貿易管理ができる販売管理システムを選ぶ5つのポイント【卸取引の輸出業務】

貿易管理ができる販売管理システムを選ぶ5つのポイント【卸取引の輸出業務】

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グローバル企業が貿易管理のオンライン化で失敗する理由

企業間取引(BtoB)のビジネスをグローバルに展開する卸売や商社、メーカーにとっての販売管理システムは、取引先からの受注や製品の在庫、納品や請求などの業務を管理する以外に、海外への対応や貿易管理ができるかどうかが重要です。

しかし、販売管理システムは国内での取引を想定した機能が多く、貿易管理の機能があっても限定的であるため、主に次のような課題がネックとなって、貿易管理のオンライン化がうまくいかないケースが見受けられます。

 

自社の業務フローや商習慣に合わない

貿易実務はとても複雑で、国や業種によって商習慣が異なり、輸出入の手続きに必要な業務も多岐に渡ります。

多くの販売管理システムでは貿易実務に則した仕様になっていなかったり、自社の業務フローに合わないため、Excelや紙の書類での業務が混在して、業務間の連携が分断され、非効率な事務作業が増えることになってしまいます。

 

国内と海外でシステムが別

国内取引と海外取引で違う販売管理システムを導入している企業も、非効率な運用にならざるをえない状態になります。

販売管理の起点となる受注データが分かれているため、在庫や仕入れの調整に部署内のリソースが割かれてしまったり、帳票の作成や集計など一度にまとめて処理したい業務を、国内と海外それぞれのシステムで行わなければならないといったストレスフルな運用がメンバーの負担となります。

 

海外の取引先が利用できない

クローズドBtoB ECの機能があり、取引先がオンライン注文できる販売管理システムは時差や国に関係なく、新しい受注の機会を創出できます。

ですが、対応言語が日本語のみだと海外の取引先、または現地スタッフが利用できず、オンラインでの受注機会を失い、円滑なチームワークが損なわれます。海外からの販売管理システムへのアクセスを制限している場合も、同様です。

 

貿易管理をふくめた販売管理システムを導入するには?

上記にあげたことが原因となって、データの移行や社内研修などコストをかけて導入したシステムが、使われなくなってしまうことも少なくありません。

販売管理は受注、在庫、納品、請求、入金といった業務管理が部署に分かれている企業が多く、システムが複数あったり、Excelや紙を併用している体制では、スムーズなデータの連携ができず、部署間、あるいはメンバー間での情報共有の遅れや漏れが常態化してしまいます。

 

さらに海外取引、貿易管理も関わってくると、全体のコントロールはより複雑になり、リードタイムが伸び、メンバーのパフォーマンスを十分に発揮することが難しくなります。

システムの選定には、自社の業務フローに合ったシステム、今の販売管理がより効率的に実現できるシステムをしっかりと検討しなければなりません。

 

次に、販売管理システムに必要な貿易管理の機能、実務的で便利な機能をご紹介します。

これから海外へビジネスを展開する企業、海外のバイヤーとの取引が決まった企業の担当者様にも参考にしていただけるかと思います。

 

販売管理システムに必要な貿易管理、輸出管理の5つの機能

海外の取引先に製品を輸出する卸売業、商社、メーカーなど、販売管理に貿易管理がふくまれる企業様を想定して、貿易、輸出関連の基本的な機能と、より便利で実際の取引に役立つ機能を、販売管理システムDEXTRE(デクスター)の機能を元にお伝えします。

 

多言語、多通貨

販売管理システムの貿易管理には基本中の基本となる機能です。
製品の価格や説明文、自社と取引先に表示される画面などが多言語多通貨に対応しています。

注文確認書(オーダーコンファメーション)、デポジットやバランス、NETの請求書、複数の受注をまとめた納品書、返品伝票など多種多様な帳票も、言語と通貨を選択して作成できます。

日本語、英語はもちろん、多くの企業が重要な市場と位置付ける中国の言語(繁体字)に対応していると、現地の取引先やスタッフが利用するハードルも下げられるでしょう。

 

貿易書類

製品を輸出する手続きの際に発行する帳票を作成する機能です。
航空機、または船舶の輸送方法を指定して、出港地や積荷地、揚げ地、最終仕向地など輸送情報とともに、各帳票に必要な項目、取引条件などを設定して作成します。

  • クレジットノート
  • コマーシャルインボイス
  • パッキングリスト

コマーシャルインボイスのサンプル

販売管理システムDEXTREで作成したサンプル。SKUをオプションとサイズで分割、署名とレターヘッド入り。

 

パッキングリストのサンプル


販売管理システムDEXTREで作成したサンプル。SKUを1行で出力した場合。

 

関税、税率

取引先の国の関税、付加価値税など、税の種類と税率を自由に設定でき、製品価格に付加できる機能です。
取引先ごとに設定することができ、国内向けにもインボイス制度に対応した消費税や軽減税率を設定できます。

 

価格(貿易取引条件)

卸価格をEXW、DDP、FOBなどの貿易取引条件に沿った割引率で設定できるなど、輸出取引に適した機能が貿易管理には必要です。
価格設定は製品ごと(SKU単位)に決めることができ、卸価格の他にも小売価格、上代価格などを多通貨から設定できます。(製造原価は基本通貨で設定します)

販売管理システムDEXTRE(デクスター)では、インコタームズ2020に準拠した価格設定が可能です。

 

HSコード

輸出する製品を分類する統計品目番号のHSコードを製品情報に設定します。
コマーシャルインボイスに記載されます。

 

【卸売、商社、メーカー向け】
クラウド販売管理システム DEXTRE(デクスター)

国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。
在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。3言語23通貨で貿易業務をDX!

貿易管理の機能紹介

まとめ

以上、主に輸出取引を行う卸売業、商社やメーカーにとって、販売管理システムに必要な貿易管理の機能や導入について、ご紹介しました。

販売管理システムの実際の選定と導入の検討にあたっては、自社の業務体制や取引先との商習慣、取引条件をシステム内でカバーできるのか、無料体験やシステム会社との打ち合わせやサポートを通して、貿易管理をふくめた販売管理全体の適性を判断しましょう。

 

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