企業において、販売管理は欠かせない業務です。
「誰にいつ、何をいくつ、いくらで販売し、来月末に入金される」という記録だけでも、販売管理はできます。しかしシステムを使ってより多くの情報を活用することにより、より良い顧客対応や売上のアップ、事業の拡大を狙えます。
この記事では販売管理の目的や業務内容を説明したのち、システムを導入するメリットを解説します。ぜひお読みのうえ、貴社の業績や顧客満足度のアップ、事業拡大につなげてください。
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INDEX
【図解】販売管理とはどんな業務？
販売業務ではモノを売り、顧客から代金を受け取ります。
販売管理は、販売業務に欠かせない「モノ」と「お金」の流れを管理する業務です。「誰に対してどの商品をいくつ、どの金額で販売したか」「締め日と入金日はいつか、どの方法で入金されるか」などの情報を得られます。
販売管理は保険や教育、コンサルティングなど、形の無いサービス（無形商材）も対象です。
販売管理を適切に行うことで、商品の流れや売れ筋の商品、売上金額や売上時期などを正しく把握でき、事業運営に役立てることが可能です。
販売管理の業務フロー
販売管理の業務フローには、顧客やお金の動きに着目する観点と、物品に着目する観点の2つがあります。顧客やお金の動きに着目した業務フローを、以下に示しました。
- 見積り
- 受注
- 出荷・納品（サービスの提供も含む）
- 顧客の検収
- 顧客へ請求
- 代金の回収
サービスを提供する場合は、上記の業務フローで完結します。受注生産の場合は、3の工程で「製造」というプロセスが入ります。
企業のなかにはあらかじめ在庫を持ち、受注しだい速やかに発送する体制を整えている場合も多いでしょう。販売管理では以下のように、物品に着目した業務フローも重要です。
- 受注
- 出荷
- 在庫のチェック（棚卸など）
- 不足分の仕入
- 仕入した物品に関する代金の支払い
顧客やお金の動きに着目した業務フローと異なり、仕入など次の受注に備えたプロセスを含むことが特徴です。
販売管理を適切に行うためには、顧客やお金、物品の流れを総合的にチェックすることが求められます。
なぜ企業には販売管理が必要なのか？販売管理の5つの目的
企業で販売管理業務が必要とされる背景には、事業運営に与える重要性が挙げられます。販売管理の目的を、5つに分けて解説します。
①納品や発注のミスを防ぐ
販売管理業務を適切に行うことで、案件ごとの状況を正確に把握できます。以下に挙げるミスも、防ぐことができるでしょう。
- 決められた期日どおりに納品できない
- 納品数を誤る（必要数が納品されない、指定された数よりも多く納品してしまう）
- 注文と異なる商品を納品してしまう
- 請求書の記載内容を誤る
- 不足する商品の発注数や、発注すべき品目を誤る
納品や請求のミスは顧客企業の業務に、仕入れの発注ミスは自社の業務に悪影響を与えます。スムーズに業務を進めるうえで、販売管理は重要です。
②商品とお金の流れを正しく把握する
適切に販売管理業務を進めることで、以下のメリットが得られます。
- どの商品がどの程度売れているかデータを取得できる
- 入金日や入金額、支払日や支払額を確認できる
- どの商品が不足し、仕入れる必要があるか把握できる
この結果、商品ごとの売上数や売上金額を正しく知ることが可能です。入金のタイミングも把握できるため、資金のショートを防げるメリットも見逃せません。
③コストを適正化し、より多くの利益を確保する
販売管理の業務を標準化・一元管理することで、知りたいときにすばやく情報を引き出せます。
いちいち問い合わせがあるたびに書類を探し、計算する手間は必要ありません。業務の効率化を実現できることは、企業活動に販売管理業務が求められる代表的な理由の一つです。
加えて販売業務で得られたデータを分析することで、今後の予測も精度高く立てることが可能です。
あらかじめ製造する数や仕入れる数を過不足なく定めることで、在庫数を減らせます。コストを下げながら、より多くの利益を確保できるでしょう。また無駄なコストも可視化でき、利益のアップに貢献します。
④ビジネスチャンスを逃さず、より多くの売上を獲得する
ビジネスを進めるなかでは、突然特定の商品が売れ始める場合があります。
「テレビやインフルエンサーが取り上げた」「競合他社の製品が製造中止になった」「突然暑くなった」などは、主な要因の一つです。
販売管理で売上をチェックすることで、この変化を速やかに察知できるでしょう。需要の増加に対して迅速に対応できるため、ビジネスチャンスを逃さず、より多くの売上を獲得できます。
また商品のなかには、売れる時期が限られる「季節商品」も少なくありません。
複数年にわたって販売管理を行うことで、これまでの販売データが社内に蓄積されます。データの分析により、売れる時期に合わせて製造数を調整でき、ロスを減らしながら売上を確保できるでしょう。
適切な製造・販売計画の立案も、販売管理が求められる理由の一つです。
⑤顧客満足度を上げ、より良い顧客体験を提供する
販売管理で販売業務をトータルで管理することにより、円滑でスピーディーな対応を顧客に対して提供できます。
これまでの履歴も記録されていますから、どの従業員でも適切に対応できる点は強みです。
顧客満足度を上げ、より良い顧客体験を提供できるでしょう。貴社の印象がアップし、リピートオーダーを受けやすくなるメリットも期待できます。
販売管理で行う主な業務
販売管理で行う業務は、大きく5種類に分かれます。それぞれの内容を、以下の表にまとめました。
| 主な業務 | |
| 1. 受注管理 | 顧客への見積書提示、顧客からの受注 |
| 2. 出荷管理 | 顧客への出荷、納品、サービスの提供など |
| 3. 請求管理 | 請求書の発行、入金の確認 |
| 4. 在庫管理 | 在庫数のチェック（棚卸など）、購買依頼など |
| 5. 仕入管理 | 製造や販売に必要な物品の注文（発注や支払いなど） |
このうち「顧客への販売」に直接関係する項目は、1番から3番です。4番や5番は、将来の発注に備えて在庫を用意する業務です。
販売管理はシステムの活用がおすすめ
販売管理業務は、Excelを用いて進めることも可能です。
しかし迅速・正確な業務の遂行には、販売管理業務に特化したシステムの活用をおすすめします。その理由は、5つの導入効果にあります。
①処理を迅速・正確に行える、業務の一元管理を実現
販売管理システムは初期設定にある程度の期間と手間を要しますが、本稼働後は簡単な操作で新たな取引を記録できます。
必要な項目がセットされた状態で、入力を始めることが可能です。ヒューマンエラーを防げるメリットも見逃せません。
一方でExcelはコピーを簡単に行えるため、正しいファイルがどれかわからなくなりかねません。このような状態になると、以下の事態を引き起こすリスクが高まります。
- 納品する製品の種類や数量を誤る
- 請求書の金額を誤る
- 物品の仕入れを誤る（数量や種類など）
販売管理システムなら、どこから操作しても同じシステムにつながります。
現在は光回線などの高速インターネット回線が主流ですから、端末とサーバーが離れていても迅速に処理できるでしょう。一元管理により処理を正確に行えることは、販売管理システムの活用をおすすめする代表的な理由です。
②最新の情報をいつでも確認でき、適時適切な対応を行える
販売管理システムは、アカウントを持つ方ならログインして内容を確認できます。いつでも現状を把握できることは強みです。
例えば特定の製品が集中的に売れているとき、または売れそうなときは、最新の状況を踏まえて適切な手を打てるでしょう。
情報を知りたいときにすぐチェックでき、適時適切な対応を行えることも、販売管理システムをおすすめする理由の一つです。
③販売管理業務を効率化できる
販売管理システムは、販売管理業務の効率化に役立ちます。
手作業やExcelと比べてできることは多く、操作時間は短くなるでしょう。正しくスピーディーに業務を進められる点も魅力的です。
加えて、属人化の解消も可能です。
誰でも販売管理業務を担えるようになれば、「担当者が不在なので問い合わせに対応できない」事態を防げます。要員が少なくなっても、これまでどおりの品質で業務を進められるでしょう。
④他部門や経営層へ共有しやすい
販売管理システムは、他部門や経営層への共有にも有利です。
アカウントを用意して、都合の良いタイミングでログインし、必要な情報を閲覧してもらえば済みます。
いちいち販売管理システムの担当者を呼び出し、必要な書類を準備してもらう手間はかかりません。何よりも、現状をスピーディーに把握できることは他部門での対応や経営の意思決定を素早く行うことに貢献します。
紙やExcelで販売管理業務を行っている場合、他部門や経営層への情報提供は紙ベースとなるケースも多いでしょう。
この場合、情報をまとめてから共有するまでにはどうしてもタイムラグが生じます。またプリントアウトする手間に加えて、紙代がかかるデメリットも見逃せません。
⑤生産性の向上や働き方改革の実現に寄与する
ここまで解説したとおり、販売管理のシステム化は、組織に以下のメリットをもたらします。
- 操作しやすい画面で、入力や必要な情報を引き出す時間を節約できる
- 属人化を解消でき、誰でも販売管理業務を行える
- 売上に関する情報を迅速に共有できる
これらはシステム化による生産性の向上、そして働き方改革の実現にもつながります。組織にもメリットをもたらす施策といえるでしょう。
販売管理システムを選ぶポイント
販売管理システムは、どれも同じではありません。
数多くあるなかから貴社にフィットした販売管理システムを選ぶためには、以下のポイントを押さえることが重要です。
- 見やすさ、操作のしやすさ
- 業務に必要な機能が備わっている
- 設定項目や設定内容の柔軟性
- 関連するシステムとの連携が可能か（ハンディーターミナルなど）
- クラウド型、オンプレミス型のどちらかを選定する
- 充実したサポート体制（導入時、本稼働後とも）
- 費用対効果
要件によってはカスタマイズを行う、またはオーダーメイドでの開発を依頼するといった対応を要するかもしれません。
貴社が求める要件を検討したうえで、候補となるシステムを慎重に比較検討しましょう。
販売管理を知りシステムを活用して、売上アップの実現を
ここまで販売管理の目的や、システムを使う有効性を解説しました。
販売管理業務を適切に進めることで、より良い事業活動を行えます。貴社に合ったシステムを選び、業務効率化や売上や業績のアップを実現しましょう。
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