受注管理にエクセル、実は不向き?クラウドサービスとの違いは?アパレルを例に徹底分析!

受注管理にエクセル、実は不向き?クラウドサービスとの違いは?アパレルを例に徹底分析!

受注管理にエクセル、実は不向き?クラウドサービスとの違いは?アパレルを例に徹底分析!

アパレルメーカーの多くはデータ管理の煩雑さが課題となっています。

受注業務ではエクセルを使って管理する企業が多くありますが、エクセルは多機能で便利な反面、アパレル業務にフィットしない非効率なデメリットもあります。

この記事では、アパレルメーカーの受注管理にエクセルを使うメリットとデメリット、WEB上で受注管理ができるクラウドサービスとエクセルとの違い、何ができるのかを「正確」「共有」「軽さ」をキーワードに解説したいと思います。

アパレルだけでなく、エクセルでのデータ管理に限界を感じている受発注業務に携わる営業、生産管理の担当者様にも共通したテーマになっております。ぜひ参考にしてみてください。

アパレルメーカーとエクセル

MicrosoftのOfficeソフトは世界のあらゆるビジネスで使われています。

特に、エクセルは集計、グラフ作成、分析から帳票や資料の作成まで幅広い仕事に使える表計算ソフトで、専門的な技術がなくても操作ができる、低コストで使えるため業種や職種を問わず利用されています。

ファッション業界でもエクセルは他業種と同様に経理、営業、人事などのデータ管理に欠かせないツールの一つです。受注管理にも使えることから、アパレルメーカーはエクセルでのデータ管理が一般的です。受発注の書類作成もエクセルが担っており、例えば次のような書類の発行を行っています。

  • 発注シート
  • 受注集計
  • 納品先別の振分書
  • 資材表
  • 原価計算書
  • 生産仕様書
  • コマーシャルインボイス

事業規模の大小に関わらず、エクセルはアパレルメーカーの標準的な業務ツールになっています。

アパレルの受注管理にエクセルを使う4つのメリット

アパレルの受注管理にエクセルを使う4つのメリット

1.商品の登録・変更の自由度が高い

ファッションアイテムを企画、製造するアパレルメーカーは、生産から納品、入金までの一連のサイクルに多くの人とモノが介在します。

これらの取引を間違いなく完結させるには受注管理での「数字」の取り扱いがとても重要です。

ファッションアイテムは商品によって、あるいはブランドやシーズンによって、商品番号や在庫点数、カラーやサイズ展開、素材など幅広い種類のデータ量を持つ製品群となります。

そのため、全アイテムを統一したフォーマットで管理するのは難しく、煩雑かつ膨大な商品データの数字と、納期や入金の数字を付き合わせて管理します。

その点、エクセルはデータの持たせ方の自由度が高く、柔軟に登録・変更できる面がアパレル業務に適しているため、非常に有用に使われています。

2.誰でも使える

エクセルは資格や専門的な技術が必要なく、初めての人でも比較的かんたんに操作が覚えられます

ビジネスシーンでの需要もあるため、ある程度使い方を知っている人材も多く、採用や導入時の研修や教育にコストもかからないのもメリットでしょう。

また、エクセルは多機能ですが、自社で使う機能やマクロ(ユーザーの操作を記録、繰り返し実行する自動処理機能)さえ扱えれば問題ないので、広範囲に高度なスキルを身につけずに業務を進められます。アパレル業務でも、エクセルで使う機能は限られています。(後述します)

3.導入、維持コストが安い

エクセルに必要な費用はOfficeのライセンス購入費のみです。

法人プランの「Office 365 Business」を年間契約した場合、1ユーザーあたり¥1,360(1か月)です。

このプランはエクセルだけでなく、アウトルック、ワード、パワーポイント、OneNoteをはじめExchange、SharePoint、TeamsなどOfficeのアプリケーションを最新バージョンで利用できます。

多くの企業がすでにOfficeを導入しているので、受注管理システムのために新たに投資することなく、コストをかけずにエクセルを使って受注管理が始められます。

Office 365 Business
年間契約1ユーザーあたり¥1,360 /1か月(税抜き)
利用人数300名
インストール台数1ユーザー5台(Mac/WinOS)
アプリケーションExcel、Outlook、Word、PowerPoint、OneNote、Exchange、SharePoint、Microsoft Teams

※ AccessおよびPublisherはWindows PCのみ

参照:一般法人向け Microsoft 365 のプラン比較

4.外部システムと連携しやすい

ビジネスシーンで広く普及しているエクセルとの連携を前提に作られているシステムは数多くあります

例えばデータの入力や管理はエクセルで行い、集計や分析は連携したシステムを使うなど拡張性の高さが、受注管理や商品管理、会計ソフトなど複数のシステムを使うアパレルメーカーにとってエクセルを使うメリットになります。

アパレル業務にエクセルが向いてない6つの理由

アパレル業務にエクセルが向いてない6つの理由

エクセルは高機能で汎用性が高く、ビジネス用アプリケーションでは最上級のシステムの1つです。
その反面、様々な用途に使えるように作られたエクセルは「汎用性が高い」=「複雑なシステム」になってしまっています。

実は、アパレルメーカーの業務ではエクセルの機能を10%も使うことはありません。

扱うデータの種類や量は膨大ですが、受発注管理、その他のデータ管理に必要なエクセルの機能はそれほど多くのはないのです。

では、なぜ限られた機能を使うだけなのに、アパレル業務のデータ管理にエクセルが向いてないといえるのでしょうか。6つの理由が考えられます。

1.ファイル同士の連続した処理を自動でできない

アパレル業務は生産から受注、納品、入金まで、多種多様なデータ、書類を作成します。主にエクセルで作られるのですが、これらのファイル同士をつなげて処理するといった操作を手入力でしているため、処理する数が多くなると、どれだけ注意していても手入力である以上ミスは発生してしまいます。

例えば、営業担当者の展示会の準備をイメージしてみましょう。

  1. 生産管理担当者より、生産する商品データをもらいラインシートを作成する
  2. サンプル1つ1つにラインシートと類似した情報の下げ札を作成する
  3. 重複するデータを入力、エクセルに発注シートを作成する
  4. 発注シートをメールで各バイヤーに送る
    (受注期限までにオーダーがないバイヤーにはメールや電話で催促する業務も)
  5. バイヤーから送られた発注書を納品先別、品番別の振分書に手入力する
  6. 集計表を元に、生産管理者が各品番毎の集計表に手入力、生地や資材の発注量を確認する
    (生産ロッドに満たない注文、生地の使用量が中途半端な注文など一部の品番の減産を行うために、各品番毎の集計表にマイナスを適用する)
  7. 納品先別、品番別の振分書にマイナスを適用し、該当するバイヤーに情報を通知するため、発注シートを修正して送る

こうした展示会での受注から納品までに必要な書類は主にエクセルで作成します。

他にも生産管理者は、1商品あたり5~10程度ある「資材や加工、品質表示、縫製依頼の発注書」を作成します。100型で全て生地が違えば、500枚以上の発注書をエクセルを使って作成しています。

これらのファイルは個別に作成され、単独のファイルとして保存、管理されているため、商品情報に誤りがあった場合、ラインシート、下げ札、発注シート、納品先別、品番別の振分書、各品番毎の集計表のデータをファイルごとに一つずつ手入力で修正することになります。

連続性を欠いたアナログなデータのつなぎ方になり、この労力と不確実性が、ミスや混乱を招く原因となっているのです。

多くのマスタデータが必要なアパレルの受注管理で、ファイル同士の連続した処理をエクセルで自動化するには、高度な知識とスキルを持った人材でないと実現が難しく、手入力で行っている企業が大半を占めます。

2.データの属人化

エクセルで蓄積されたデータや受注情報の整理・分析は、使う人の知識、スキルや工夫に頼ることになり、属人化が進んでしまいます。

いわゆる「エクセル職人」の担当者が休職したり退職すると、メンテナンスができない、引き継ぎや共有ができない事態に陥ることも。

また、顧客のニーズが数値に反映された貴重な情報が商品開発やプロモーションなどに活かされることなく、担当者のパソコンの中だけにとどまってしまうことは、長期的に見ても顧客満足度やビジネスにとって機会損失のリスクが高まります。

3.同時編集ができない

エクセルでの受注管理は社内のローカル環境(オフライン)での作業が主流になります。ローカル環境でエクセルは同時更新・同時編集ができません。受注管理には複数のメンバーが関わっていますが、誰かがファイルを操作していたら、他の人は変更することはできません。

社内ネットワークでファイル共有が可能ですが、これも同時編集はできず、ルールを設けて編集・保存をしないとどのファイルが最新版で、どこが編集されたファイルなのか履歴がわからなくなってしまいます。

オンラインで使える「Excel Online」は同時編集が可能ですが、マクロが使えない、CSVファイルが開けない、ピボットテーブルが追加できないなど受注管理に不便な機能制限があり、活用できる用途は限られています。

4.情報の共有が遅れる

同時編集ができないため、複数のメンバーが同じファイルを管理するのは難しく、一人の担当者が作業を行います。スムーズに取引が進めば問題ありませんが、注文内容の変更に対応していたり、ファイル共有を忘れていたりすると、進捗状況やデータの共有が遅れて、受注管理から次の在庫や請求の管理にも影響が出てしまい、取引が円滑に進まない原因となります。

5.入力ミス

受注情報の管理はエクセルで行いますが、始めの注文内容の入力、変更時の入力は手入力です。同一内容の取引でも複数のファイルを作成しますので、ヒューマンエラーが起きやすいといえます。

  • ファイルをどこに保存したのか不明なる
  • 誤って上書き保存してしまい元のデータを失ってしまう
  • 共有フォルダに保存し忘れる
  • 電話やFAXで受けた情報の転記ミス

アパレルの受注管理に限らず、上記のような事態はエクセルのデータ管理でよく見聞きするミスかと思います。ファイルの作成、更新、保存のルールや流れを決めておくことである程度のミスや漏れは回避できるものの、繁忙期になるとトラブルを引き起こしてしまいがちです。

エクセルの関数を使って誤入力をエラー判定して防止することもできますが、前提条件の手入力を間違えたり、慌ててエラー表示のまま書類を作ってしまうこともあり、完全に防ぐことはかんたんではありません。

6.動作が遅くなる

アパレルの生産から受注、納品、入金まで全てのデータを連携してエクセルで管理しようと思うと、非常にデータが重たくなり、処理する動作が遅くなります。

また、エクセルには処理できるデータに限界があり、大規模なデータ管理や関数が多くなると動作が遅くなります。

軽く行うために、個別のファイルで管理をするとデータの蓄積が難しく、バラバラのファイルになっていってしまうため、解析などに使用しなくなる上、データとデータのつなぎ目に手作業が入ってしまい、これもヒューマンエラーが起こる原因となります。

スプレッドシートなら解決できる?

オンラインでエクセルと同様のことができるアプリケーションにGoogleのスプレッドシートがあります。

スプレッドシートを使って受注管理をクラウド化することはできますが、データ量が増えると動作が遅くなったり、ファイルを開くまでに時間がかかるため、大規模なデータの管理には向きません。

エクセルと似た操作感で同時編集もできるものの、関数や機能に違いがある点にも注意が必要です。

クラウドサービスはエクセルの代わりになる?

便利で多機能なエクセルですが、情報の共有やファイル間の連携などでデメリットもあり、非効率なところを担当者のスキルや社内ルールで補って、デメリットに合わせてデータの管理方法を変えているのが実情です。

長らく運用してきたエクセルは社内に浸透していることもあり、少々ストレスがあっても使い続けている部署やチームも多いことでしょう。

これまでエクセルに代わるような安価で優れたツールもなく、これらの問題は解決されないままでしたが、より効率的で業種、業務内容に合ったSaaS(Software as a Service)、クラウドサービス※の登場によってエクセルのデメリット、苦手だった部分をカバーできるようになりました。

具体的にクラウドサービスはエクセルとどう違うのか、なにができるのか、導入するタイミングや選び方など詳しく見ていきましょう。

※SaaS(Software as a Service)、クラウドサービス:
インターネットを通してWEBブラウザで利用するアプリケーションやサービス

クラウドサービスがデータ管理、受注管理でできること
エクセルとの違い

クラウドサービスはエクセルが苦手だったことも含めて、業種に合った機能がそろっており、実際の業務に近い操作感で使うことできます。

アパレルの受注管理に特化したクラウドサービスなら、先述したエクセルの不得意な点はほぼカバーできます。多くのクラウドサービスは単体の業務だけでなく、ビジネス全体を効率化できるように関連する業務をひとまとめにして、プロセスに沿って自動でデータを受け渡すようになっています。

受注や在庫、入金といった複数の業務プロセスをひとつのツールで完結できる、別の管理業務のデータを自動でつなげて扱えるのはクラウドサービスとエクセルが大きく違うところです。

クラウドサービスがデータ管理、受注管理でできること エクセルとの違い

  • データ同士を連続して使える
  • 1つのマスタ(受注情報)から、書類作成や在庫、入金までデータが流れる
  • マスタデータを書類や別機能に転記しなくてOK
  • 同時編集ができる
  • データを変更した履歴が残る
  • 常に最新版が見える化される
  • 受注の集計がすぐにできる
  • 1つのデータを変更すると、関連データも自動で変更される(写し間違えが起こらない!)
  • チームメンバー、部署内で情報をリアルタイムで共有できる
  • 作業分担をし、連結したデータを複数人で扱える
  • 大規模なデータ管理にも対応できる※

※通信環境、PCのスペックにより動作が低下する場合があります。

 

これらのワークフローが実現できれば、効率化だけでなく、時間や負担の軽減などバックオフィスのコスト構造も変わるインパクトが期待できるのではないでしょうか。

顧客と取引の進捗を共有できる

もう一つ、エクセルとクラウドサービスの大きな違いに「顧客と受発注を共有できる」点が上げられます。

データの共有というと自社内だけのイメージがありますが、クラウドサービスの受注管理では、顧客や取引先、バイヤーがクラウドサービスを利用して商品を発注できるのです。

顧客と取引の進捗を共有できる

アパレルメーカーに特化しているクラウドのバックオフィスツールでは、招待したバイヤーから受注できるようになっていて、オンライン展示会やシーズンコレクションからオーダーを受け付ける機能がついています。

ECサイトと同じような操作性で発注できて、オーダーに必要な情報やビジュアルがまとまっている取引画面のデザインはバイヤーから「使いやすい」と評価も高く、感度の高い顧客に向けたツールの完成度はファッション業界ならではといえます。

受注管理の「脱エクセル」
クラウドサービスに変える5つのポイント

エクセルは個人から法人まで、世界中で愛用されている優れた表計算ソフトです。
今のアパレル業務がストレスなく軽快に使えているならエクセルでの運用を続けた方が合理的です。

  • データ量、規模が大きくなってきた
  • エクセルの処理速度が限界を迎えている
  • 他の管理業務と自動で連携したい
  • チーム内でリアルタイムに情報を共有したい
  • 全社的なデータ活用でビジネスの成長を促したい
  • DXの一環でバックオフィスをデジタル化したい

といった要望が高まってきたら「脱エクセル」のタイミングです。

「脱エクセル」といっても、自社の業種、業務内容に合ったクラウドサービスを導入できなければ、期待した業務改善の効果は得られません。

そこで、アパレルメーカーが受注管理を始めとした、バックオフィスのクラウドサービスを選ぶ基準を5つお伝えします。

1.アパレル専用のバックオフィスツールを選ぶ

これは基本中の基本。

クラウドサービスには業種を特定しない受注管理や商品管理といったクラウドサービスもあります。

これらはアパレルの商習慣や複雑な帳票作成には対応しきれていないため、実務に使うにはややストレスがあります。

アパレルの業務フローに合わせたツールなら、ミスなく正確でスピーディーなチームワークを築くことができます。アパレルメーカーの受注管理、バックオフィス業務に特化したクラウドサービスを選ぶようにしましょう。

また、受注管理や商品、在庫、入金だけでなく、海外取引機能、バイヤー向けのオンライン展示会が充実しているクラウドサービスもあります。

自社の商品、業務フローにフィットしたクラウドサービスかどうか、しっかり比較、検討しましょう。

2.エクセルから移行しやすい、両立できる

「脱エクセル」にはエクセルからの移行、導入がかんたんかどうかが重要です。

今後もエクセルで継続したい業務と、クラウドサービスで始める業務がスムーズに連携できるか、両立できるどうかも確認します。

いくつかチェックポイントがあるので参考にしてみてください。

  • エクセルからクラウドサービスにデータをインポートができる。
  • クラウドサービスからエクセル形式のエクスポートができる=今までの業務から徐々に移行できる。
  • 煩雑な取引データが整理され、呼び出したいタイミングで、呼び出したいだけデータを呼び出せる。
  • エクセルを継続して使いながら、連続したデータの流れで管理したい業務はクラウドサービスを使える柔軟性がある。

脱エクセルといっても、短期間ですべての業務をクラウドサービスに移行するのは、担当者や顧客に負担がかかります。

エクセルでのデータ管理と両立して使えるクラウドサービス、相互にデータのやり取りがスムーズにできる利便性を備えたサービスがおすすめです。

3.他の業務も一元的に、横断的に管理できる

クラウドサービスは「必要な機能を必要な分だけサービスとして利用できる」ことが大きな特徴です。

アパレルメーカーの業務に特化しているクラウドサービスなら、アパレル業務に必要な機能がそろっていて、使わない機能はつけずに最適なパッケージでリリースされています。

アパレルメーカーは受注管理以外にも、生産行程や在庫状況、入出金、顧客データをエクセルで運用、管理しています。これらの業務プロセスを一つのサービスで完結できる、スムーズに移行できるクラウドサービスが長期的にみて使いやすいでしょう。

今までの業務管理システムは、受注や生産がそれぞれ別のシステムでした。

クラウドサービスでは、受注を起点とした納品、請求、入金までのデータが1つのマスターデータで作ることできる、生産や在庫との一元管理など横断的にバックオフィスをデジタル化できるため、受注から納品までのリードタイムが大幅に短縮できるようになります。

4.使いやすさ、コストの安さ

使いやすさ、覚えやすさはスタッフや商品を発注する取引先にとって最重要ポイントです。研修の必要のない、学習コストを抑えられるサービスを選べば、エクセルからの移行も楽になります。

マニュアルがなくても画面を見ただけで、やりたいこと見たいことがすぐにわかる直感的な操作性かどうか、無料体験を利用してチェックすると良いでしょう。使い方がわからない時は動画のチュートリアルで解決できたり、サポートデスクが充実しているサービスなら安心ですね。

クラウドサービスは導入時も導入後も開発費が不要で、月額の利用料金だけで使うことができます。

業種に特化しているサービスなら、他業種を対象にした汎用的なサービスよりも安価です。

例えば、アパレルのバックオフィスに特化したクラウドサービス「DEXTRE」は月額20,000円ですべての機能が利用できます。

5.セキュリティ対策に力を入れている

クラウドサービス、WEBサービスの多くはユーザーとのオンライン間の情報のやり取り、技術的な内容、保存データなど、利用ユーザーの個人情報が外部から読み取られないように高度に暗号化した通信が行われ、セキュリティ対策が講じられています。

また、アクセス制限でデータを閲覧できる人を限定したり、いつ、誰がどの情報を閲覧したかを記録できます。

とはいえ、万一に備えたセキュリティの強化、紛失や情報漏洩の内部対策を決して怠らない、厳重な開発、管理体制の基準を設けている企業のサービスを選択することが重要です。

まとめ
これからのエクセルの役割と受注管理

SaaS、クラウドサービスの登場によってこれまでの「エクセル一択」のデータ管理が変わりつつあります。

業種に合った効率的、一元的なプロセスのデータ管理による顧客とのスピーディーで正確な取引、蓄積されたデータの有効活用が商品価値の向上につながるクラウドサービスが、複雑な商取引のあるアパレル業界に向けてもリリースされています。

エクセルの限界を感じたら、エクセルの優れた利便性とも連携させながら、新しいデジタルツールをチーム、社内に浸透させて、スマートに生産性を高める絶好のタイミングです。

デジタルができることはデジタルに任せ、人だからこそできる商品開発やマーケティング、顧客対応などクリエイティブな領域に社内のポテンシャルを発揮できれば、DXの本質である付加価値の高い事業モデルへの転換、組織改革へとつなげていけるのではないでしょうか。

※ 記事内に記載しております機能には、DEXTRE(現在ベータ版)で実装中、実装予定の機能も含まれております。