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海外への販路拡大は事業の成長に大きく貢献しますが、輸出業務が不慣れなことにお悩みの担当者様も多いのではないでしょうか？
国内で完結する取引と違い、輸出業務は煩雑で非効率になりやすく、現場の負担が高くなりがちです。また、適切な対処ができなければ、利益が圧迫されるだけでなく、法令違反になるリスクもあります。
こうした輸出業務の課題は、クラウドの業務管理システム、SaaSを活用することで解決できます。
この記事では輸出業務の課題を取り上げ、貿易業務の管理システムをクラウドで選ぶメリットを紹介します。「今よりも楽に、かつ正確に輸出業務を遂行したい」という担当者様は、ぜひお読みください。
卸売、商社、メーカー向け
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）
国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。
貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。
主な機能 一覧 導入事例
INDEX
輸出業務における5つの課題
商品を輸出しようとする際、さまざまな課題に直面します。
スムーズに輸出を進めるためには、あらかじめこれらの課題を解決しておかなければなりません。輸出業務で生じる主な5つの課題について、詳しく確認していきましょう。
輸出業務の詳しい内容は輸出取引の業務｜国内との違い、フォワーダー選び、必要な貿易書類など実務を解説で解説しています。あわせてご参照ください。
①国内外の法令遵守
法令の遵守は、輸出業務に欠かせません。
適用される日本の法令は国内で完結する取引と異なります。また、輸出する相手国の法令を遵守することも加わります。
国内法の遵守
輸出する事業者は、日本の国内法を遵守しなければなりません。代表的な法令は、以下のとおりです。
| 法令の名称 | 輸出に関する法令の概要 |
|---|---|
| 外国為替及び外国貿易法（外為法） | 外国との為替や貿易に関する事項を定めた法律 |
| 関税法 | 輸出禁止品目が定められている |
| 輸出貿易管理令 | 輸出する際に許可や承認を要する品目が定められている |
品目によっては、上記以外の法令により輸出が規制されるものもあります。
国際条約の批准に伴って整備・改正される国内法もあります。代表的な国際条約にワシントン条約が挙げられます。日本が批准した国際条約に違反する行為は、国内法にも違反することに注意してください。
相手国の法令の遵守
輸出を行う場合は、相手国の法令を確認し、遵守することも重要です。相手国で違法となる商品は、輸出できません。
相手国による通関の際に、製品が相手国のルールに沿った認証を要する場合は、事前に認証を取得することが求められます。安全性の証明が求められる場合は、検査証明書などの提出を要求されることも考えられます。
事前に調査を行い、必要な手続きや書類の発行を済ませておきましょう。
②貿易書類の作成
輸出する際に必要となる書類は、国内取引とは異なり、書類の数も増えます。例えば使用言語では、英語など双方で取り決めた言語で作成する必要があります。
輸出業務ならではの貿易書類の一例
| 作成する書類 | 概要 |
|---|---|
| プロフォーマインボイス | 見積書に相当し、取引条件などが記される。 サンプルやプレゼントなど、無料の品を送付する用途でも使われる。輸入許可証を取得する目的でも使われる |
| コマーシャルインボイス | 商業送り状のことで、明細書、請求書、納品書の役割を兼ねる。 税関手続きで必要 |
| パッキングリスト | 梱包明細のことで、荷物に関する詳細情報が記載される。量が少ない場合は、コマーシャルインボイスにまとめる場合もある。 税関手続きで必要 |
| カスタムズインボイス | イギリスなど一部の国で、税関手続きの際に求められる |
| シッピングインストラクション | 船積依頼書のこと。 船舶での輸送を行う際に必要 |
| 原産地証明書 特定原産地証明書 | 商品の国籍を証明する書類。輸入国の法令により必要となる場合のほか、関税率を下げる目的で使われる場合もある（特定原産地証明書） |
輸出業務に必要な書類の詳細や作成方法は、以下の記事をご参照ください。
コマーシャルインボイスとは？輸出用の貿易書類をオンライン化する
プロフォーマインボイスとは？他のインボイスとの違い、必要になるケース、書き方【貿易書類の電子化】
③為替レート
為替レートによって通貨の価値は常に変動し、輸出においても為替レートは取引金額に直結します。
購買者が支払う金額は同じでも、その日の為替レートにより販売者が受け取る金額は変わります。輸出を行う際は、どちらの通貨で決済を行うか決めておくことが必要です。
代金を受け取る時期が確定している場合は「為替予約」を行う方法もあります。あらかじめ為替レートを確定できるため、顧客が支払う金額、貴社が受け取る金額ともに確定できるメリットがあります。
④正確なコミュニケーション
輸出業務では、輸出先となる海外の業者と英語など外国語でのコミュニケーションも多くなります。文化や習慣、価値観が日本とは異なること、国によっても大きく異なることに留意が必要です。
日本での常識や商習慣が通用するとは限りません。
相手国について最新の事情を知ったうえで、正確なコミュニケーションができるよう取り組みましょう。
⑤業務の責任範囲
輸出側（売り手）、輸入側（買い手）のどちらがどのような責任を持つか明らかにしておくことが必要です。下記はその一例です。
- 輸送や荷揚げ、荷下ろし、保険や税関手続きにかかる費用
- 輸送中に破損などトラブルが起きた場合の責任
よく用いられる条件として、売り手は輸出国で商品が船積みされるまでの工程に責任を持ち、買い手は船が出航した以降の工程での運送料とリスクを負担する契約があります。
この取り決めは、インコタームズ2020に沿って行われます。インコタームズについては、インコタームズとは？2020の簡単な覚え方、貿易条件を決めるポイント【図解あり】をご参照ください。
輸出や貿易業務に役立つ「貿易管理システム」とはなにか？
輸出業務の課題解決や効率化に「貿易管理システム」を活用する企業も多いでしょう。ここからは貿易管理システムの特徴を解説します。
貿易管理システムの主な機能
貿易管理システムの代表的な機能は、以下のとおりです。
- 受発注管理
- 仕入管理
- 入金管理・入金消込
- 支払管理
- 在庫管理
- 帳票出力
- 文書管理
貿易管理システムが備える機能が搭載された販売管理システムもあります。クラウド販売管理DEXTREもその一つです。貿易管理ができる販売管理システムを選ぶ5つのポイント【卸取引の輸出業務】もあわせてご参照ください。
システムの代表的な提供方法
貿易管理システムには、さまざまな提供方法があります。代表的なものは、以下のとおりです。
| システムの提供方法 | 概要 |
|---|---|
| オンプレミス | サーバーを自社、またはデータセンターに配置して運用する |
| クラウド上のシステム | クラウドを契約したうえで、自社専用のシステムを構築して運用する |
| SaaS （Software as a Service） | SaaSの提供企業が運営するクラウド上の貿易管理システムを契約し、運用する |
「データをすべて自社で持っておきたい」
「スモールスタートで始めたい」
「災害に備えて、データを安全な場所で保管したい」
など、貴社のニーズに合ったシステムを選択しましょう。
輸出業務にクラウドの貿易管理システムを活用する5つのメリット
輸出業務の課題解決やスムーズな遂行には、クラウドの貿易管理システムがおすすめです。
なぜ自社にサーバーを設置するオンプレミスではなく、データを社外に保管するクラウドのシステムが輸出業務に適しているのでしょうか？5つのメリットから、クラウドならではの業務に役立つ理由を解説します。
メリット①ブラウザから操作、パソコンへのインストール不要
クラウドで動作する貿易管理システムは、Webブラウザ上で利用できます。
社内のパソコンに貿易管理システムのソフトウェアを一台ずつインストールする必要はありません。WebブラウザとPDFを閲覧できる環境（ブラウザ機能やAcrobat Readerなど）なら、ブラウザからシステムにアクセスしてすぐに操作を始められます。
新規導入時はもちろん、ソフトウェアのバージョンアップも端末ごとに貿易管理システムを更新する作業は不要です。少ない負担で迅速な導入や更新が可能です。
担当者やパソコンが変わっても、新しい担当者の情報を登録して継続利用できます。
メリット②法令改正にも迅速に対応、法令違反のリスクを下げられる
貿易は自国と相手国双方の法令に対応しなければなりません。貿易管理システムも法令改正に対応したものを運用する必要があります。
クラウドで提供されるSaaSは、運営会社がシステムのメンテナンスやアップデートを行います。法令改正においても、対応した機能が追加・更新されるので、法令違反のリスクを下げられることは強みです。
メリット③初期費用やサーバー管理コストを抑えられる
クラウドの貿易管理システムは導入時に、サーバーの購入や設置のコストが必要ありません。
SaaSの初期費用は無料、または低コストで導入できるものが多く、月額費用を支払い続ける限り継続して使えます。
サーバーの保守費用の負担は無く、数年ごとの更新費用に悩むこともありません。オンプレミスのように日々のサーバー管理にコストがかからないことも魅力的です。
メリット④リモートワークで輸出業務ができる
クラウドのシステムはシステムのWebサイトにアクセスしてログインすれば社内、社外と場所を問わず利用できます。
オンプレミスのシステムのように、事前にVPNを設定するなどの手間は必要ありません。在宅勤務や出張先など、リモートワークでも輸出業務を進めやすくなることをメリットに感じる方も多いでしょう。
メリット⑤月額料金だけで新機能が追加される
SaaSの貿易管理システムなら、月額料金だけで新機能が自動的に追加されるメリットも得られます。
オンプレミスやクラウド上のシステムでは、貴社が「欲しい」と思いつつ実装に至らなかった機能も、追加されることがあります。SaaSの運営会社が社会情勢や顧客の要望をもとに、機能の追加や改善が常に行われているためです。
オーダーメイドで構築するシステムは、開発会社に費用を支払い開発を依頼するまで機能がアップデートされません。
「気が付いたら自社の業務に便利な機能が追加されていた」という好ましい状況になることはSaaSならではのメリットです。
Web受注から輸出書類をかんたん作成！輸出取引に「クラウド販売管理DEXTRE」がおすすめ！
- 海外へ向けて卸売を展開している企業様
- これから海外の顧客と卸取引を始める企業様
- テストマーケティングやスモールスタートで海外へ商品を輸出する企業様
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は国内外の卸取引を受注、在庫、納品、請求、入金まで1つのシステムでシームレスに一元管理できます。
現地の直営店、代理店、卸売や小売の企業、個人のバイヤーとの卸取引にまつわる販売管理や在庫管理、輸出業務が、輸出管理システムや貿易管理システムを導入しなくても、DEXTRE一つで実現できます。
海外取引に必要なさまざまな輸出書類や請求書の作成にも対応しています。
- コマーシャルインボイス
- プロフォーマインボイス
- パッキングリスト
- クレジットノート
- オーダーコンファメーション
- デポジット請求書
- バランス請求書
- NET請求書
など
多言語、多通貨に対応したクローズドBtoB ECでのWeb受注は、インコタームズ2020に準拠した貿易条件の適用や税率の設定など、海外顧客との取引をこまかく個別に設定でき、商慣習や社内ルールを反映した業務フローをオンライン化できます。
URLで注文できる発注リンクは、中国向けのビジネスにも活用できます。オンライン展示会の開催も可能です。また、DEXTREはサーバーが日本国内にあります。データが外国政府の管理下に置かれるなどのリスクを下げられることもメリットの一つです。
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
ご利用をご希望の方は、APIご利用についてをご確認ください。
DEXTREで海外との卸取引の販路拡大、業務効率化を実現した事例
国内、海外それぞれ数十社でアパレルブランドの卸売を展開されているソウミヤ様はコロナ禍を機にDEXTREを導入され、オンライン展示会で海外販売の拡大、DX化で業務効率化に成功されました。
また、キャタピラープロデュイ様はDEXTREの導入によって国内卸と輸出取引の両立を実現されたアパレルメーカー様です。注文内容確認書、納品書、請求書、輸出帳票まで簡単に作成できるのが決め手になったとのお声をいただいております。
