卸売業向けの基幹システムを選ぶ6つのポイントと業務に必要な機能

卸売業では、多様化する顧客のニーズに合わせてさまざまな品目を取り扱い、柔軟なサービスを提供します。

例えば受注後のスピーディーな対応は、顧客との信頼関係や競争力を高める重要な取り組みの一つです。
その実現には、基幹システムの活用が役立ちます。

この記事では、卸売業の基幹システムをテーマに解説します。

基幹システムはどのような機能を備えているか、卸売を行う貴社にマッチする基幹システムを選ぶポイントは何か、しっかり確認していきましょう。

卸売業向けの基幹システムとは何か？

卸売業向けの基幹システムとは、卸売業務の管理や実行に対応できる機能を備えた、販売管理システムや在庫管理システムなどを指します。

「受注管理」「請求管理」「在庫管理」は、基幹システムの代表的な機能です。業務の要となるシステムですから、知名度やシェアよりも、貴社に合った基幹システムを選ぶことが重要です。

関連記事：基幹システムのクラウド化｜入れ替えの失敗事例から3つのリプレイス対策を解説

卸売業向けの基幹システムが備える9つの機能

卸売業向けの基幹システムが備える機能のうち、システム選定で比較検討すべき代表的な9つの機能を解説します。

①受注管理

顧客となる小売店や卸売業者からの注文を受け、受注データを管理する機能です。小売りを行う場合は、一般の消費者や法人から受注する場合もあります。

オンラインで受注するクローズドBtoB EC、電話やメールでの受注を登録するといった受注方法があります。

受注した商品の在庫があるかどうかチェックし、在庫が無い場合は追加発注や納期の調整、あるいは注文を断るなどの対応が必要です。また発注した顧客に注文内容確認書を作成し発行することも、受注管理の機能に含まれます。

関連記事：卸売業のBtoB EC｜3つの導入効果と課題を解決できる理由、導入方法を解説

②出荷管理

受注後は、注文内容の通りに在庫を引き当て、検品された商品を梱包して顧客に納品します。

出荷管理の機能は、以下に挙げる一連の出荷業務を管理します。

③メーカーや生産者からの調達管理

「発注管理」と呼ばれる場合もあります。

顧客から受注した商品を、メーカーや生産者から調達する業務を管理します。

在庫数を踏まえて、適正な個数を発注する必要があります。食品など賞味期限がある商品は、「賞味期間の3分の1以内」など一定の期間内に販売できることも考慮して発注数量を調整します。

④在庫管理

在庫管理とは、卸売業者が保有する在庫数や保管場所（ロケーション）を把握し、変動があった場合は適切に記録する機能です。取引に関連する部署や担当者が最新のデータを確認できることが重要です。

以下の項目は、代表的な在庫管理の機能です。

• 入庫の際に、入庫数や入庫した商品の種類（SKU単位など）、保管場所を記録する
• 販売や移動など、出庫のタイミングで在庫情報を更新する
• 在庫数の問い合わせに迅速に正確に回答する

ときには、在庫が無い商品を販売するケースもあります。

在庫が切れてしまった商品について、入荷しだい発送する「バックオーダー」は代表的な例です。バックオーダーを管理する場合は、マイナス在庫に対応した機能が必要になります。

⑤請求、入金管理

顧客に販売した後、請求書を発行し顧客からの入金を管理する機能です。

小売店や卸売業者との取引は、掛け取引がスタンダードです。

月末など締め日に1ヶ月分の取引を集計し、まとめて請求し支払いを依頼します。「月末締め翌月末日払い」は、よく用いられる請求方法です。請求書は、納品した商品の情報（納品書）をベースに作成します。

請求後は、指定した期日に指定した金額が入金されているか、入金管理の機能でチェックします。入金済みの場合は消し込み作業を行い、未入金の場合は取引先に対して支払いを促す通知を行います。

⑥委託販売の管理

卸取引では、自社の商品を他社に預けて販売してもらう「委託販売」が行われる場合もあります。

委託販売は、他社で販売された時点で売上となります。手数料などの利益を得られる一方で、委託販売の在庫を区別する必要がありますが、これらの業務を管理する機能があると便利です。

類似の販売形態として商品を店舗に置き、販売された時点で仕入れて販売したものとみなす「消化仕入れ」もあります。百貨店などでよく用いられる手法です。

委託販売と消化仕入れ、どちらにも対応した卸取引の基幹システムなら煩雑な業務が自動化、効率化されるでしょう。

関連記事：

委託販売とは？手数料の目安、失敗しないポイントとシステム化の実例【卸売、メーカー向け】
消化仕入れと委託販売の違い｜仕組みや所有権、リスク負担などを解説

⑦輸出入管理

卸売業では、海外の企業やバイヤーに販売するケースもよくあります。どの通貨で販売するか、適用するレートなども含めて受注管理に反映させます。

輸出に関する書類は数多くあり、これらの作成と管理が必要になります。

相手先が使用する言語での書類作成、相手国の法令やインコタームズといった取引条件への準拠、さらには相手国が課す税金の管理など、多岐にわたる対応ができる機能が必要となります。

一方で仕入業務では、海外から輸入して仕入れる商品もあります。この場合もどの通貨で決済するか、また適用するレートや支払方法の決定も必要です。

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⑧流通加工の管理

商品は流通の過程で、顧客のニーズや自社の販売戦略に沿って加工を施される場合があります。これを「流通加工」と呼びます。代表的な流通加工の例を、以下に挙げました。

• 複数の商品をセットにする（ギフト商品の詰め合わせなど）
• 商品を小分けにする
• 商品を組み立てる
• 商品を裁断する

上記の業務を行う卸売業の基幹システムには、流通加工に関する業務を管理できる機能が必要になります。

⑨他システムとの連携

卸売業が使う基幹システムは、他のシステムとの連携も重要です。

なかでも、販売管理システムと在庫管理システムの連携は欠かせません。加えて、以下のシステムとの連携も効率的な運用に必須といえるでしょう。

• 会計システム
• オンライン決済システム
• EDI

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卸売業に合った基幹システムを選ぶには？重要な6つのポイント

卸売業が基幹システムを導入して業務に活かすためには、押さえておきたい6つのポイントがあります。

それぞれのポイントを確認して、円滑な業務の遂行につなげましょう。

①業務の課題を解決できる

基幹システムは、どれも同じではありません。提供するベンダーごとに搭載されている機能や仕様が異なります。

貴社の課題とシステムに求める要件を具体的に洗い出したうえで、候補となる基幹システムが搭載している機能や特徴を確認します。そのうえで、貴社の課題解決に適した、導入効果の高いシステムを選びましょう。

②他のシステムと連携しやすい

卸売業の基幹システムは業務管理の要となるとともに、さまざまなシステムと連携する可能性があります。

システム標準で連携できる機能があればベストですが、APIで連携できる機能があれば、社内で活用する他のシステムとスムーズに連携できます。

一方でcsvなど、ファイルを使った連携には注意が必要です。

いったんファイルを出力し、連携先で入力する作業を要するため、迅速な対応が求められるリアルタイムでの連携には向きません。

関連記事：API連携で何ができる？仕組みと具体例をわかりやすく解説【図解付き】

③ITスキルが高くない従業員でも使いやすい

基幹システムを使用する従業員の誰もが、高いITスキルを持っているとは限りません。
誰でも使えるよう操作しやすさ、覚えやすさを重視してシステムを選ぶことをおすすめします。

導入の検討を始めたら早期の段階で従業員に操作してもらい、その結果をシステム選定に活用する方法もおすすめです。

④円滑に導入できる

短期間でスムーズに導入できることも、基幹システムを選ぶ要件に挙げられます。

この点でクラウドの基幹システムには優位性があります。

ハードウェアの調達やセットアップ、保守管理は不要。申し込み後に必要な設定を行うだけで運用を開始できるクラウドは、オンプレミスよりも短い期間で使い始めることが可能です。

円滑な導入には、充実したサポート体制も欠かせません。

導入支援サービスを活用して専属の担当者からサポートを受ける、基幹システムのヘルプデスクから回答や提案を受けるといった方法があれば、スムーズな社内外への浸透、定着につながるでしょう。

⑤費用対効果が高い

システムを選定する際に、費用対効果の高さを重視する方は多いでしょう。

オンプレミスではサーバーの購入や設置の費用がかかりますが、クラウドでは必要ありません。初期費用やランニングコストを抑えやすい点で、クラウドの基幹システムはおすすめです。

なかには初期費用が不要で、月額料金のみで利用できる基幹システムもあります。

しかし、基幹システムは「安いシステムを選べばよい」わけではないことに注意してください。

月々の費用が多少増えても、導入効果の高いシステムを選べば費用対効果も高くなります。見かけの金額よりも、費用対効果の高いシステムを採用しましょう。

関連記事：オンプレとクラウドの違いをわかりやすく徹底比較！費用やメリットとデメリットまとめ

⑥災害に遭った際の影響を抑えられる

日本では、毎年のようにどこかの地域が大きな災害に見舞われています。被災時に業務への影響を抑えられることも、基幹システムを選ぶポイントの一つです。

クラウドは、災害への備えという点でも優位性があります。

クラウドの場合、サーバーは自社の事業所とは異なる、災害を受けにくい安全な場所で運用されています。サーバーを運用する場所が被災していなければ、データへの影響はありません。

回線や電気が復旧すれば速やかに運用を再開できることを、大きなメリットと感じる方も多いでしょう。

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画像出典：Yoom

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