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業務の遂行において、特に工夫することなく業績アップにつながれば理想ですが、なかなかそのようにはいきません。業務のあるべき姿を実現し業績の向上につなげるには、適切な業務管理が必須になります。
この記事では業務管理について、詳しく解説します。
業務管理の定義や種類、求められる理由、メリットやデメリット、社内で業務管理を活用するポイントを取り上げます。また適切な業務管理には、ITの活用も欠かせません。活用されている代表的なITツールやシステムについても、確認していきましょう。
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業務管理とはなにか？
業務管理とは、社内で行われている業務やプロジェクトの状況を把握したうえで、適切に管理を行うことを指します。
日々の業務をスムーズに進めるとともに、最適化や可視化を行うことも業務管理の目的に含まれます。エクセルで作る管理表は、業務管理で使われる代表的なツールです。
業務管理を適切に行うことで「何がどうなっているの」「いつ何をすればいいか」がより明確になり、生産性の向上と目標に向けた進行が可能になります。
業務管理が事業運営に求められる3つの理由
業務管理は日々の事業運営において、欠かせない業務の一つです。なぜ必要なのか、3つの理由をとおして業務管理の必要性を確認しましょう。
①問題を早期に発見し、適切な手を打つため
業務を遂行するなかで問題が起きるケースは、しばしばあります。
部下や他の部署、協力会社に任せたままトラブルやミスを放置していると、深刻な事態となるまで問題に気づかないおそれもあります。
業務管理を適切に行うことで、このリスクを予防できます。
「何がどうなっているのか」が可視化され、定期的な状況のチェックによって問題を早期に発見できるためです。速やかに手を打つことで、影響を最小限に抑えることが可能です。適切なタイミングで業務の課題が見つかり、改善に取り組むこともできるでしょう。
②同じ業務を複数の従業員が重複して行う無駄を防止するため
現場の第一線で働く従業員は、部署全体の状況を常に把握しているとは限りません。むしろ、担当範囲と関連する業務に集中し、それ以外のことに意識を向けていない従業員も多いでしょう。
この結果、「同じ業務を複数の従業員が同じタイミングで行っており、しかもお互いに気づいていない」という事態が起こり得ます。部署間でも重複するなど、無駄な仕事が発生してしまうかもしれません。
業務の割り振りと調整は、管理職の仕事です。業務管理の適切な実施により、無駄な業務の発生を防ぐことが可能です。部署全体、また関連する部署のデータや進捗など状況を把握したうえで、適切な指示と管理を行いましょう。
③業務効率化や生産性向上の要求
業務効率化や生産性向上の要求にこたえることも、業務管理が求められる理由の一つです。
これまで行ってきたやり方が、必ずしも最適とはかぎりません。仕事の進め方を分析したうえで改善を進め、労働時間の短縮や利益の増大を実現することは、業務管理がもたらす効果に挙げられます。
業務管理によって得られる「効果」と「コスト」について
業務管理を事業運営に活かすためには、メリットを活かしながらデメリットによる影響を低減する工夫が求められます。どのようなメリットとデメリットがあるか、確認していきましょう。
得られる「効果」
業務管理を行うことで得られる代表的なメリットは、次の通りです。
- 部下や他の部署、協力会社に依頼している業務の進捗状況や問題を把握できる
- 状況を複数の人がチェックすることで、見落としのリスクを下げられる
- 状況に即した対応を適切に行うことで、リスクにかけるコストを減らせる。
- トラブルが深刻化するリスクも防げる。
- 業務がスムーズに進むことで、残業時間の削減や顧客満足度の向上を実現できる
- 重複する業務や無駄な業務を減らすことができ、コストを節減できる
また業務管理は次のような間接的なメリットも期待できます。
- 業務にかける時間や費用を減らすことで、新規事業など他の業務にリソースを回せる
- 業務の状況を可視化し記録することで、ナレッジを共有できる
適切な業務管理は、企業のさまざまな業務やプロジェクトにメリットをもたらします。
業務管理を行うための「コスト」
業務管理がもたらす多くの「効果」は、管理業務そのものに要する時間や手間といった「投資（コスト）」によって支えられています。
しかし、この投資が過大になると、管理自体が負担となり、本来の目的を見失いかねない点には注意が必要です。
例えば、以下のようなコストが挙げられます。
- 状況を報告するための資料作成や会議にかかる、時間的なコスト
- 状況を説明する、適切な指示を行うなどのコミュニケーションコスト
もっとも、指示を出したまま放置してもうまくいく業務は多くありません。
問題が発生した際、早期に対応していれば軽微な影響で済んだものを、放置していたために深刻なトラブルに発展することは代表的な失敗のパターンです。
業務管理を適切に行うことで、管理コストを上回るメリットを得られます。
主な業務管理の種類
企業で使われる業務管理には、さまざまな種類があります。代表的なものを、以下の表にまとめました。
| 業務管理の種類 | 概要 |
|---|---|
| 案件管理 | 案件に関する情報や進捗状況を管理する。営業活動でよく用いられる。 商談の状況は、管理対象となる情報の一例 |
| プロジェクト管理 | プロジェクト全体の進捗やコスト、品質を管理する |
| タスク管理 | 従業員ごとに、タスクの進捗状況や業務量を管理する |
| 時間管理 | 業務や工程の実施に要する時間を可視化し管理する |
| 顧客管理 | 顧客に関する情報や、顧客との関係性を管理する |
| 人事管理 | 従業員に関する情報を管理する。 センシティブな情報が多いため、取り扱いには注意が必要 |
| 勤怠管理 | 従業員の出勤や退勤データを管理する。残業代など、給与計算のベースとなる情報 |
| 生産管理 | 製品の品質や原価、コスト、納期などを一元的に管理する |
| 販売管理 | 受注から納品、請求、入金まで、販売業務に関する一連のプロセスを管理する |
| 在庫管理 | 商品や原材料、消耗品など在庫量、ロケーションなどを管理する |
業務管理に使われる4種類のツールやシステム
適切な業務管理には、ITツールの活用が欠かせません。
ここからは、業務管理で使われる代表的な4種類のツールやシステムを解説します。
①エクセル
Microsoftのエクセルは、業務管理にも使える汎用の表計算ソフトウェアです。
表の作成は、エクセルが得意とする分野の一つ。ITツールが苦手という従業員でも、エクセルなら使い慣れているため受け入れられる場合も多いでしょう。
マクロを活用して、貴社のルールに則った業務管理ツールも作りこめます。
ただし、基幹的な業務管理であれば、Excelの限界を理解し、特に複数人での情報共有が重要な業務には、より適したツールを検討するのもよいでしょう。
関連記事：受注管理システムの失敗しない選び方｜SaaS、エクセル、パッケージ型どれが正解？
②スプレッドシート
Googleが提供するGoogleスプレッドシートは、クラウド上で動作する表計算ソフトウェアです。
同時編集が可能なこと、変更履歴を管理できるなど利便性が高く、マクロを活用してツールを作り込むこともできます。
一方でスプレッドシートは、エクセルと同様に汎用ツールです。
業務管理で使うためには、表の作成や条件式、数式の入力が求められるでしょう。ビジュアルを求めるならば、図やグラフの作成も事前に済ませておかなければなりません。
運用開始までの手間がかかる点は、デメリットに挙げられます。また、適切なアクセス権限の付与も必須です。
③スクラッチ開発によるシステム
業務管理システムの構築には、自社専用のシステムを構築する「スクラッチ開発」も使われます。
自社の業務にフィットし、要望をかなえる独自のシステムを構築できます。特殊な業務にも対応できるでしょう。「社外秘の情報を扱うので、オンプレミスで運用する」「リモートワークの従業員が多いので、クラウドベースで運用する」どちらにも対応可能です。
一方で、開発や運用にかかる金額は高くなりがちです。開発費用だけで数百万円から数千万円にのぼるケースも多いでしょう。
ハードウェアやソフトウェアの進化に対応するため、定期的なバージョンアップやリプレイスの費用を要するデメリットも見逃せません。
関連記事：オンプレとクラウドの違いをわかりやすく徹底比較！費用やメリットとデメリットまとめ
④業務管理ツールやアプリ
業務管理の専用ツールやアプリは、適切な業務管理を行ううえでおすすめの方法です。以下の点を、活用するメリットにあげる方も多いでしょう。
- 必要な設定を行えば、短期間で使い始められる
- 見やすく操作しやすい画面なら、ITに不慣れな従業員でも使いやすい
- Webやスマートフォンアプリで操作するツールなら、社外でも使える
- 初期費用やランニングコストが低額
- メンテナンスやアップデート、不具合など技術的な対応は運営会社が行う
業務管理ツールやアプリには販売管理や生産管理など、対応する業務や特徴に違いがあります。機能や見やすさ、使いやすさを比較したうえで、貴社の業務内容にマッチするものを選ぶとよいでしょう。
業務管理を適切に進める5つのポイント
業務管理を適切に進めるためには、押さえておきたい5つのポイントがあります。それぞれの項目がなぜ重要なのか順に確認していきましょう。
①可能な限り定量的な数値で現状を把握する
適切な業務管理には、現状の把握が欠かせません。
このとき、数値を用いず定性的な情報だけで把握すると、「人により解釈が異なる」という問題が発生しやすくなるためおすすめできません。
数値を使えば、現状を誰でも同じように理解してもらえます。状況を正確に把握するためにも、可能な限り定量的な数値を活用しましょう。
②定量的な指標を評価基準に設定する
企業は収益を伸ばす目的で、さまざまな施策を実行します。施策を評価する際にも、定量的な指標の活用がおすすめです。
販売額や利益、顧客数はよく用いられる指標です。コンタクトセンターでは応答率や一次解決率などが使われるでしょう。定量的な指標を活用することで、施策を実行した業務を客観的に評価できます。
③PDCAサイクルやOODAループを活用する
業務管理は、日々の改善が重要です。
計画を立てて実行し、結果を評価して改善するPDCAサイクルを続けることで、業務管理をより良い成果につなげることができるでしょう。社会や顧客からの評価、事業の収益がアップすることは、代表的な成果に挙げられます。
また、変化や競争が激しい状況ではOODA（ウーダ）ループの活用も有効です。
OODAは、観察（Observe）、状況判断（Orient）、意思決定（Decide）、実行（Act）のサイクルを高速で回す方法です。
急な変化が起きた場合でも迅速に対応できるため、より良い業務管理につなげることが可能です。
④より良く業務を進めることに組織の意識をフォーカスする
業務管理は業務の状況を可視化したうえで適切に管理し、成功するように導く業務です。管理職や上長の思い通りにプロジェクトや業務が進んでいるかをチェックする業務ではないことに留意してください。
ときには部下や協力会社から、より有効な方法が提案されるかもしれません。改善や収益が見込める有効な方法であれば、積極的に取り入れることが成功のコツです。
変化を拒み自らの手法にこだわり続けることは、失敗や停滞につながります。より良く業務を進めることにフォーカスしたうえで、業務管理を進めましょう。
⑤クラウドサービスを活用する
業務管理を適切に進めるうえで、クラウドサービスの活用はおすすめです。
簡単、短期間で導入でき、使いやすいことは魅力の一つ。
業務ごとに特化した業務管理のクラウドサービスは、はじめから業務特有のルールやデータの処理、商習慣など反映したシステムが提供されることも魅力的です。
どこでも使えること、トラブルに対する技術的な対応を運営会社に任せられることもメリットの一つです。
例えば「販売管理」のクラウドサービスでは、受注や在庫、請求、入金などの販売業務に関するデータや状況がどこでもリアルタイムに把握・管理でき、スムーズな取引を実現します。
そもそも業務管理は、それ自体が直接利益を生む活動ではありません。
より良い業務を遂行するためにマクロを作り込む、Excelファイルやスプレッドシートのメンテナンスを頻繁に行う時間を減らすことができれば、より多くのリソースを顧客対応やコア業務に配分できます。収益の拡大や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
クラウドでの業務管理は「コスト削減」と「収益アップ」を両立できる
適切な業務管理を行うことで、従業員は根拠のあるデータをもとに自信をもって日々の業務を遂行できます。
無駄な業務を省いて効率化、自動化を実現することで、コスト削減と収益アップを両立できます。
業務管理は、これまでかかっていた管理コストの削減も重要です。クラウドサービスを積極的に活用するとよいでしょう。卸取引の販売管理や在庫管理業務の効率化、自動化には弊社DEXTREの活用もぜひご検討ください。
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