受注管理システムの失敗しない選び方|SaaS、エクセル、パッケージ型どれが正解?

受注管理システムの失敗しない選び方|SaaS、エクセル、パッケージ型どれが正解?

商品を生産するビジネスには様々なバックオフィス業務

受注管理や在庫管理、仕入れ、入出金など商品を販売するビジネス、商品を生産するビジネスには様々なバックオフィス業務があります。

今はエクセルや手書き書類でこれらの業務を管理しているけれども、取引先や商品の数が増えてきて業務負担や処理スピードに限界を感じている企業、デジタル化で業務効率を改善してビジネスの付加価値を高めたい企業では、受注管理をはじめとした業務管理システムの導入が検討されるようになるかと思います。

受注から納品までの工数や時間を短縮できる、入力ミス・転記ミスといったヒューマンエラーを削減できるなどメリットの多いシステム導入ですが、営業担当者のセールストーク、価格や口コミを頼りに決めると、自社に合わない機能や操作性のシステムを導入してしまい、かえって非効率になることも。

この記事では、SaaS提供事業者である弊社の開発者、サポートデスクから見た、企業間取引(BtoB)を行う企業の受注管理システムの失敗しない選び方、自社の業務内容に合ったシステムの選び方を紹介したいと思います。

受注管理とは?

受注管理とは?

受注管理とは?

商品の受注から生産、納品まで一連のバックオフィス業務の一つに受注管理があります。

見積りから始まり、注文や契約を受けたら内容を確認して、集計をもとに在庫や仕入れ、生産を手配して納期を調整します。出荷、納品が完了するまでに、受注伝票や請求書、納品書など帳票、その他取引に必要な書類を作成して、入金や支払いが完結するまでが受注管理のサイクルになります。

管理業務としては受注管理、出荷管理、請求管理、在庫管理、仕入管理と分かれますが、中小規模のビジネスでは受発注業務に携わる経理、営業、生産管理の担当者が複数の業務にまたがって関わり、エクセルを使って複数人で取引を進める企業が多いでしょう。

しかし、これらの業務は煩雑で、電話やFAX、書類での受注情報をエクセルで手入力して、変更があると関連するデータを一つ一つ入力し直して帳票を再発行する作業は入力ミスや転記ミス、聞き間違いがつきものです。進捗状況の共有もリアルタイムではなく、確認や問い合わせが増え、抜けや漏れが生じることもしばしばです。

繁忙期には入力する人や時間を増やして対応することになり、コストがかさみ、ミスが増えるリスクも高くなります。

受注管理システムで効率化、自動化、ミスの削減

こうした長年蓄積された課題を背景に、業務の効率化と自動化、人的なミスをなくして正確に納品までのリードタイムを短縮できるように、受注管理をふくむバックオフィス業務を一元管理できるシステム化が求められるようになりました。

システム化はこれまで高額な初期投資と維持費がかかり、コストとメリットの合う大企業が導入していましたが、SaaSが登場して短期間でコストを抑えて導入できるようになりました。業種に特化したサービスもあり、効率的にシステム化できる選択肢が増えています。

便利なSaaSですが、さまざまな機能やサービスがあり、自社の業務フローに合ったものを選ぶ必要があります。次からはSaaSとそれ以外のシステム、エクセルでのシステム化、パッケージ型をそれぞれ特徴や導入について比較しながら、受注管理のシステム化を成功させるポイントをまとめていきたいと思います。

エクセルでのシステム化

エクセルでのシステム化

受注管理でも多くの企業が採用していて、一般的にも使い慣れたビジネスパーソンの多いMicrosoftのエクセル。多機能で優れた表計算ソフトのエクセルは、実は業務用システムの開発も可能です。

高度な知識があればマクロ(VBA)にシート関数、ピボットテーブルといったエクセル機能を使ってシステムとして設計、運用できるようになります。

例えば、請求書をメールやFAXで自動送信したり、受注データから在庫部門にピッキングを指示したり、100万件のデータを分析した資料作成※といったことがエクセルのシステム化で実現します。

メリット

  1. 自社の業務に合わせた自由度の高い設計ができる
  2. 教材が多く、基礎機能を学校教育等で習得しているため、ある程度誰でも使える

データベースサーバーと組み合わせた場合

  1. 複数人での同時編集
  2. 高速化(大規模でも重くなりにくい)
  3. 大容量のデータを保存できる

デメリット

  1. ローカル管理になる
  2. 同時編集、更新ができない
  3. ファイルの連続性を作るのが難しい
  4. 複雑な関数を使いすぎると重たくなる
  5. データの共有が難しい
  6. システム化に高度な知識が必要
  7. 高度な連携をする場合は専門人材が必要

導入している企業のタイプ

エクセルは業種を問わず、あらゆる企業で業務管理に使われています。
大企業でも生産に関わる担当者はエクセルが基本ツールとなっていたり、分業の傾向が強い企業でもエクセルをシステム化して運用しています。

ただ、大規模な運用には向かず、エクセルはデータ量が多くなると処理速度が落ちて、動作が重くなります。規模感としては、アパレル業務を例にするとシーズン品番100以上、取引先数 60以上になってくるとデータの処理速度に限界が見えてきます。これ以上の規模は不可能ではありませんが、一連の受注管理を行うのにかかる工数が膨大になってしまいます。

扱うデータ量が大規模になってくると、データベースサーバーとの組み合わせが必要になり、外部委託か高度な知識がないと開発は難しくなります。

▼ 下記の記事もあわせてご覧ください。

受注管理にエクセル、実は不向き?クラウドサービスとの違いは?アパレルを例に徹底分析!

初期投資、維持コスト

Microsoft社に支払うMicrosoft 365 Personalの年間利用料が1アカウント12,984円です。

これに加え、システム化担当者の人件費、外部委託するなら開発費と保守費用が必要となります。

パッケージ型

パッケージ型

パッケージ型のシステムは、自社の開発部門やシステム開発会社が設計・開発したシステムのパッケージを自社で管理できるサーバーに設置して使用、運用します。

サーバーやシステムの保守、導入後のカスタマイズも自社、あるいは開発会社が担当します。

初期費用が高めで、導入までに時間はかかるものの、独自性の高い業務フローをそのままシステム化したい企業にとって、要望に沿った自由度の高いシステムを構築できることが大きなメリットです。

メリット

  1. 柔軟なカスタマイズが可能
  2. 他社のシステムとの連携ができる
  3. 導入後に機能や規模の拡張性が高い
  4. 自社でデータ、サーバーを管理できる
  5. 限定したネットワークでセキュリティ管理ができる

デメリット

  1. 維持コスト(保守・メンテナンス費)が高い
  2. 保守を自社で行う場合、高度な専門人材が必要
  3. 法改正や社会情勢に合わせたアップデートが必要
  4. OS制限があるなど環境依存が激しい
  5. 少しのカスタマイズでも改修費用が高くなる
  6. カスタマイズしすぎると最新版にアップデートできない、もしくは追加費用がかかる

導入している企業のタイプ

業務フローの独自性が高い企業、業務システムにある程度大きな予算・リソースを割り当てられる大企業などがパッケージ型を採用しています。また、SaaS系サービスが今ほど普及していない時にパッケージ型のシステムを導入した企業も多く、今後SaaSへの移行が進んでいくと予想されます。

初期費用、維持コスト

パッケージ型のシステムはシステム化したエクセルやSaaSに比べて、初期費用、維持コストともに高くなります。

要件定義から設計や開発、テスト、リリースまで一連の初期費用は、海外拠点と連携するグローバルERPだと2000万円〜、国内向けのERPパッケージが1000万円〜が一般的な目安です。

導入後の維持コストは、システムの規模にもよりますが、3〜50万円程度が毎月の保守費用として必要になります。

SaaS、クラウドサービス

SaaS、クラウドサービス

SaaS、クラウドサービス

SaaS(Software as a Service)はインターネットを通してWEBブラウザで利用するアプリケーションやサービスをいいます。クラウドサービスとも呼ばれます。GmailやZoom、Dropbox、ChatWorkなどはビジネスでも広く使われているSaaSです。

データとシステムはクラウド(ネット上)に保存・構築されているので、インターネットの環境があればいつでもどこからでも作業ができることから、海外拠点、外部の営業チームともスムーズにチームワークがとれたり、リモートワークにも適している点もSaaSの特徴です。

また、業種に合わせたSaaSが数多くリリースされており、商慣習や業務フローに最適化されたシステムが実際の業務に近い操作感で使えるため、受注管理だけでなく、関連する業務全体をひとまとめにして効率的にスピーディーに取引を進められます。

メリット

  1. 実際の業務に近いUI/UXで覚えやすく、使いやすい
  2. 特別な技術、知識は必要なく、導入が早くてかんたん
  3. 開発費がかからず、維持費は月額料金のみ
  4. メンテナンスやバックアップなど運用コストがかからず、システム管理については専門スタッフも不要
  5. リアルタイムでデータの共有、共同編集ができる
  6. オンライン環境があればどこからでも利用できる
  7. マルチデバイス対応(PC以外にスマートフォンやタブレットでも利用できる)
  8. 常に最新のバージョンに保たれる
  9. 法改正への対応が自動的にアップデートされる
  10. 機能やサービスが時流に合わせてアップデートされる

デメリット

  1. 独自のカスタマイズができない
  2. 自由度の高い機能拡張ができない
  3. 機能拡張に追加料金が必要になるサービスもある
  4. アップデートはサービス提供会社の対応次第
  5. メンテナンスの間は利用できない
  6. 利用している間は月額利用料が維持コストになる

SaaS型のシステムを導入して「うまくいっている」企業の共通点

SaaSは日本で普及し始めてから10年ほどとまだ歴史が浅く、ここ数年で広く定着し始めた比較的新しいサービスです。業務システムにSaaSを取り入れ始めた企業も利用を始めて数年というところが多いのですが、その中でもSaaS導入がうまくいっている企業には共通点があります。

それは「SaaSでやりたい業務、内容が明確な企業」です。

システムを使って何がしたいのか、改善したい課題は何かを、部署やチームで明確に共有している企業は、システムの選定基準が具体的で、SaaSの営業担当者ともスムーズなやり取りができています。

どんな状況でもSaaSがベストな選択とは限りません。弊社でSaaS導入をおすすめするタイプの企業様の特徴として、次のような状況にある企業様が挙げられます。

  1. 導入コストを抑えたい
  2. 維持コストを抑えたい
  3. 自動でアップデートして欲しい
  4. 信頼できるシステム開発会社がない
  5. システム開発会社との技術的なやり取りが難しい

商慣習やシステムに少しでも合わせることが難しい企業様はSaaSは扱いづらく、カスタマイズ可能なパッケージやフルスクラッチでの自社システム開発ををおすすめしています。

次の項目では、上記のような現状にあって、受注管理のシステムを新たに検討している担当者様に、SaaS開発者の視点、SaaS導入企業様をサポートしてきた経験から「受注管理システムの選び方」をお伝えしたいと思います。

受注管理システムの選び方
5つの成功ポイントと4つの失敗ポイント

受注管理システムの選び方

まず、エクセルのシステム化か、パッケージ型、SaaSのどれが自社に合っているか、選定するときに重視すべきことが4つあります。

【受注管理システムの選び方 基本4原則】

  1. 実現したいことが実現できる
  2. 自社の他のデータと整合性が取れる
  3. 覚えやすく、使いやすい
  4. 適切なコストで導入、運用できる

自社の業種や商品、サービスに合ったシステムか、業務フローや商慣習を反映した機能、使い勝手になっているか、今のデータを移行できるかをWEBサイトや無料体験、担当者への問い合わせなどでチェックしましょう。

そして、これから受注管理のシステム選定に取り組まれる企業の担当者様にお伝えしたいこと、知っておいてほしいことがあります。

これまで多くの企業様のシステム導入を開発とサポートで支援してきた中で見えてきた、新しいシステムへのスムーズな移行、社内への浸透に成功された企業様の5つの共通点です。

上記1~4がよりわかりやすくなる方法でもあります。ぜひ、導入前に整理しておくことをおすすめします!

5つの成功ポイント

1.新しいシステムで何を実現する?

先ほどもお伝えしましたが、これが何よりも大切です。

ざっくりと「業務改善したい」よりも、どんな仕事をどんな風に効率化したいのか具体的なイメージがあるとシステムを比較するとき、担当者と打ち合わせするときに、実現できるシステムかどうか判断しやすくなります。

  • 今のシステム維持費を削減したい
  • 入力ミス、転記ミスの問題を解決したい
  • 他の業務システムと連携して効率化したい
  • 受注データから自動で請求書や納品書を作成したい
  • 取引の進捗状況を担当者全員がリアルタイムで把握できるようにしたい
  • 自動で分析されたデータをもとにビジネスやマーケティングのスピードを上げたい
  • 受注管理、在庫管理、請求管理、仕入れ管理などバックオフィス業務をすべて連携させたい

など、部署やチームで共有している課題、システムで解決できそうな要望を洗い出してみましょう。その際、現在の状態だけでなく、将来的に取り入れたい機能や長期でみた規模感も話し合っておけば、導入後の機能拡張についても想定しておくことができます。

2.担当者を決める、チームを作る

管理業務の課題、新しいシステム導入の必要性を社内で共有していても、導入と移行のプロセスを進める担当者がいなければ、スケジュールに沿った導入や効果的な業務改善は見込めません。

【導入と移行のプロセス】

  • 課題の見直し
  • システムの選定
  • 営業担当者との折衝
  • 取引先への周知、システム対応の依頼
  • 社内への周知、研修の実施

新しいシステムの業務化を進める担当者、導入後の運用担当者を中心としたチームを作り、スケジュール管理を通して全体をコントロールできる体制が理想的です。

導入から浸透まで社内の移行状況をチェックしたり、要望をまとめたり、社外とのコミュニケーションの窓口となるポジションが明確になっていると、トラブルも生じにくくなります。

また、これまでの手順が変わったり、新しいシステムを覚えること、今までのデータフォーマットが使えなくなることに抵抗がある方へも、チームのメンバーでフォローできれば抵抗感を和らげる効果も期待できるでしょう。

研修については、システムの使用にどの程度のスキルが必要になるか、無料体験や営業担当者のアドバイスを参考にしながら、導入するシステムの学習コストを確認すると良いでしょう。

3.予算を決める

  • 初期費用
  • ランニングコスト(保守やアップデート)
  • 使用期間

受注管理などバックオフィス業務のシステムにはエクセル、パッケージ型、SaaSといくつか選択肢があり、それぞれコストが違います。

WEBサイトの料金プラン、請求した資料、システム開発会社への見積りを参考にシステムの導入から維持に必要なコストを計算して、使用期間もふまえたシステム全体の予算をなるべく詳細に把握しましょう。

例えば、弊社で提供しているアパレル業務のバックオフィスに特化したSaaS DEXTREは月額20,000円ですべての機能が利用できます。5年使用する場合、初期費用、保守費用など追加費用はなく、システム利用料120万円がコストとなります。※年間契約の場合

4.短縮できる作業時間はどれくらい?

システムの導入前、検討段階では「システムを導入すれば業務効率は大幅に改善される」という印象をいだいてしまいますが、システムの比較や選定にあたっては、自社にとっては具体的にどうなのかを知る必要があります。

今の業務フローをエクセルのシステム、パッケージ型やSaaSなどのシステムへ置き換えた場合に、どれくらいの作業時間、リードタイムを短縮できるのか今と比較してシミュレーションすると、実際に効率化できる業務とそうでない業務が把握できます。

例えば、アパレルメーカーの受注集計業務がシステム導入によってどれくらい時間短縮できるか見てみましょう。

担当者の作業時間
ラインシートを作成する8時間
写真などを用意して、ストレージサーバーにアップロードする30分
エクセルでオーダーシートを作成する
顧客へダウンロード用URLをメールにて送信する5分/件  例)100件で8時間20分
エクセルを添付したメールを受信
オーダーを受信する度、手入力で集計用のエクセルにまとめる30分/件  例)30件で15時間
修正依頼が入ると、集計用のエクセルと顧客から送られてきたエクセルの情報を修正する30分/件  例)10件で5時間
受注情報の確定後、注文内容確認書を作成してメールで送信する30分/件  例)30件で15時間
顧客との承認メールのやり取りが必要1件あたりにかかる時間が双方のタイミングによる

【システムを導入した場合】

アパレル業務に特化したSaaSを導入して受注集計を行う場合、同様の業務フローが1時間40分5秒の作業時間で完了します。

エクセルの手入力での業務フローに比べると、約50時間の業務効率改善が実現できることになります。

担当者の作業時間
商品情報を登録する1時間
商品情報に画像を紐付け登録する30分
システムから顧客へメールの一斉送信5秒  (件数に関わらず)
顧客がシステムを使って発注する
システムが自動で集計する0分
修正依頼は顧客ごとの受注データを修正すると自動反映される1分/件 例)10件で10分
注文内容確認書をボタン一つで自動送信
顧客側の承認もボタン一つで完了

このように具体的な数字でシステムの導入効果を社内で共有しておくことで、目的や要望に沿ったシステム選定がスムーズに進められるでしょう。

また、実際にシステムが導入された後、作業時間の短縮によって生まれた時間を顧客対応や商品企画、プロモーションなどクリエイティブな仕事に使えるようになるなど、ビジネスの付加価値向上にもつながることも期待できます。

5.妥協しない

最後は精神論のようになってしまいましたが、システム導入成功にとても重要なポイントです。

  • 「これくらいできなくてもいいかな」
  • 「よくわからないけど、安いからいいだろう」
  • 「システム会社の担当者がすすめているから」

こういった理由で、これから長期にわたって使うことになる新しいシステムの導入を決めてしまうと、失敗するリスクがとても高くなります。

次に紹介する失敗ポイントにも通じますが、自社の業種、業務フローの特性、実現したい課題や要望とフィットしていない機能や操作性のシステムは、社内の誰が使っても不便でストレスフルなものになってしまいます。

いろいろ比較、検討しても自社に合ったシステムがなければ、その時は無理に決めてしまわず「該当サービスなし」として、他の解決方法を探す、あるいは次の機会を待つべきでしょう。

また、受注管理のシステム選定を進める中で、社内外の調整が難航することもあるかと思います。しかし、それでも「決定に妥協しない」という意思を強く持ちつつ、システム導入を支援するシステム開発会社、SaaS提供会社のサポートデスクや担当者を頼ってほしいと思います。

4つの失敗ポイント

  1. 価格だけで選ぶ
  2. 他のシステムとの連携を考えない
  3. 将来的な機能の拡張性を想定しない
  4. 実現したいことを検証しないまま、システム開発会社、SaaS提供会社の担当者の意見だけを聞いて導入する

先にご紹介した5つの成功ポイントを守らなかった場合に起こりやすい、失敗となる原因です。

WEBサイトや担当者の話だけでは、どれも良さそうなシステムに見えてしまいがちです。つい、流されそうになりますが、グッとこらえて…

【受注管理システムの選び方 基本4原則】

  1. 実現したいことが実現できる
  2. 自社の他のデータと整合性が取れる
  3. 覚えやすく、使いやすい
  4. 適切なコストで導入、運用できる

この4点を忘れず、成功ポイント5つを振り返ってシステムの選定を進めていただけたらと思います。

まとめ
これからの受注管理システムはどうなる?

受注管理システムには、エクセル、パッケージ型、SaaSと特徴の異なる形態があり、それぞれコストやカスタマイズ、導入までのプロセスなどに違いがあります。

どれが自社の業種、業務フローにフィットするか、業務改善を実現できるか本記事の「受注管理システムの選び方 5つの成功ポイントと4つの失敗ポイント」を参考に、比較・検討していただければ幸いです。

これからの受注管理システム

今後の受注管理システムはSaaSが中心となると予想されます。

ここ数年でさまざまな業種でSaaSがリリースされ、業種、業務に最適化された利便性と低コストで短期間に導入できるメリットが受け入れられて、大企業だけでなく中小企業にも普及と定着が進んでいます。

ERPなどの基幹に近い部分はパッケージやスクラッチが主流であるのは当面変わらないものの、受注管理をはじめとしたバックオフィス、BtoB ECなどはSaaSが急速に導入されています。

弊社のサービス領域であるアパレル系SaaSにおいても、テクノロジーの進歩に合わせてSaaSが主流となり、さらにSaaS間の連携によってオンラインで業務の多くを行う企業が増え、取引やサービスを通じて取引先や顧客とつながるようになると考えております。

受注管理システムの比較表

エクセルでのシステム化パッケージ型SaaS
(クラウドサービス)
コスト形態経費
(月額利用料金/人件費、委託費など)
資産
(減価償却)
経費
(月額利用料金)
初期投資

外部委託すると高額

×

開発費が高額

開発費がかからない

導入スピード

×

設計や開発などに時間がかかる

×

設計や開発などに時間がかかる

即日で使える
(社内外への共有、周知が必要)

維持コスト

Microsoftへの利用料金に加え、自社内なら技術担当者の人件費、外部委託なら保守費用がかかる

×

管理費、更新費など保守運用費がかかる

月額費のみ、安い。保守費用はかからない。

学習コスト

使い慣れたエクセルで追加の研修は必要最低限でOK

大規模なシステムでは担当部署での研修が必要

短時間で理解できるUI/UXで研修は必要ない

カスタマイズ

ソフトの持つ機能の範囲でカスタマイズできる

自由度の高いカスタマイズが可能

サービス提供会社に依存する

拡張性

高い技術力が必要

自由に選択できる

×

自由な機能拡張ができない

最新性

Microsoft社のアップデートプログラムで更新

×

自社、またはシステム会社に依頼して更新。数年ごとにシステム入れ替え。

サービス提供会社で自動アップデート

セキュリティ

自社内で構築できるためリスクを軽減できる。

自社内で構築できるためリスクを軽減できる。

暗号化、侵入検知、アクセス制限などで安全な通信が可能(サービス提供会社のレベルによる)

他社システム
との連携

高い技術力が必要

要望に沿って開発できる

サービス提供会社による。対応できるSaaSが増えている。

システム障害の
対応

×

自社での対応か、システム会社に依頼する。

×

自社での対応か、システム会社に依頼する。

自社で対応しなくてよい。サービス提供会社が復旧対応する。