注文確認書(ORDER CONFIRMATION)とは?役割やクラウド化の実例【貿易書類】

注文確認書(ORDER CONFIRMATION)とは?役割やクラウド化の実例【貿易書類】

国際取引では、国内では聞き慣れないような様々な用語が頻出します。
そのひとつに注文確認書(ORDER CONFIRMATION)があげられます。

 

貿易事務に携わる上では避けて通れない注文確認書(ORDER CONFIRMATION)について、役割や具体的な作成の流れ、DEXTREを例に注文確認書のサンプル、システム化の実例などをご紹介します。

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ORDER CONFIRMATIONとは?

注文確認書(ORDER CONFIRMATION/オーダーコンファメーション)は、売主が買主に向けて発行する貿易書類です。OCと略して記載することもあります。

 

ORDERは「注文」、CONFIRMATIONは「確認」と訳されますので、ORDER CONFIRMATIONは買主の「商品を購入したい」という意思、注文を売主が確かに受理したことを示す書類です。

日本の商習慣でいえば、注文確認書、注文請書(発注請書)に該当します。

 

ちなみに貿易では、買主が売主に送る注文書(発注書)をPURCHASE ORDERと呼びます。PURCHASEは「購入する」という意味です。

 

注文確認書(ORDER CONFIRMATION)の役割

日本だと注文確認書は省略されることも多いですが、国際取引ではORDER CONFIRMATIONの作成が一般的です。

 

ORDER CONFIRMATIONを発行することで、買主は注文が受理されたことを確認できるだけでなく、納期が遅れたり間違った商品が届いたりした場合はORDER CONFIRMATIONに沿って指摘することができます。

また、売主もORDER CONFIRMATIONに記載のないサービスを後に要求された場合に断りやすいメリットがあります。

 

商習慣や言語の異なる国同士の取引では、どうしても取引内容についての誤解や確認ミスが発生しやすくなってしまいます。
こういったトラブルに対処するためにも、ORDER CONFIRMATIONやPURCHASE ORDERといった書類の発行が重要になります。

 

発行までの具体的な流れ

では、海外取引でORDER CONFIRMATIONを発行するまでの具体的な流れについて見ていきましょう。

基本的には、国内取引における注文確認書作成までの流れと変わらないので、貿易書類といって特に難しく考える必要はありません。

 

1.見積り

買主が購入したい商品について見積り依頼を送り、売主は見積書を作成します。

価格や納期についての交渉のほか、インコタームズに基づく貿易条件の取り決め等をこの段階で行います。

 

2.PURCHASE ORDER/注文書の発行(買主)

取引について双方が合意すれば、買主が売主に対してPURCHASE ORDER(注文書)を発行します。

 

3.ORDER CONFIRMATION/注文確認書の発行(売主)

売主はPURCHASE ORDERを確認した後、ORDER CONFIRMATIONを発行します。
買主がORDER CONFIRMATIONを承認した段階で注文が確定し、売主は納品や請求にむけて次の業務へと進みます。

 

以上のような流れで取引は進んでいきます。

 

フォーマット

ORDER CONFIRMATIONに決まった書式、フォーマットはありません。
基本的には買主から送られてきたPURCHASE ORDERに沿ったフォーマットで作成されます。

 

「注文を受領した」という意思表示ができていれば良いので、時にはPURCHASE ORDERに署名やスタンプを押したものや、メールでの注文受領の旨のメッセージがORDER CONFIRMATIONとして扱われることもあります。

 

システム化するメリット

注文確認書、ORDER CONFIRMATIONの作成に難しいことはありませんが、取引ごとに手書きや手入力で対応するのは非効率でミスが生じる原因にもなります。

 

こういった煩雑な貿易業務をシステム化、クラウド化するITツールとして、クラウド型の販売管理システムがあります。

 

販売管理システムは、受発注管理だけでなく、見積り段階でのやり取りからORDER CONFIRMATIONの発行はもちろん、在庫、納品、請求、入金までをつなげて管理することができます。

 

クラウド販売管理 DEXTRE(デクスター)では、各業務の一元管理はもちろん、WEB注文(クローズドBtoB EC)やオフライン注文の受注データから注文確認書(ORDER CONFIRMATION)や各種請求書、納品書、貿易書類をかんたんに作成できます。

 

【実例】ORDER CONFIRMATIONをクラウドで作成する

では、DEXTREを例に、クラウド型の販売管理システムで注文確認書(ORDER CONFIRMATION)を作成する実例を見てみましょう。

 

注文確認書(ORDER CONFIRMATION)が承認された商品は、自動的に未納品リストに記載され、受注確定→納品書作成といったワークフローが一本化します。

ORDER CONFIRMATIONは発行後7年間保存する義務がありますが、データをクラウド上に保存することでPCの容量を圧迫せずに管理できる点も大きなメリットです。

 

DEXTREは卸取引の輸出管理にも特化しており、コマーシャルインボイスやプロフォーマインボイス、パッキングリストなど貿易に必要な書類をかんたんに作成する機能も充実しています。

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