プロフォーマインボイスとは?他のインボイスとの違い、必要になるケース、書き方【貿易書類の電子化】

プロフォーマインボイスとは?他のインボイスとの違い、必要になるケース、書き方【貿易書類の電子化】

海外へ商品や貨物を輸出する際、国内取引では取り扱わないさまざまな書類を作成します。
そのひとつにインボイス(送り状)が挙げられます。

今回はいくつかあるインボイスの中から「プロフォーマインボイス」について解説します。

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プロフォーマインボイスとは

プロフォーマインボイス(Proforma Invoice)は「仮送り状(見積書)」と訳される貿易書類です。
その名の通り、正式なインボイスに先駆けて作成される書類です。

 

「インボイス」とは?

では「正式なインボイスとは何か」「そもそもインボイスとは何なのか」というと、貿易におけるインボイスとは貨物の詳しい情報が記載された書類を指します。

より具体的に言うと、

  • 商品の明細(個数・単価・合計額等)
  • 決済条件
  • 貿易取引条件
  • 輸出者/輸入者の情報
  • 荷物の送り元/送り先

といった情報が、インボイスを見ればひと目で分かるようになっています。

 

正式な取引条件の記載されたインボイスは、輸出入者間では「明細書」「請求書」「納品書」の3つ役割を果たすほか、税関手続きの際に必ず提出を求められる重要な書類ですが、プロフォーマインボイスはあくまでも「仮のインボイス」であるため、基本的にはそのような役割を果たすことはありません。

 

プロフォーマインボイスの役割

では、プロフォーマインボイスの役割は何なのかと言うと、日本で言うところの見積書にあたります。

貿易では、商品の価格や発送日のほかに、取引条件(インコタームズなど)をはじめとしたさまざまな事柄を輸出入者間で交渉して取り決めて、取引を進めます。

そういった双方の希望する条件を整理して、1枚の紙にまとめたものがプロフォーマインボイスです。

 

その他のインボイスとの違い

インボイスにはプロフォーマインボイスのほかにも様々な種類が存在します。
代表的なものをそれぞれ見ていきましょう。

 

コマーシャルインボイス

プロフォーマインボイスの内容をもとにつくられる正式なインボイスを「コマーシャルインボイス(Commercial Invoice)」と呼びます。「商業送り状」と訳します。
先に述べたようなインボイスとしての役割を果たす重要な書類です。

 

貿易において「インボイス」と言えば、一般的にコマーシャルインボイスを指します。
どんなものを送るにしても、コマーシャルインボイスは基本的には輸出者側で必ず作成します。

 

シッピングインボイス(Shipping Invoice)

納品書や配送指示書のような役割を持つ書類です。
あまり多くはありませんが、出荷案内と積荷費用の請求書として用いられるケースもあります。

 

カスタムズインボイス(Customs Invoice)

税関手続きの際に必要となるインボイスです。
基本的にはコマーシャルインボイスを提出すれば問題ないのですが、一部の国(イギリス、カナダ、ニュージーランド、オーストラリア、南アフリカなど)ではカスタムズインボイスの提出を求められます。

 

コンシュラーインボイス(Consular Invoice))

輸出側の国の領事に認証を受けたインボイスです。コンスラーインボイスともいいます。
輸入価格の不正申告防止や貿易統計資料作成が目的であり、必要な場合は輸入者側からリクエストします。

 

プロフォーマインボイスが必要になるケース

基本的に見積書として作成されるプロフォーマインボイスですが、取引の条件によっては、それ以外の用途に使われることもあります。
プロフォーマインボイスが必要となるケースの代表例としては、次のようなものがあげられます。

 

輸入許可証の取得

一部の国は、特定の品物を国外から輸入する際に許可を必要とする「輸入許可制度」を採用しています。

その場合、輸入者は国から輸入許可証を取得するためにプロフォーマインボイスを提出します。プロフォーマインボイスは国外の業者と実際に取引したことを証明する証拠書類となります。

 

決済条件がL/Cの場合

コマーシャルインボイスは全ての取引条件が確定した後に作成されるため、発行は出荷の前後辺りになることがほとんどです。
ですが、決済条件によってはそれよりも前の段階でインボイスが必要になることがあります。

 

例えば、L/C決済(Letter of Credit、取引に銀行を介して双方のリスクを減らす決済条件)の場合は貨物の出荷よりも前に支払い手続きを済ませておかなければなりません。
そんな時にはコマーシャルインボイスの代用書類としてプロフォーマインボイスが活躍します。

同じようなケースとして、電信送金前払い(T/T In Advance)、現金前払い(Cash In Advance)などの決済条件が挙げられます。

 

無料のものを送る場合

料金の発生しない品物であっても、海外に貨物を送る際にはインボイスが必要となります。
例えば、商品サンプルやプレゼント等の無償提供品、返品・不良品などです。

 

コマーシャルインボイスには請求書としての役割もあるため、商品の価格や決済条件についての記載が必要です。
そのため、料金の発生しない輸出入においてはコマーシャルインボイスに当たる書類を発行できません。その場合、プロフォーマインボイスで代用することとなります。

 

ただし、プロフォーマインボイスであっても金額欄に「0円」と表記すると送れません。

無料のものを送る場合は、その品物の本来の値段(または、本来の値段相当と思われる金額)を記入し、「No commercial value/Value for customs purpose only」(商取引のない無償貨物/通関のために価格を記載)と追記します。

 

プロフォーマインボイスの書き方、記載する内容

プロフォーマインボイスは、コマーシャルインボイスの下書きのような形で作られる書類ですから、双方の記載内容はほとんど同じです。

コマーシャルインボイスの書き方、記載する内容についてコマーシャルインボイスとは?輸出に必要な貿易書類をオンライン化するで詳しく紹介しています。

 

プロフォーマインボイスの重要な点と言えば、タイトル部分に大きく「PROFOMA INVOICE」と記載することくらいでしょうか。

記載内容さえ満たしていれば特に決まったフォーマットもないので、コマーシャルインボイスと同じものを採用すれば問題ありません。

 

その性質上、プロフォーマインボイスの全ての項目を正しく埋めるのは難しいですが、未定の箇所は多少曖昧でもOKです。
(例:船積み日時→月単位で記載する)

プロフォーマインボイス(サンプル)
DEXTREで作成したプロフォーマインボイス(サンプル)

プロフォーマインボイスを作成する—DEXTREご利用ガイド

 

まとめ

プロフォーマインボイスはコマーシャルインボイスに先駆けてつくられる書類です。

基本的には見積書のような役割を持ちますが、条件次第ではコマーシャルインボイスの代用などに使われることもあります。

フォーマットに決まりはないので、コマーシャルインボイスと同じものを採用し、転記等の手間が生じない業務フローを構築したり、貿易書類の作成機能をふくむシステムを導入しましょう。

 

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