットに近い番号体系を採用することで、データ連携や照合作業を効率化します。

機能の説明

伝票番号の採番ルール設定とは？

各種取引伝票の「伝票番号」が、どのような形式で採番されるかのルールを設定できる機能です。
複数の構成要素を組み合わせて伝票番号の形式を決めることができるため、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

採番ルールは、最大4つの要素で伝票番号を構成します。

以下の要素を組み合わせて採番ルールを設定します。
1、2、4はそれぞれ無効(設定しない)にすることも可能です。

先頭文字列(自動生成): 自動生成した文字列を伝票番号の先頭に付けます。現時点では伝票作成日に対応する日付を、設定された形式に基づいて自動生成します。
先頭文字列(固定): 自由入力による固定文字列を伝票番号の先頭に付けます。先頭文字列(自動生成)が有効の場合は、その後ろに付けます。
番号: システムが自動採番する、数字のみで表現される番号です。採番ルールでは桁数を設定できます。
末尾文字列(固定): 自由入力による固定文字列を伝票番号の末尾に付けます。

対応する取引伝票の種類

以下の取引伝票に対して、個別に採番ルールを設定することができます。

注文
納品書
返品伝票
請求書
クレジットノート
入金確認書
輸出書類

操作方法

この操作は、「プライマリーオーナー」、「オーナー」、「メンバー/管理者」のメンバーが行うことができます。

ヘッダーメニューの設定をクリックします。
「一般設定」内の伝票番号の採番ルール設定ボタンをクリックします。
伝票番号の採番ルール設定ページに遷移します。

一覧表から伝票種別ごとに設定状況を確認できます。

目的の伝票種別の設定ボタンをクリックします。
伝票番号の採番ルール設定モーダルが開きます。

伝票種別
設定対象の伝票種別を確認できます。
伝票番号の構成
採番される伝票番号の構成を定義します。
プレビューを確認しながら、以下の構成要素を設定します。
①、②、④の要素は、チェックボックスを使って有効/無効を切り替えることができます。
③は必ず採番されるため、無効にすることはできません。
- ① 先頭文字列(自動生成):
  「プリセット」と「タイムゾーン」を設定します。
  プリセットは、現在「日付」に関連する選択肢のみ存在します。
  取引伝票の作成日時とタイムゾーンを基準に、プリセットの形式で文字列が自動生成されます。
  YYYYMMDDを選択した場合、例えば伝票の作成日が2025年12月10日であれば、20251210という文字列が生成されます。
  タイムゾーンは、アジア/東京か協定世界時 (UTC) のいずれかを選択できます。
- ② 先頭文字列(固定):
  固定の文字列を自由入力します。伝票番号が採番される際に、先頭に付与されます。
  「① 先頭文字列(自動生成)」が有効の場合、その後ろに付与されます。
- ③ 番号の最小桁数:
  システムが自動採番する番号の最小桁数を、1〜12の整数で入力します。
  桁数に対して小さい番号が採番される際は、先頭がゼロ埋めされます。
  また、実際に採番される番号が最小桁数を上回った場合、自動的に桁が拡張されます。
- ④ 末尾文字列(固定):
  固定の文字列を自由入力します。伝票番号が採番される際に、末尾に付与されます。
具体的な設定例で、各ユースケースに対応する設定例を紹介します。
保存
伝票番号の構成が決まったら、保存ボタンをクリックします。
処理に成功すると、対象の取引伝票に採番ルールが適用されます。
処理に失敗した場合、エラーが通知されます。ページを更新して再度お試しください。

具体的な設定例

「③ 番号」の連番は、以下の通りに管理できます。

日ごとに連番を管理したい場合: 「① 先頭文字列(自動生成)」のプリセットで「YYYYMMDD」または「YYMMDD」を選択します。
月ごとに連番を管理したい場合: 「① 先頭文字列(自動生成)」のプリセットで「YYYYMM」または「YYMM」を選択します。
年ごとに連番を管理したい場合: 「① 先頭文字列(自動生成)」のプリセットで「YYYY」または「YY」を選択します。
永続的な連番にしたい場合: 「① 先頭文字列(自動生成)」は使用しません(無効にします)。
※毎日大量の伝票が発行される環境では推奨しません。

利用上の注意

伝票番号の採番ルールは、「メンバー/管理者」以上のメンバーのみ設定できます。

システムロール/システム権限が「プライマリーオーナー」、「オーナー」、「メンバー/管理者」のメンバーのみ、設定操作が許可されています。

「メンバー/書き込み」のユーザーは、設定状況の閲覧のみ許可されています。

「番号」以外の要素の値が同じであるかぎり、番号は連番になります。

ここでいう「番号」とは、伝票番号のうち連番部分(例: 000128) を指します。

「番号」は、「先頭文字列(自動生成)」、「先頭文字列(固定)」、「末尾文字列(固定)」の値が同じであれば、連番になります。

反対に、いずれかの要素の値が変わった場合、その時点で番号は1から再カウントされます。
具体的には以下の通りです。

前回発行された伝票番号が20251129-CN-000128-TYで、日をまたいで2025年11月30日に伝票が発行された場合、20251130-CN-000001-TYとなります。
前回発行された伝票番号が202511-CN-000128-TYで、月をまたいで2025年12月1日に伝票が発行された場合、202512-CN-000001-TYとなります。
前回発行された伝票番号が2025-CN-000128-TYで、年をまたいで2026年1月1日に伝票が発行された場合、2026-CN-000001-TYとなります。
前回発行された伝票番号が20251203-CN-000128-TYで、先頭文字列(固定)を-C/N-に変更し、同日に伝票が発行された場合、20251203-C/N-000001-TYとなります。

なお、採番ルールを何度かに渡り更新し、最終的に過去に発行されたルールと同じ条件に設定された場合、過去の連番を引き継いで番号のカウントが再開されます。

過去に発行された伝票番号が20251203-CN-000128-TYで、先頭文字列(固定)を-C/N-に変更し、20251203-C/N-000001-TYが発行された。その後、やはり先頭文字列(固定)を-CN-に戻した場合、次回は20251203-CN-000129-TYから再カウントされます。(もちろん、日付が変われば000001から再カウントされます。)

番号は欠番が発生する場合があります。

大量の受注が同時に入ることなども想定し、システムの安全性を高めることを目的として、意図的に厳格でない仕様にしています。
前回の番号が「1」であっても、次回採番される番号が必ずしも「2」ではない場合があります。

すでに発行された取引伝票には対応していません。

採番ルールは、設定を有効化した後に発行される取引伝票に対して適用されます。
すでに発行された取引伝票は元の伝票番号が保持されます。

採番ルールが未設定の場合、DEXTREのデフォルト形式で自動採番されます。

伝票番号の形式を統一したい場合は、全ての伝票種別で採番ルールを設定してください。

DEXTREがデフォルトで自動採番する伝票番号は、2025-12-10-09-gzGQiwのような年-月-日-時-乱数形式です。