一元管理とは?意味や一括管理との違い、一元管理システムを選ぶ重要な3つのポイント

一元管理とは?意味や一括管理との違い、一元管理システムを選ぶ重要な3つのポイント

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自社内、または部署内で複数のシステムを運用する場合、それぞれのシステムや機能がもつデータが共有、連携された一元管理が円滑な業務フローや有効なデータ活用につながります。

この記事では、一元管理が必要な理由や一元管理システムを導入して得られるメリット、一元管理システムの選び方などについて解説します。

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一元管理とは?

一元管理とは?

 

異なる場所で管理していたデータや情報、機能を1か所にまとめて管理することを一元管理といいます。

 

一元管理の対象となるデータは、労務管理や会計、在庫や受発注管理、購買管理、顧客や売上など多種多様な情報があります。

これらのデータが分散してバラバラに管理され、情報共有や業務が分断している状態を、1つに集約して効率的に管理する方法が一元管理です。

 

ただデータを集めるだけではなく、異なるシステムで運用されているデータを統一したルールや1つのシステムで共有、連携、同期して社内全体の業務効率を高める点が一元管理の特徴です。

 

一括管理との違い

一元管理と似た意味の言葉に一括管理があります。

一括管理とは、特定の部署や担当者が管理する情報を一か所にまとめて管理しやすくことです。「集中管理」とも言います。

 

「情報を一か所にまとめる」という点では一元管理と同じなのですが、一元管理はデータをまとめた上で管理方法も統一するというニュアンスを含みます。
対して一括管理はデータを一か所にまとめるだけといった意味合いが強いです。

 

一括管理に比べ、一元管理を導入するハードルは高くなりますが、成功すればさまざまな負担やコストが軽減され、業務の生産性と効率の高めることができます。

 

データ管理のデメリットを解消できる一元管理のメリット

データをバラバラに管理することは、業務のスムーズな進行や事業の成長、付加価値の創造を妨げてしまいます。
運用しているシステムが多いほどこの傾向は顕著となります。

一元管理は非効率なデータ管理を改善できる点が大きく、具体的には次のような課題を解決できます。

 

1.意思決定の遅れ → リアルタイムの情報共有

ビジネスの意思決定には正確なデータが必要です。
しかし、部署間やシステム間でデータが分散・分断して管理されると、必要な情報が得られず、共有が遅れ、迅速な対応が難しくなります。

  • 部署ごとに見ているデータが違う
  • データを探しても見つからない
  • 同じデータが複数ヵ所に保存されている

こういった一元管理されていない状態は、最新ではない、あるいは不足したデータでの判断の温床となる可能性もあります。

 

一元管理では1か所にデータが集まり、全員が常に最新のデータにリアルタイムに確認、共有されます。統一したルールで管理されているため、情報の洩れや抜けを防ぐことにも役立ちます。

正確なデータの把握と共有は、経営戦略の立案や経営判断の意思決定にもつながります。

 

2.データ管理の属人化 → データの統合、共有

特定の業務について状況や情報、手順が特定の担当者しか把握していない「属人化」は、データ管理でとても大きな弊害を生んでしまいます。

  • 担当者不在による対応の遅れ
  • 離職などに伴うデータの紛失
  • 情報伝達ミスによるトラブル

これらのリスク、ストレスを回避できる1点においても一元管理を行うメリットがあるといってよいでしょう。

一元管理によって集約されたデータは、社内や部署内のメンバーがいつでもアクセスでき、専門的な技術や知識がなくてもデータを扱うことができます。

 

3.コストの増加 → 一元化、自動化、簡易化

データを管理するシステムが多いほど、ランニングコストが増します。
システム導入時の初期費用に加え、システムを維持するためのメンテナンスやセキュリティ対策、関連機器の保守などランニングコストがシステムの数だけ必要になります。

 

また、それぞれが独立して管理しているシステム間では、データを移行したり共有する人的コストが発生します。

インポート・エクスポートの整合性がとれていないシステム同士のデータ移行は、手入力やデータ加工など手作業工程がで人的コストをとられるばかりか、転記ミスや操作ミスなどヒューマンエラーの温床にもなりえます。

 

また、1つのシステムに統合した一元管理であれば、初期費用やランニングコストはシステム1つ分ですみます。
別々のシステムで運用していた業務管理の機能も1つのシステムの中で一元化され、移行の作業をしなくても業務管理の機能のデータはつながって自動的に連携、同期します。

データ管理が簡易化され、効率化だけでなく、顧客への対応や付加価値の高い業務へのリソースが生まれることも期待できます。

 

一元管理の方法と具体例

一元管理には主に2つの方法があります。

複数のシステムを1つのシステムにつなげる一元管理と、複数の機能を1つのシステムで一元管理する方法です。

モール一元管理

複数のシステムを1つのシステムに集約して一元管理

 

総合管理システム

1つのシステムで一元管理

 


複数のシステムを1つのシステムにつなげる一元管理

複数のシステムやプラットフォームの情報を1つのシステムに集約して一元管理します。

例えば次のようなものがあります。

  • 複数のECモールや予約サイトなどを一元管理するシステム
  • 複数の拠点、ECサイト、倉庫の在庫情報を一元管理する在庫管理システム
  • 複数のシステムのデータを連携するEAI

 

複数の機能を1つのシステムで一元管理

1つのシステムの中に複数の基幹業務の管理機能がふくまれていて、機能ごとのデータはシステム内でつながり連携しています。

代表的な例に次のようなシステムがあげられます。

  • 受注管理や在庫管理、請求、入金などを一元管理する販売管理システム
  • 購買管理や生産スケジュール、受注・出荷などを一元管理する生産管理システム
  • 基幹システム、データを統合して一元管理するERP

 

クラウドサービスで導入する一元管理

システムの導入には、自社内でシステムを構築するオンプレミスとインターネットを通して利用するクラウドサービスがあり、一元管理システムもどちらかを選択して導入します。

 

オンプレミスは自社に適した自由度の高いカスタマイズが可能ですが、開発費や維持費が高額になるため大企業への導入が中心です。対して、クラウドサービスは開発費が不要で低価格で利用できるため、中小企業への一元管理システムの導入が進んでいます。

 

業種や基幹業務に特化した一元管理システムもあり、複雑な業務フローに対応したクラウドサービスなら自社ルールに合わせた一元管理を低コストで構築することができます。

 

一元管理システムを選ぶ3つのポイント

低コストで利用できるクラウドサービスですが、いくら安くても実務での運用にのらなければ意味がありません。
一元管理システムの導入の際は、自社に適した費用対効果の高いシステムを吟味する必要があります。

 

一元管理システムを選ぶときは、導入する目的と解決する課題をシステムを利用する担当者や部署内で共有しながら検討を進めることが重要ですが、特に次の3点に注意して比較検討を進めることをおすすめします。

  1. 自社の業務フローに合っている
  2. サポートが充実している
  3. 他のシステムと連携できる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

 

1.自社の業務フローに合っている

自社に合わない一元管理システムは使い勝手が悪く、社内で浸透が進まず使われなくなってしまいます。

業種や基幹業務に特化しているクラウドサービスの一元管理システムが数多くありますが、その中でも自社の業務フローやルール、商習慣を再現できる機能が備わっているシステムを選定することで、より高い費用対効果が期待できます。

 

必要な機能がどのように使えるか、無料体験や説明会を積極的に活用した丁寧な検証をおすすめします。

 

卸売を行う商社やメーカーの場合

顧客ごとに異なる価格や提案商品、複数の条件で取引できるクローズドBtoB ECでの受注管理や、保管場所と状況を自由に設定して入出荷を管理できる在庫機能などが搭載された販売管理システムが考えられます。

 

受注、在庫、請求、入金など取引に関連したデータがひとつながりに連携した一元管理は、納品までのリードタイムを短縮できるなど複数の部署わたった業務効率化を可能にします。

 

海外との取引がある場合

海外の取引先への販売や輸出取引など海外事業を展開している企業は、国内と海外の販売管理を一元管理できるシステムが求められます。

 

多言語多通貨での受発注管理をはじめ、コマーシャルインボイスやパッキングリストなど輸出書類の作成、インコタームズや関税に対応した価格設定ができるなど、貿易業務をカバーしているかをチェックします。

 

アパレル業の場合

商品のビジュアルやコンセプト、素材やデザインのディティールが重要視されるアパレルでは、高精細な画像や動画を大量に掲載できるWEBカタログからのオンライン受注機能があると、顧客へ訴求効果の高い提案が可能になります。

 

期間を限定したオンライン展示会を開催できる機能は、時間や場所を問わない販売戦略やリアルの展示会との使い分け・同時開催で顧客とのコミュニケーションを多様化したマーケティング活動を実施できます。

 

小売のECサイトと在庫連携ができれば、複数の販売チャネルを一元管理することができます。

 

卸売、商社、メーカー向け
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2.サポートが充実している

システムやデータの一元管理導が進まない原因に、新しいシステムによる業務プロセスの変化に従業員の理解や操作の習得が追いつかないケースがあります。また、現行のシステムからのデータ移行や初期設定のつまずきも、一元管理がうまくいかない原因になります。

 

こういった事態を回避するためにも、サポートの手厚いクラウドサービスを選ぶようにしましょう。
クラウドサービスの多くがサポート体制を整えていますが、どのような支援を行っているか事前に確認することが重要です。

 

例えば、次のようなサポート体制があるクラウドサービスであれば、スムーズな移行と浸透が進められ、一元管理の安定した運用に成功する結果につながります。

  • 電話やメール、チャットでの質疑応答
  • オンラインミーティング
  • 定期的な操作説明会
  • 社員研修の共同開催
  • 専属の担当者による伴走、支援
  • 初期設定、データ移行の代行サービス

上記のようなサポートを有効活用しながら、部署をまたいだ説明会やマニュアル作成などを通して、業務プロセスの変更点や操作方法をわかりやすく周知して、一元管理の定着を進めていくとよいでしょう。

 

3.他のシステムと連携できる

一元管理システムで使える機能だけでは業務のすべてを管理できないことがあります。

基幹業務に特化した一元管理システムなら、他の業務は外部システムとの連携で機能を拡張します。
例えば、販売管理システムに会計システムを連携したり、生産管理システムに在庫管理システムを連携するなどがあります。

 

連携方法には、CSVファイルのインポート・エクスポートでの連携、API連携などがあり、複数の連携方法が提供されているクラウドサービスが大半です。
Excelで操作できるCSV連携は導入しやすく、API連携はシステム間で自動的にデータが共有・活用され手作業工程がなくなる点がメリットです。

 

現在利用しているシステムやソフトウェアとスムーズに連携できるか必ず確認しましょう。

 

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クラウド販売管理 DEXTRE(デクスター)は卸取引、輸出取引に特化したクラウド一元管理システムです。

 

卸売業や商社、メーカーの販売業務と国内外の卸取引を1つのシステムで、クラウド上で一元管理できます。招待した取引先は24時間365日オンラインから発注でき、製品の提案と受注の機会を逃しません。

API連携では、基幹システムや外部ソフトとより正確にスピーディーに、データを共有・活用いただけます。

 

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