ご利用をご希望の方は、APIご利用についてをご確認ください。
国際取引では、国内では聞き慣れないような様々な用語が頻出します。
そのひとつに注文確認書（ORDER CONFIRMATION）があげられます。
貿易事務に携わる上では避けて通れない注文確認書（ORDER CONFIRMATION）について、役割や具体的な作成の流れ、DEXTREを例に注文確認書のサンプル、システム化の実例などをご紹介します。
目次
ORDER CONFIRMATIONとは？
注文確認書（ORDER CONFIRMATION/オーダーコンファメーション）は、売主が買主に向けて発行する貿易書類です。OCと略して記載することもあります。
ORDERは「注文」、CONFIRMATIONは「確認」と訳されますので、ORDER CONFIRMATIONは買主の「商品を購入したい」という意思、注文を売主が確かに受理したことを示す書類です。
日本の商習慣でいえば、注文確認書、注文請書（発注請書）に該当します。
ちなみに貿易では、買主が売主に送る注文書（発注書）をPURCHASE ORDERと呼びます。PURCHASEは「購入する」という意味です。
英語での呼び方
注文確認書は、会社や業界によって英語の呼び方が違うことがあります。よく見かけるものを表にしました。
| 呼び方 | 使われ方 |
|---|---|
| Order Confirmation | 注文確認書。最も広く使われる |
| Order Acknowledgement | 注文を受け取ったことの通知。内容の確定まで含めるかは会社によって違う |
| Sales Confirmation／Sales Note | 売主が出す売約の確認書。商社などで契約書に近い扱いをすることがある |
| Purchase Order（PO） | 買主が出す注文書。注文確認書はこれへの返事 |
注文請書を英語で書くときは、ORDER CONFIRMATION を使えば通じます。
注文確認書（ORDER CONFIRMATION）の役割
日本だと注文確認書は省略されることも多いですが、国際取引ではORDER CONFIRMATIONの作成が一般的です。
ORDER CONFIRMATIONを発行することで、買主は注文が受理されたことを確認できるだけでなく、納期が遅れたり間違った商品が届いたりした場合はORDER CONFIRMATIONに沿って指摘することができます。
また、売主もORDER CONFIRMATIONに記載のないサービスを後に要求された場合に断りやすいメリットがあります。
商習慣や言語の異なる国同士の取引では、どうしても取引内容についての誤解や確認ミスが発生しやすくなってしまいます。
こういったトラブルに対処するためにも、ORDER CONFIRMATIONやPURCHASE ORDERといった書類の発行が重要になります。
発行までの具体的な流れ
では、海外取引でORDER CONFIRMATIONを発行するまでの具体的な流れについて見ていきましょう。
基本的には、国内取引における注文確認書作成までの流れと変わらないので、貿易書類といって特に難しく考える必要はありません。
1.見積り
買主が購入したい商品について見積り依頼を送り、売主は見積書を作成します。
価格や納期についての交渉のほか、インコタームズに基づく貿易条件の取り決め等をこの段階で行います。海外取引では、見積書としてプロフォーマインボイスを出すこともあります。
貿易管理
インコタームズとは？2020の簡単な覚え方、貿易条件を決めるポイント【図解あり】
インコタームズ（Incoterms® 2020）とは、貿易の費用と危険を売主と買主のどちらがどこまで負うかを決める国際ルールです。11条件の一覧表、頭文字で覚える方法、よく比べられる組み合わせ、条件の選び方を解説します。
2.PURCHASE ORDER/注文書の発行（買主）
取引について双方が合意すれば、買主が売主に対してPURCHASE ORDER（注文書）を発行します。
3.ORDER CONFIRMATION/注文確認書の発行（売主）
売主はPURCHASE ORDERを確認した後、ORDER CONFIRMATIONを発行します。
注文書どおりの内容でORDER CONFIRMATIONを出せば、その時点で注文が確定し、売主は納品や請求にむけて次の業務へと進みます。
注意したいのは、数量や納期、単価を注文と変えて返す場合です。日本の民法では、条件を付けたり変更を加えたりして承諾すると、もとの注文を断って新しい申込みをしたものとみなされます（民法第528条）。この場合は、買主が変更後の内容に同意して、はじめて注文が確定します。変更があるORDER CONFIRMATIONは、買主に承認を返してもらいましょう。
海外の取引先との契約にどの国の法律が適用されるかは、契約で決めた準拠法などによって変わります。上は日本法の場合の一般的な説明です。
以上のような流れで取引は進んでいきます。
フォーマット
ORDER CONFIRMATIONに決まった書式、フォーマットはありません。
基本的には買主から送られてきたPURCHASE ORDERに沿ったフォーマットで作成されます。
「注文を受領した」という意思表示ができていれば良いので、時にはPURCHASE ORDERに署名やスタンプを押したものや、メールでの注文受領の旨のメッセージがORDER CONFIRMATIONとして扱われることもあります。
書式は自由ですが、ORDER CONFIRMATIONの番号と日付、買主の注文書（PO）の番号、品名・品番・数量・単価・金額・通貨、納期または出荷予定、貿易条件（例：FOB Yokohama Incoterms® 2020）と支払条件は書いておきましょう。注文から変えた点があれば、その点が分かるようにしておくと、後の確認が楽になります。
システム化するメリット
注文確認書、ORDER CONFIRMATIONの作成に難しいことはありませんが、取引ごとに手書きや手入力で対応するのは非効率でミスが生じる原因にもなります。
こういった煩雑な貿易業務をシステム化、クラウド化するITツールとして、クラウド型の販売管理システムがあります。
販売管理システムは、受発注管理だけでなく、見積り段階でのやり取りからORDER CONFIRMATIONの発行はもちろん、在庫、納品、請求、入金までをつなげて管理することができます。
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）では、各業務の一元管理はもちろん、WEB注文（クローズドBtoB EC）やオフライン注文の受注データから注文内容確認書（ORDER CONFIRMATION）や各種請求書、納品書、貿易書類をかんたんに作成できます。
【実例】ORDER CONFIRMATIONをクラウドで作成する
では、DEXTREを例に、クラウド型の販売管理システムで注文確認書（ORDER CONFIRMATION）を作成する実例を見てみましょう。
DEXTREでは、受けた注文ごとに「注文内容確認書」を作り、掛け率・数量・価格・納期を変えたり、バイヤーによる承認（合意）の手続きを設定したりできます。注文を受けたときの内容は「オリジナルオーダー」として残るので、どこを変えたかを後から確かめられます。注文内容確認書を確定すると、未納品SKUの作成など、納品に向けた業務へ進めます。
法人は、注文書や契約書など取引に関する書類を、法人税の確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間保存します。PDFやメールでやり取りしたORDER CONFIRMATIONは、電子取引のデータとして、電子帳簿保存法の要件に沿って保存する必要があります。データをクラウド上に保存することでPCの容量を圧迫せずに管理できる点もメリットです。
国内外の卸取引、輸出業務を一元管理！クラウド販売管理DEXTRE
DEXTREは卸取引の輸出管理にも特化したクラウド販売管理システムです。
コマーシャルインボイスやプロフォーマインボイス、パッキングリストなど貿易に必要な書類をかんたんに作成する機能も充実しています。
海外の取引先とのビジネスを展開する企業様より高い評価をいただいております。
導入事例
有限会社キャタピラープロデュイ 様
国内卸と輸出取引の両立。受注だけでなく注文内容確認書・納品書・請求書・輸出帳票まで簡単に作成できるのが決め手に。
導入事例
ソウミヤ様
メンズブランドD.HYGEN（ディハイゲン）を展開するソウミヤの代表・定兼幸司様は、コロナ禍にDEXTREでのオンライン展示会の導入をきっかけに海外販売と輸出販売の拡大を実現。DX化により業務効率化も図られ、今後もオンライン展示会を続けることを決定。
ほかにも、DEXTREには
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- 取引先ごとの価格、提案商品、取引条件で受発注
- クローズドBtoB ECで24時間365日世界中からWeb受注
- 世界に向けて自社商品を高品質でリッチなビジュアルで提案
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けた国内外の取引に便利な機能が充実しています。くわしくは機能ページ「海外取引（貿易管理）」をご覧ください。
DEXTREは月額20,000円～、初期費用は0円で導入できます。
30日間の無料体験で全ての機能をお使いいただけます。この機会に是非、スムーズな貿易業務を強力にバックアップするDEXTREをお試し下さい。
卸取引の受発注から
入金までクラウドで一つに
30日間すべての機能をお試しください
無料で試してみる
