ご利用をご希望の方は、APIご利用についてをご確認ください。
目次
クレジットノートとは
クレジットノート（Credit note）は、売り主（輸出者、荷送人）から買い主（輸入者、荷受人）へ、請求額の減額（返金）を約束する輸出書類を指す、貿易用語です。
決まった日本語訳はなく、「クレジットノート」「C/N」、または「クレジットメモ」といいます。あえて訳すなら「負担額通知書」となるでしょう。
クレジットノートが発行されるのはどんな時？
買い主に届いた製品に不良や欠陥、数量不足、輸送中の荷崩れなどがあった場合に、買い主は売り主に写真や書類で製品に問題があることを伝え、返金や返品の交渉をします。
連絡を受けた売り主が、交渉に応じて買い主にクレジットノートを発行します。
交渉によっては、海外送金の手数料や為替手数料、手続きを軽減するため、次の取引での支払いで差額を決済して相殺することもあります（ネッティング）。
他にも、請求金額が多かったり、割引率に誤りがあるときにも、売り主はクレジットノートの発行やネッティングの対応を行います。
デビットノートとの違い
デビットノート（Debit note）は、買い主（輸入者、荷受人）が売り主（輸出者、荷送人）へ、請求額の減額（返金）を求める貿易書類です。「D/N」、または「デビットメモ」ともいいます。
日本語では「勘定借記通知書」「支払請求書」となります。
デビットノートは買い主が発行します。
デビットノートも、請求金額に誤りや修正があったり、買い主が輸送費や保険料を立て替えたり、届いた製品に不良品があった場合に発行されます。
ただし、日本の貿易実務では、デビットノートを「売り主が買い主に追加の請求を知らせる書類」として使うこともあります。売り主が立て替えた運賃や保険料、請求の漏れを買い主に請求する場合です。
| 区分 | クレジットノート | デビットノート |
|---|---|---|
| 売り主が出す場合 | 請求額を減らす・返金する（不良品、数量不足、値引き、請求の誤り） | 請求額を増やす・追加で請求する（立て替えた運賃や保険料、請求の漏れ） |
| 買い主が出す場合 | — | 売り主に減額や返金を求める（返品、不良品、売り主の負担分を立て替えた） |
| 略称 | C/N、クレジットメモ | D/N、デビットメモ |
どちらの意味で使っているかは、会社や国によって違います。初めての取引先とは、どちらがどの書類を出すかを決めておきましょう。買い主のデビットノートを受けて、売り主がクレジットノートを出す流れもよくあります。
インボイスとの違い
インボイス（Invoice、I/V）は海外取引では「請求書」「明細書」の役割を持ち、輸出入の申告にも使う書類です（コマーシャルインボイスとは）。
発行したあとのインボイスを書き換えると、買い主や税関に渡した書類と合わなくなります。そのため、金額の修正が必要になっても、インボイスは直さずに残しておくのが一般的です。
そこで、クレジットノートやデビットノートを発行して、請求金額を調整します。通関での請求金額に差額が生じた場合は、税関でクレジットノートやデビットノートの提出が求められる場合があるので、保管しておく必要があります。
クレジットノートの書き方、フォーマット
クレジットノートの書き方、フォーマットに公式に定められた様式、ルールはありません。
参考までにクラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）で作成したクレジットノートを例に紹介します。
- 発行元（売り主）の名称、住所、連絡先
- レターヘッド
- タイトル（CREDIT NOTE）
- 買い主の名称、住所、連絡先
- コメント
- 請求内容
- 発行日
- クレジットノート番号
- 修正したインボイスの番号
- 合計金額
- 署名
- クレジットノートの発行理由
他に、銀行情報、支払い期日などを記載します。
クレジットノートの発行をオンライン化する
クレジットノートをExcelで作成、保存して管理している企業はまだ多くありますが、取引先や取扱い製品が多く、輸出件数が増加している場合、複雑な貿易業務を行う中で、どうしても転記ミスや情報共有の漏れ、数量や金額の間違いなどが生じてしまいます。
海外の顧客からクレジットノートの連絡があった際に、部署内やスタッフの間で情報共有にずれがあると、スムーズな対応ができず、担当者の負担が増すことにもつながります。
このような状況を改善するため、クレジットノートの発行をはじめ、帳票作成、貿易業務のオンライン化・システム化が求められます。
Excelをクラウドで使う
Excelをクラウドで利用する場合、情報共有の改善はできるものの、ファイル管理の煩雑さや、他の貿易業務、請求業務、入金管理と連続したデータの反映がされないため、非効率な運用は変わらないことになります。
連続したデータの処理は不可能ではないですが、高度な技術を持つ担当者に開発や改修が偏り、業務の属人性が高くなったり、データの処理量が膨大になると、動作が重くなることがあります。
貿易管理ができる「販売管理システム」を導入する
クレジットノートの発行をオンライン化・システム化するなら、貿易管理だけでなく、販売活動全体を一元管理できる販売管理システムの導入を検討してみるとよいでしょう。
オンラインで利用できるSaaS型の販売管理システムなら、初期費用がなく、月額数万円から利用できるため、中小企業や個人事業主など事業の規模を問わずに導入することができます。
販売管理システムは、次のような業務をひとまとめに管理できます。
それぞれの業務のデータはつながって処理され、リアルタイムに最新の情報を共有することができます。
- 受注管理
- 貿易管理
- 在庫管理
- 納品管理
- 請求管理
- 入金管理
- 顧客管理
- 製品管理
- 売上管理
クレジットノートの発行は、貿易管理の1つで、顧客情報や請求情報をもとにクレジットノートを作成できます。
他にコマーシャルインボイスやパッキングリストなどの発行など海外取引の実務を行えます。
輸出書類だけでなく、注文確認書、請求書、納品書、返品伝票など、自社の取引で必要な帳票が作成できる販売管理システムを選ぶと、Excelと販売管理システムで、帳票の管理が混在することなく、導入後の作業効率をより高めることができます。
SaaSの販売管理システムは、多機能ながら維持費が安くおさえられるので、全ての機能を使わずに、必要な機能だけを利用して、他のソフトと連携しながら運用することも可能です。
外部連携が充実した販売管理システムなら、受注情報や請求、入金といったデータを、かんたんな操作で移行、共有できます。
【実例】販売管理システムでクレジットノートを発行する
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は、卸売業に特化したクラウド型の販売管理システムです。
国内はもちろん、海外との卸取引をクローズドなWEB受注を起点に、在庫管理、納品と請求、入金管理までひとつながりに一元管理できます。
インコタームズ2020に準拠した価格と掛け率を顧客や製品ごとに設定できるなど、海外との輸出取引の商習慣に対応しています。SKU単位で製品マスタとしても使える製品管理では、貨物内容品、関税、原産国、HSコード、卸価格（FOB）などを登録できます。
輸出書類はクレジットノートをはじめ、コマーシャルインボイス、パッキングリストなどを作成できます。
請求書からクレジットノートを作成する
実際にDEXTREで、請求書からクレジットノートを作成する手順やサンプルを見てみましょう。
取引先（買い主）を指定して、発行済みの請求書を指定します。
返金する対象となる製品を選択します。製品マスタにない費用などは「カスタムアイテム」として追加することもできます。
返金（減額）の理由をクレジットノートに記載する場合は、理由を入力できます。理由は明細ごとに入力でき、PDFにも出力されます。
請求書を使わずに、「オリジナル(データソースなし)」でクレジットノートを作成することもできます。
取引先（買い主）を指定して、返金対象の製品、通貨、取引条件、デポジット条件などを設定して作成します。クレジットノートNo.は、伝票番号の採番ルールに沿って自動で付けることもできます。
クレジットノートのサンプル
DEXTREで作成したクレジットノートはPDFでダウンロードできます。
言語を指定したり、レターヘッド、署名（サイン/シグネチャ）を挿入できます。
クレジットノートの発行は、輸出取引で必要になる機会が度々ある業務です。
海外取引に対応した販売管理システムを選ぶ際は、クレジットノートを作成できるか、自社のフォーマットや項目を満たした内容で作成できるかを確認しましょう。
無料体験があれば、操作性やその他の業務管理が自社に合っているかも確認できます。積極的に試してみましょう。DEXTREの機能は、機能ページ「海外取引（貿易管理）」でご紹介しています。
卸取引の受発注から
入金までクラウドで一つに
30日間すべての機能をお試しください
無料で試してみる
