在庫管理を見える化するにはエクセル、BI、クラウドどれがいい？

効率的で正確な在庫管理はビジネスの生産性、収益性の向上に貢献する重要な業務です。

在庫管理が煩雑になり、手間や時間、人手のかかる作業が増えると、欠品や過剰在庫だけでなく納期や顧客対応の遅れなどリスクの温床となってしまいます。

この記事では、非効率な在庫管理のコストやリスクの削減につながる「在庫管理の見える化」の具体的なメリットや、実現に役立つツール、考え方について解説します。ぜひ最後までご覧ください。

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在庫管理の見える化とは？

在庫管理の見える化とは、在庫の量、場所、移動など状況やデータを担当者やスタッフが分かりやすい形で可視化し、共有することで「どこに、何が、いくつあるのか」を誰でも把握でき、迅速で精度の高い在庫管理を実現するプロセスをいいます。

分かりやすいだけでなく、すべてのスタッフがいつでも、どこからでも在庫の確認や管理ができる環境の構築が、見える化には必要とされます。

ホワイトボードや紙の掲示物、またはエクセルでの在庫管理は、部署間や拠点間をリアルタイムで共有することが難しく、リードタイムの遅れや在庫の過不足、欠品などの原因につながります。

このような非効率な状況や無駄を改善するための代表的なツールやソフトウェアが在庫管理システムや倉庫管理システムです。業種に特化した在庫管理のクラウドサービスも数多くリリースされ、初期費用や利用料金も数千～数万円からと、在庫管理の見える化を実現しやすくなっています。

在庫管理を見える化する3つのメリット

①適正在庫の維持

適正在庫を維持し、欠品や過剰在庫を未然に防止できます。

商品や仕入れの受発注を行う担当者が常に最新の在庫状況を確認できれば、在庫数以上の注文を請けてしまう売り越しや、余分に商品を発注して余剰在庫が積み上がるといった、在庫トラブルとは無縁になります。

適正化された在庫管理によって、無駄をなくして顧客の利益も高めることができます。

• 在庫管理コストの削減
• 余剰在庫の防止
• 効率化によってリードタイム短縮、顧客満足度の向上
• 欠品を防いで、販売機会の増加

特に、食品に代表される消耗品や、季節や流行の影響を受けやすいアパレルでは、適正在庫の維持できるかどうかが売上げやブランドイメージを左右するといえます。

定量発注・定期発注を自動化して抜けや漏れを最小化できる在庫管理システムもあり、適正在庫の維持に欠かせない機能の1つです。

②属人化の解消

在庫は企業にとって重要な資源であると同時に、収益のカギを握る貴重な情報でもあります。

商談での顧客とのやりとり、受発注管理、マーケティングなど正確な在庫の把握が求められるシーンは数多くあります。

しかし、膨大な在庫のデータを関連する拠点や部署に逐一共有することは難しく、属人的な在庫管理が恒常化している企業が少なくないのが現状です。

在庫管理が属人化すると、担当者の不在時に顧客への回答が遅れたり、発注が遅れて欠品になり機会損失が発生するリスクが懸念されます。

在庫管理が見える化されると、従業員は最新の在庫状況にいつでもアクセスできるようになり、属人化問題は解消されます。

また、在庫管理システムの導入で見える化が促進されると、在庫管理の手作業工程が大幅に自動化できるメリットもあります。

見える化が進んだ在庫管理は、繁忙期のオーバーワークやヒューマンエラーの解消にも大いに役立ってくれるでしょう。

③ロケーション管理の効率化

ロケーション管理とは、倉庫内の在庫商品に住所を割り当てて保管場所を管理する方法で、倉庫内業務のスピード化や精度の向上が期待できます。

ロケーション管理を実現するためには、在庫を正確に配置、記録して都度共有する必要があり、アナログなやり方では記録漏れや共有の遅れなどミスがかえって倉庫内業務の妨げとなることが珍しくありません。

在庫管理が見える化された環境なら、在庫商品の場所や数量をリアルタイムに正確に把握できます。

また、バーコードで商品管理できるシステムは、万一商品の場所が分からなくなってもハンディターミナルやスマートフォンを使って簡単に探し出すことができます。

倉庫内を行き来して探す手間がなくなることは、効率化はもちろん、従業員の負担やストレスの軽減にも大きく貢献してくれるでしょう。

では、在庫管理を見える化するには、どのような考え方で、何をすれば実現できるのでしょうか？

見える化に役立つ「5S」とシステムの種類を紹介します。

在庫管理を見える化する方法①5S活動

「5S」を徹底して倉庫内を見える化する

5Sとは、倉庫内など職場環境の改善、維持のために「整理（Seiri)」「整頓（Seiton)」「清掃（Seisou)」「清潔（Seiketsu)」「しつけ（Shitsuke)」を徹底させる活動、考え方です。主に、製造業やサービス業で取り組まれています。

「しつけ」という少し違和感がありますが、これは「整理整頓の行き届いた状態を維持する行動を習慣化させる」といった意味を含んでいます。

在庫管理の見える化には、業務に関するデータをデジタルで効率良く、正確に管理するためITツールの運用が前提となります。

ですが、いくら便利なツールを導入しても、実際に作業を行う現場の環境が乱れた状態では適正在庫を維持することはできません。

在庫管理の現場での5Sの徹底は、在庫商品が整理整頓された清潔な状態が維持することで倉庫内が見える化されます。

商品を探し回ったり、取り間違えることがなくなるなど作業の効率を上げるだけでなく、誤配送や破損が予防され顧客満足度も上がり、従業員の士気を高めることにもつながります。

在庫管理を見える化する方法②ITツールの活用

エクセル

在庫管理ができる代表的なITツールのひとつがエクセルです。

エクセルでの在庫管理はコストをかけずに導入できる点が大きなメリットです。

大半の法人向けPCにはMicrosoft Officeがインストールされおり、新たにシステムを追加することなく、在庫管理のデジタル化を始められます。

他の業務でも利用していることも多く、従業員の使い慣れたエクセルは導入ハードルが低く、在庫管理を見える化する際の第一の候補にあがるでしょう。

計算処理を自動化したり、外部システムやアプリケーションとの連携など、カスタマイズ性の高さが在庫管理にも活用できます。エクセル用の在庫管理シートが無料で多数公開されており、自社に合わせて利用すれば、見える化の推進に役立つでしょう。

ただ、エクセルを使った業務管理のシステム構築は高度な知識が必要になります。

過剰にカスタマイズされたエクセルは担当者以外の従業員が改修したり引き継ぐことが難しく、属人化につながります。また、在庫管理の見える化に不可欠な「在庫データのリアルタイム共有」が難しい点も、エクセル管理の大きな課題といえます。

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BIツール

BIツール（BI：Business Intelligence／ビジネスインテリジェンス）とは、企業の持つさまざまなデータを整理・分析して経営戦略の意思決定を支援するツール全般を指します。

BIツールで収集、蓄積された在庫データは見える化され、リアルタイムでデータ分析のレポートやグラフが表示されます。

欠品や過剰在庫など在庫トラブルに素早く対処できるだけでなく、需要予測も立てやすくなり、最適な在庫水準を維持するための意志決定が容易になります。

BIツールは在庫管理だけでなく、販売、物流など複数の部署間のデータを一元的に共有、分析することにも向いています。部門間のデータ連携や在庫管理の透明化、より戦略性の高いマーケティングの立案など、ビジネス全体の生産性を高める効果が期待できます。

クラウド在庫管理システム

クラウド在庫管理システムは、在庫データを高度に見える化することができます。

クラウド型在庫管理システムは、在庫管理を自動化、効率化するシステムをインターネットを通じて利用するツールです。

入出庫管理やロケーション管理、定量・定期発注の自動化、売り上げデータの分析機能など在庫管理に必要な機能が搭載されています。

比較的低価格（月額利用料が数千～数万円程度）で利用できる点もクラウドサービスの大きな魅力であり、事業規模を問わず数多くの企業にて導入が進んでいます。

インターネットのある環境なら、どこからでも利用できるクラウドサービスは、拠点や店舗、部署を横断した在庫状況の正確な把握に役立ちます。

在庫管理に特化した機能の理解しやすさ、使いやすさを重視したクラウドサービスは、システム定着を促し、データや作業の属人化も解消できます。

在庫管理だけでなく、販売管理との一元管理や複数ECの一括管理、商慣習に合わせた引き当て、移動のルールやステータス管理などクラウド在庫管理システムは、業種ごとのニーズに対応したものがリリースされています。

在庫状態やロケーションに応じた引き当てルールの具体例は、在庫の引き当てと出し分けをルールで自動化する活用事例で確認できます。

クラウド在庫管理システムを導入する際は自社にとって必要な機能や解決する課題を整理し、業務内容に合った運用ができる費用対効果の高いサービスを選定しましょう。

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受注から在庫、納品、請求、入金まで一元管理でき、卸売業務を自動化、効率化するさまざまな機能を搭載しています。

在庫管理の見える化の実現にも対応しています。

卸売の業務内容や商習慣を反映しており、顧客ごとに在庫を割り当て、自社の商流やロケーションの移動ルールに沿った細かな在庫管理ができます。

また、受注生産やバックオーダー、委託販売や消化仕入れに対応できる機能も充実しています。

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他社システムやサービスとはネクストエンジン、ShopifyをはじめAPI、CSVでの在庫連携、システム連携が可能です。

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