販売管理システムは、今や大企業だけではなく、多くの中小企業が導入して、業務の効率化を実現しています。
一方で、販売管理システムには多くのバリエーションが存在するため、適切な知識や目的意識を持ってシステムを選ばなければ、無駄なコストがかさんだり、かえって煩雑な業務フローが手元に蓄積したりと、効率化に失敗してしまう例も珍しくありません。
本記事では、販売管理システムの導入やお乗り換えを検討されている中小企業の業務担当者様に向けて、システム導入の望ましい流れや中小企業だからこそおさえておきたい販売管理システム選びのポイント、実際の導入成功例などを順を追って解説します。
卸売、商社、メーカー向け クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター） 国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。 貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。 主な機能 一覧 導入事例
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販売管理システムを使ってできること、解決できること
販売管理システムとは、商品やサービスの販売に伴っておこる販売業務を効率的に管理するシステムです。
「受発注管理」「在庫管理」「出荷管理」「請求管理」「顧客管理」といった販売業務の流れが自動化され、それぞれを紐づけて一元的に管理することが可能になります。
従来の販売管理は業務ごとに手書きの書類やメール、Excelなど、それぞれ異なるツールを用いて行われるのが一般的でした。
そのために業務が煩雑になってしまうばかりでなく、情報共有のスピードの遅れや手入力、転記のヒューマンエラーが恒常的な課題でした。
販売管理システムの導入はこういった問題を解決し、業務管理を一本化します。
大幅なコストと労力の削減、経営のスピード化につながるため、今や事業の規模を問わず多くの卸売業、商社、メーカなど販売活動を行う企業で販売管理システムが導入されています。
クラウド型の販売管理システムが中小企業に選ばれる3つの理由
少し前まで販売管理システムは、オンプレミス型が主流でした。
しかし、オンプレミス型の場合、自社でサーバーやソフトウェアを持ち、それらの開発や保守運用に莫大なコストがかかってしまうため、多くの中小企業にとって販売業務のシステム化は手の届かない状況でした。
ですが、昨今ではインターネットを介して利用できるクラウド型の販売管理システムの台頭により、中小企業にとっても販売管理のシステム化は身近なものとなりつつあります。
クラウド型ならではの強みとして、主に次のようなものが挙げられます。
1.導入・運用コストを抑えられる
クラウド型の最大の強みは短期間で導入でき、運用コストが低く抑えられる点です。
クラウド型の販売管理システムはオンプレミス型のように自社サーバーやシステム開発にコストをかけずに、契約後すぐに販売管理のさまざまな機能にアクセスすることができます。
もちろん、サーバーの保守運用はシステムを提供する事業者側に任せられるため、高度なスキルを持つ人材を自社で用意する必要もありません。
月々にかかる費用も数千円～数万円と少額でおさえられるため、中小企業や個人事業主であっても現実的な計画で導入することが可能です。
2.オンラインでどこからでも利用できる
クラウド型のシステムはインターネット環境さえあれば、いつ、どこにいても利用できるため、スピード感のある経営につながります。
例えば、在庫管理や出荷管理といった業務フローを、それぞれの担当者に問い合わせることなく販売管理システムから把握できるため、スムーズな商談や発注ミスの防止に一役買ってくれるでしょう。
さらに、業務管理をオンライン化することで、各業務の担当者が場所や時間にしばられるケースが減少し、直行直帰やテレワークの推進等といった労働環境の改善も期待できます。
3.災害対策やセキュリティ面に強い
日本において最も警戒しなくてはならない地震や津波といった自然災害ですが、いわゆるBCP（事業継続計画）の観点から見た場合も、クラウド型は有効です。
クラウド型システムのデータを保管するサーバーは「データセンター」と呼ばれる施設に設置されているケースがほとんどです。
データセンターの建設には災害リスクの低い立地が採用される上、内部構造においても免震構造の徹底など、災害対策に特化した設計で建てられています。また、数段階に及ぶ生体認証やICカード認証によってサーバーは厳重に保護されているため、セキュリティ面でも対策は万全といえるでしょう。
販売管理システムを選ぶ前に必ず確認！
クラウド型の販売管理システムは、企業が抱える多くの悩みを低コストで解決してくれます。
しかし、どのシステムを選んでも必ず良い結果に直結するわけではありません。
システムそのものは時間をかけずスピーディーに利用できますが、「安いから」「シェア率の高いシステムだから」「営業担当者に勧められたから」といった理由で安易に選んでしまうと、機能を持て余してしまったり、かえって新たな手作業の仕事が生じてしまうことにもなりかねません。
販売管理システムの導入、または乗り換えを検討する前に、おさえておきたい3つのポイントは次の通りです。
1.今、抱えている課題を洗い出す
システムの導入する前に、必ずやっておきたいことは、現在抱えている問題点をしっかりと洗い出し、解決後のイメージを明確にすることです。
- 受注、在庫管理、請求業務などの業務フローのどこに問題を抱えているのか
- どの作業が属人化しているのか
- 販売管理システムを導入することによって、そういった問題は解決することができるのか
これらを、しっかりと見極めることで必要な機能が整理され、自社に最適な販売管理システムを選ぶ方針が定まります。
2.部署間の連携、既存システムとの連携
販売管理システムの導入は、複数の部署に業務フローの変革をもたらします。
各部署の連携がうまくいっていないと、せっかくのシステムも効果的に運用できず、かえって業務の非効率化を招くことになりかねません。
そういった失敗を防ぐためにも、部署間における課題意識と解決後のビジョンの共有は徹底して行わなければなりません。
特に、各部署が現行で動かしているシステムや会計ソフトの確認と共有は重要なポイントです。
契約したサービスが既存システムとうまく連携できず、そこでまた手作業が生まれてしまうようではシステム導入の意味がなくなってしまいます。システム選定の際には、各部署の既存システムとの連携の可否をしっかり確認するようにしましょう。
3.運用規模を想定する
利用する頻度や従業員の人数、取り扱うデータ量などについてもあらかじめ念頭に置く必要があります。
一般的に利用料金の高いサービスほど受け入れ可能な容量も多くサービスの領域も広くなりますが、利用の頻度が伴わなければ、コストに見合った恩恵を得られるとはいえません。
運用規模をあらかじめ明確にすることによって、適切なコスト帯のサービスを選択が可能となり、長期的なコスト削減につながります。
中小企業に最適な販売管理システムの選び方
比較的規模の大きくない中小企業では、どのような軸に沿って販売管理システムを選べば良いのでしょうか。選定時に気を付けるべきポイントをご紹介します。
1.業種、事業内容に特化している販売管理システムを選ぶ
事業内容や領域がある程度絞り込まれている中小企業は、自社の業種、業務内容に特化した販売管理システムを選ぶことでより多くの恩恵を受けることができます。
食品、アパレル、製造、運輸など、さまざまな業界に特化した販売管理システムの中から、自社にあっているかを確認しましょう。
また、取引先は誰なのか、BtoB、BtoC、海外取引の有無といったビジネスモデルを考慮にいれることも重要です。
システムによっては、取引内容の特殊な商慣習に合わせた機能があるものもあります。
例えば、クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は国内のみならず、海外取引にも重点をおいた販売管理システムです。
日英中3言語、23通貨で販売管理を一元管理でき、貿易書類の作成に対応しています。また、通貨だけではなく、掛け率、特別割引率、貿易条件（EXW、FOB、DDPなど）、支払いのサイクル、製品情報などについて、取引先ごとに自由にカスタマイズすることが可能です。
コマーシャルインボイスやパッキングリストといった輸出帳票もかんたんに作成できるなど、海外取引が盛んな事業者様から支持されています。
2.無料トライアル期間が充実しているシステムを選ぶ
無料トライアル期間が設定されている販売管理システムがあり、多くの場合、無料期間として30日間が設定されていますが、システムによっては無料期間中は一部機能が制限されている場合があります。
特に、データの保存やプリンター等を通した外部への出力などは制限されやすい項目ですので、事前に確認しておきたいところです。
無料トライアル期間中でもすべての機能を利用できるシステムなら、本格的な業務フローを再現できるか明確になるため、できる限り制限のないものを選ぶことをおすすめします。
DEXTREは30日間すべての販売管理機能を無料でお試しいただけます。
3.サポート体制の充実したシステムを選ぶ
いかに自社に適したシステムといえど、すぐに使いこなすことはできません。
システムの導入後は、操作方法をはじめさまざまな面でつまずいてしまうこともあるでしょう。システムのスムースな運用、データの移行、社内外への浸透のためにもサポート体制の充実は重要です。
特に、はじめてクラウド型の販売管理システムを利用する場合は、サポートの内容について意識して選定しましょう。
電話やメールだけでなく、オンラインミーティング等による直接的な問題解決、フィードバックに対応した迅速な機能改善などサポートに力を入れているシステムがあり、導入前後の心強い味方となってくれます。
販売管理システムを導入した中小企業【成功事例】
これまで述べてきたような点に沿って販売管理システムを導入し、業務の効率化に成功したDEXTREをご利用中の中小企業様をご紹介します。
【成功事例1】月々のコストが4分の1に、基幹システムの連携とサポートの充実が決め手に
コレクションブランドの企画・販売を行うアパレルメーカーkiminori morishita garments lab様は、別の販売管理システムを運用されていましたが、月/8万円という重いコストと基幹システムとの連携がうまくとれていないために生じるデータ移行の際の煩雑な手作業が問題となっていました。
DEXTREに移行したことによって、月々80,000円から月々20,000円の大幅なコストダウンが実現しコスト問題は解決。DEXTREは基幹システムに合わせたデータ出力が可能なため移行に伴う手作業業務もなくなりました。
試用期間中に機能面をしっかり確認できたこと、迅速なフィードバック対応やオンラインミーティングによる問題解決といったサポート面の強さに関しても高い評価をいただいております。
【成功事例2】オンライン展示会で海外から受注、貿易業務への対応などグローバルな取引をオンライン化]
国内外で卸売りをおこなうメンズアパレルメーカー、キャタピラープロデュイ様は、コロナ禍により海外で行われる展示会が中止となり、海外からの新たな受注方法を模索していました。
約30社との海外取引を持つ同社では、輸出条件ごとに生じる業務が非常に煩雑となっていたことも課題になっていました。
DEXTRE導入後は、オンライン展示会機能を使うことで海外からのオーダーを継続。展示会にかけるコストも大幅に減少しました。DEXTREではコマーシャルインボイスやパッキングリストといった輸出帳票も簡単に作成できるため、大幅な時間と労力の短縮になりました。
グローバルな取引を強力にサポートしつつも、「掛け値取引」などといった日本独自の商慣習にも対応しているDEXTREのサービスを非常に高く評価していただいております。
【成功事例3】販売形式をDEXTREに一本化、コロナ渦でもオーダーを維持、ミスも減少
セレクトショップを運営するユナイテッドアローズ様は、自社のオーダーフォーマットを指定していなかったため、バイヤーごとの独自フォーマットやメール、FAXなどさまざまな方法でオーダーを受けており、管理業務が煩雑になっていました。
また、コロナ禍による展示会への来場者数の減少を見越して、オンラインで完結するオーダーシステムの導入を検討していました。
DEXTREを自社指定のオーダーフォーマットとすることで受注データを一元管理できるようになり、販売管理業務は大幅に効率化しました。展示会に来られないバイヤーにはDEXTREを通して商品情報を伝えることでオーダーの維持にも成功しました。
DEXTREを利用することで業務の効率化と新たな販売形式の実現に成功され、「なくてはならないシステム」との評価をいただいております。
まとめ
手軽に導入でき、低コストで運用できるクラウド型販売管理システムは、多くの中小企業にとって身近になりつつあります。
特に、事業領域を特化している中小企業にとっては、自社の業務フローに沿った機能をそなえたシステムを選定することで、より多くの恩恵が得られるでしょう。
販売管理システムを選ぶ際には、シェア率やコスト面だけでなく、現行システムとの互換性やサポート体制の充実にも注目し、自社の抱える課題を解決できるサービスを選ぶことが大切です。
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