貿易書類の電子化|輸出用書類一覧とオンラインで作成・管理する方法【サンプル有り】

貿易書類の電子化|輸出用書類一覧とオンラインで作成・管理する方法【サンプル有り】

海外の企業やバイヤーとの取引では、国内で扱わないような書類を発行、管理します。

クラウド販売管理 DEXTRE(デクスター)卸取引の輸出管理ができる販売管理システムとして、輸出手続きに必要な貿易書類をかんたんに作成できます。
この記事では、DEXTREで作成できる貿易書類を例に、輸出書類の種類やオンラインで作成して管理するメリット、実際にクラウドシステムで作成したサンプルなど貿易書類の電子化についてお伝えします。

卸売、商社、メーカー向け
クラウド販売管理 DEXTRE(デクスター)

国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。
貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。
主な機能 一覧   導入事例

貿易書類の種類(輸出)

DEXTREでは、取引先からの受注データや納品書などの情報を元に、次のような輸出用の貿易書類を作成できます。

  • オーダーコンファメーション(ORDER CONFIRMATION)
  • プロフォーマインボイス(PROFORMA INVOICE)
  • コマーシャルインボイス(COMMERCIAL INVOICE)
  • パッキングリスト(PACKING LIST)
  • クレジットノート(CREDIT NOTE)

それぞれ、どのような書類か、オンライン作成のサンプルをご紹介します。

 

オーダーコンファメーション

オーダーコンファメーション(ORDER CONFIRMATION)は「注文確認書」と訳される書類です。
日本の商習慣に沿っていえば、注文請書(発注請書)のような役割を果たします。

 

国際貿易の取引は、買主が売主に見積りの依頼を送るところからはじまります。

売主が出した見積りを元に双方で交渉を行い、同意に至った内容で買主が注文書(PURCHASE ORDER)を発行します。
注文が受理されたことを示す書類として売主がオーダーコンファメーションを発行する、というのがこの書類の発行までの流れです。

 

日本国内で完結する取引では、注文書や注文請書は作られないことも多いですが、国際貿易ではこういった書類のやりとりが一般的となっています。

 

【サンプル】オーダーコンファメーションをクラウドで作成する

DEXTREでは、取引先からのクローズドBtoB ECでのWEB注文、またはオフライン注文の受注データからオーダーコンファメーションを簡単に作成できます。
取引先はオンラインでいつでもオーダーコンファメーションを承認でき、売主はスピーディーに受注を確定できます。

オーダーコンファメーションの電子化によって見積りから受注確定までのフローが格段に効率化され、納品までのリードタイムを短縮できます。

DEXTREで作成したオーダーコンファメーション(サンプル)

DEXTREで作成したオーダーコンファメーション(サンプル)
オーダーコンファメーション(注文内容確認書)を作成する—DEXTREご利用ガイド

 

プロフォーマインボイス

プロフォーマインボイスは「仮送り状」と訳される貿易書類です。

プロフォーマインボイスは後述するコマーシャルインボイスに先駆けて作成されます。

  • 商品の明細(個数、単価、合計額等)
  • 決済条件
  • 貿易条件(インコタームズ)
  • 輸出者/輸入者の情報
  • 荷物の送り元/送り先

上記のような情報が記載されます。

あくまでも「仮」の書類であるため法的効力はなく、通関書類や請求書として使われることは基本的にはありません。
国内でいうところの見積書に近い書類といわれています。

 

ただし、輸出先の国によっては輸入許可を得るためにプロフォーマインボイスの提出が求められます。その場合は、買主が売主に向けてプロフォーマインボイスの発行をリクエストします。

 

【サンプル】プロフォーマインボイスをクラウドで作成する

DEXTREは、請求書の様式を元にプロフォーマインボイスを作成できます。

プロフォーマインボイス(サンプル)

DEXTREで作成したプロフォーマインボイス(サンプル)
プロフォーマインボイスを作成する—DEXTREご利用ガイド

 

 

コマーシャルインボイス

コマーシャルインボイスは「商業送り状」と訳されます。

記載内容はプロフォーマインボイスと変わりませんが、コマーシャルインボイスに書かれた内容はその取引に関する確定事項として扱われ、法的効力を持ちます。

 

売主と買主の間で「明細書」「請求書」「納品書」の3つの役割を持つほか、税関を通る際に提出を求められる書類でもあります。
コマーシャルインボイスは、海外へ商品を送るなら基本的には売主側で必ず作成しなければならない書類です。

 

数ある貿易書類の中でも最も重要な書類といってもいいかもしれません。

 

【サンプル】コマーシャルインボイスをクラウドで作成する

DEXTREでは、納品書の情報を元にコマーシャルインボイスを簡単に作成できます。


DEXTREで作成したコマーシャルインボイス(サンプル)
コマーシャルインボイスを作成する(動画付き)—DEXTREご利用ガイド

 

 

パッキングリスト

パッキングリストは「梱包明細」と呼ばれる書類です。

 

記載内容については基本的にはコマーシャルインボイスなどの送り状と同じですが、パッキングリストに必要な情報として荷物の重量とサイズ、荷姿を記載する必要があります。

税関手続きで貨物の重量を申告する際に、そういった情報がひと目でわかるパッキングリストが必要となります。

 

また、パッキングリストは売主と買主の間で納品書のような役割も果たします。

貨物の量が少ない際にはコマーシャルインボイスにパッキングリストの記載要項を記して一枚にまとめることもあります。

 

【サンプル】パッキングリストをクラウドで作成する

DEXTREではコマーシャルインボイスと同じ手順で、納品書の情報をもとに簡単にパッキングリストを作成できます。


DEXTREで作成したパッキングリスト(サンプル)
パッキングリストを作成する(動画付き)—DEXTREご利用ガイド

 

クレジットノート

クレジットノートは請求金額の減額を約束する旨を記載した書類です。
日本語でも「クレジットノート」と呼ばれていますが、あえて訳すと「負担額通知書」といった意味になります。

 

貨物に不良品が混じっていたり、個数が足りていなかった場合、買主は売主に返品や返金の交渉をします。
交渉が成立すれば、売主がクレジットノートを発行し、返金が行われます。クレジットノートには請求内容や金額のほか、クレジットノート発行の理由などについて記載します。

 

【サンプル】クレジットノートをクラウドで作成する

DEXTREはクレジットノートの発行に対応しています。

請求書を起点に作成する場合と、データソースなしでオリジナルのクレジットノートを作成する場合の2パターンの方法があります。

DEXTREで作成したクレジットノート(サンプル)
クレジットノートを作成する(動画付き)—DEXTREご利用ガイド

 

貿易書類を発行、管理を電子化、クラウド化するメリット

書類のペーパーレス化が推し進められていますが、システムの一環に貿易書類の業務を組み入れ、クラウドで作成して管理することによって、単なる電子化にとどまらない様々なメリットを得ることができます。

 

代表的なメリットを2点ご紹介します。

 

1.転記や入力のコスト削減、ミスの防止

事務作業のフローを考える上で、書類間の転記作業をいかに減らすかは重要です。

転記はヒューマンエラーが特に起こりやすい作業であると同時に、膨大な数の書類の転記はスタッフにとって大きな負担になります。

 

貿易書類をシステムで管理することによって、転記の必要がほとんどなくなります。

 

  • 受注データ → オーダーコンファメーション
  • 納品書 → コマーシャルインボイス

といったように、受注管理や納品管理、請求管理など各業務のあいだで必要な情報がシームレスに共有され、常に最新の状態で貿易書類を作成できます。

転記に伴うトラブルが発生する余地がなく、聞き間違いや入力ミスなどの人的ミスを軽減できます。確認や修正などにかかる時間や労力のコストも削減できるでしょう。

 

書類作成だけでなく、取引全体を管理できる販売管理システムの導入は、スピーディーで確実な貿易事務とスムーズな取引の進行に、大いに役立てることができるでしょう。

 

2.膨大なデータをクラウドで管理

貿易書類は発行後もしばらくは保管する必要があり、場合によっては最長7年間もの保管を義務付けられます。

年間に何百枚、何千枚と発行する貿易書類を長期間保管しなければならないことは、PCのデータや保管場所を圧迫するだけでなく、管理業務の煩雑さにもつながります。

 

オンラインで利用するSaaS型の販売管理システムでは、膨大な書類データを全てクラウドで保管できます。
顧客ごとに書類を紐づけた管理、取引先との共有、外部システムやソフトとの連携など、管理業務の効率化を実現する機能が備わっています。

 

DEXTREは輸出管理と貿易書類作成に対応した販売管理システムです

DEXTREにはグローバルビジネスをバックアップする販売管理システムです。

クラウド販売管理 DEXTRE(デクスター)は、国内外の卸取引に特化した販売管理システムです。

輸出管理と貿易書類の作成はもちろん、クローズドBtoB ECのWEB受注から在庫、納品、請求、入金までひとつながりに一元管理できます。

 

  • コマーシャルインボイスやパッキングリストなど貿易書類を簡単作成
  • インコタームズ2020に対応した価格管理
  • 取引先ごとの価格、掛け率、提案商品など自由な条件を設定
  • 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
  • WEBカタログ、オンライン展示会から24時間365日、世界中からWEB受注
  • 世界に向けて自社商品を高品質でリッチなビジュアルで提案

など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けた国内外の取引に便利な機能が充実しています。

DEXTREは月額20,000円~、初期費用は0円で導入できます。
30日間の無料体験で全ての機能をお使いいただけます。この機会に是非、貿易業務を強力にバックアップするDEXTREをお試し下さい。

卸売り業の受発注から
入金までクラウドで一つに

30日間すべての機能をお試しください

無料で試してみる
IT導入補助金について
資料請求・お問い合わせ

IT導入補助金2024について

IT導入補助金2024については、2月中旬以降に更新予定です。

(2023年度分は1/29 17:00をもって受付終了いたしました。)

お気軽にお問い合わせください。