受注業務の効率化を進める方法と進め方｜実務へのメリットや影響は？

「受注業務が煩雑で、時間がかかる」
「スピーディーに受注処理を進め、納品までのリードタイムを短くしたい」

このような悩みをお持ちの方も多いでしょう。
業務の工夫次第で受注業務の効率化を進め、業績の向上と顧客満足度の向上につなげることは可能です。

この記事では受注業務の効率化について、効率化する方法や進め方、効率化がもたらすメリットなどをお伝えします。貴社のより良い受注業務の実現にお役立てください。

受注業務の内容は受発注業務とは？ミスが発生するフローを改善、効率化する方法【成功事例】をご参照ください。

「非効率」と感じる受注業務の代表例

日々の受注業務において、「非効率で負担が大きい」「もっと改善したい」といったストレスを感じている方も多いのではないでしょうか？

上記に挙げたような、コア業務に影響を及ぼす業務フローの改善や、ストレスフルな作業負担を削減する目的で、受注業務の効率化が求められています。

受注業務を効率化する5つの方法

受注業務は、5つの方法で効率化できます。それぞれの方法を確認し、貴社に合う方法を導入してください。

連絡、やり取りをITツールのみにする（Eメールやビジネスチャットなど）

受注業務をEメールやビジネスチャットなど、ITツールを用いた連絡、やり取りに絞ることは有効な効率化の方法です。

これらのツールなら例えば、担当者が「今、手が離せなくて対応できない」という状況でも、発注書を受け取れます。

都合の良いタイミングで受注内容を確認できるようになり、電話が鳴るたびに業務が中断して集中力が途切れることがなくなります。

近年ではFAXも電子データで受け取る「ペーパーレスFAX」がよく使われています。

ペーパーレスFAXを使えば、「用紙切れで発注書を受け取れない」といった事態を防ぐことも可能です。用紙の購入費用や処分費用も削減できます。

入力フォームから受注する

入力フォームでの受注は、受注に必要な情報を漏れなく得られるとともに、項目の順番も統一できます。受注内容をデータで得られることも見逃せないメリットです。

紙の発注書のように、Excelやシステムに受注内容を再入力する手間はいりません。

入力フォームで得られた受注データをそのまま、または加工することで、受注内容を正確かつ迅速に共有する、分析するなど受注情報の有効活用が可能になります。

入力の手間も省けるため、ミスの削減や業務の効率化につながるでしょう。

関連記事：受注管理にエクセル、実は不向き？クラウドサービスとの違いは？アパレルを例に徹底分析！

受注処理をアウトソーシングする

受注業務をアウトソーシングすることも、効率化を実現する方法の一つです。

五月雨式に来る発注書の処理を外部の業者に依頼すれば、受注処理でコア業務が中断される心配もいりません。貴社はアウトソーシング先から連携される受注情報を確認し、在庫や納品の処理を行えばよいということになります。

注意点としては、業務上の工夫はアウトソーシング先のノウハウとなりやすい点です。自社に受注業務のノウハウが蓄積されない場合があることはデメリットといえるでしょう。

RPAを活用する

RPA（Robotic Process Automation/ロボティック・プロセス・オートメーション）を用いてオリジナルのシステムを組み、受注業務を効率化する方法もあります。

自社の業務にフィットするシステムを、コストを抑えて作成できることはRPAの強みの一つです。ノーコードに対応するRPAなら、プログラミングの知識が少ない担当者でも、事務的なルーチン作業の自動化など受注業務を効率化できるシステムを作成できます。

一方でRPAは汎用製品ですから、インストールしただけでは何もできません。

受注業務のロジックは、一から十まで自力で組むことが必要になります。システムの作成だけでなく、十分なテストを行うことも欠かせません。

関連記事：RPAとは？向き不向きや業務に活かす方法、AIとの違いをわかりやすく解説

受注管理システムを導入する

受注管理システム、または受発注管理システムの導入は一定の費用がかかるものの、手間なく受注業務を効率化できる方法です。

自力でシステムを組む手間なく、受注業務に対応した豊富な機能を使えることは魅力的です。もちろん利用にあたり、マクロやプログラミングの知識は不要です。

受注業務の知識や経験があれば使える点も、担当者が使い方を覚えやすく、導入効果を得やすい方法といえます。

受注管理システムや選び方は、受注管理システムの失敗しない選び方｜SaaS、エクセル、パッケージ型どれが正解？をご参照ください。

受注業務を効率化する6つのメリット

上述した方法で受注業務を効率化することは、貴社に6つのメリットをもたらします。

いずれも事業をスムーズに運営できる、顧客満足度が向上する、コスト削減や収益向上につながるなど、貴社にとってより良い結果につながるメリットです。

受注業務の工数を削減できる

受注内容をデータで受け取り、他のシステムと連携できれば、受注データの転記作業は不要になります。

例えば、紙で受け取った発注書を受注システムに入力する作業が無くなり、受注業務の工数を削減できます。

転記作業に要していた時間や人員を、他の業務に配分することが可能になり、新たに採用を行うことなく人手不足を解決できる有効な方法の一つです。

転記ミスがなくなり、顧客からのクレーム減少につながる

手入力での受注情報の転記作業は、次のようなデータの入力ミスを犯すリスクがあります。

• 発注者の名称
• 配送先
• 連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
• 商品名、商品コード
• カラーやサイズ
• 数量

顧客からの受注情報をデータで受け取れば、見間違いや聞き間違いが原因となる転記ミスを防止できます。納品時に顧客からのクレームが減ることも、メリットの一つです。

注文内容をすぐに把握、リードタイムを短縮できる

「リアルタイムで受注内容をデータで表示する」システムを使えば、注文内容や受注状況をリアルタイムで正確に把握できます。

紙やFax、電話での受注のように、担当者がシステムやExcelに入力するまで受注内容がわからないといった不便さはありません。受注が急増した場合でもシステムを通して関連する部署や拠点にいち早く共有され、商品の生産数や仕入数を増やす対応を取れます。

受注管理システムによっては、受注後すみやかに在庫を引き当て、出荷作業を進めることも可能です。当日発送といった迅速な出荷を行えるなど納品までのリードタイムを短縮できれば、顧客の満足度が向上し、信頼関係の強化にもつながるでしょう。

クレームや問い合わせに対応するコスト、リソースを減らせる

受注業務の効率化によって迅速、正確に出荷できれば、顧客からのクレームや問い合わせの件数を減らすことができます。

クレームや問い合わせに対応していた工数や費用が削減され、より良いサービスの提供とコスト削減、収益の拡大を両立できます。コスト削減分を価格に反映し、商品の競争力を高めることも可能です。

働きやすい職場を提供できる

「受注が集中する時期は、残業や休日出勤が多い」

このような担当者の悩みも、受注業務の効率化により軽減できます。

業務プロセスの工夫やシステムの活用は余分な工数を削減し、残業時間や休日出勤の頻度を減らすことが可能です。

従業員はプライベートや家族との時間をより多く持てるようになり、ワーク・ライフ・バランスの実現に貢献できます。働きやすい職場を提供できることも、見逃せないメリットの一つです。

ペーパーレス化を実現できる

発注書を郵送やFAXで受け取る受注業務では、「紙が貯まってしまい、保管場所の確保に苦労する」といった悩みが起こりがちです。

受注内容をデータで受け取るように改善できれば「ペーパーレス化」が進み、この悩みはなくなります。紙の使用量を減らせるため、購入と廃棄両方のコストも削減されます。

環境に配慮した企業であることもアピールできるでしょう。

受注業務を効率化する5つの手順

受注業務の効率化を行う手順は、大きく5つに分けられます。

何を行うべきか、項目ごとに確認しながら進め、効果を最大化できるよう実践しましょう。

①業務を「見える化」する

受注業務を効率化するためには、現状の業務をひととおり把握し、見える化（可視化）することが前提です。

発注者が発注内容を送信するところから、商品が発注者に届くまで「いつ、誰が、何を、どのように」業務を行っているか明らかにし、課題や問題点を把握します。

特定の担当者が専任で行う業務も、業務の「見える化」の例外ではありません。

受注業務の効率化は、業務フロー全体を見渡したうえで進めます。属人化の解消も目的の一つとなるでしょう。

担当者が「この業務は私だけが知っていれば良い」と抵抗することも考えられますが、効率化の目的を共有し、情報共有のルールを周知したり、現場の声も取り入れるなど、社内で協力しやすい環境を整えることが重要です。

②受注業務の課題を共有する、優先度も決定する

業務の全容が可視化されると、次のような課題が明確になるかもしれません。

• 何が目的か、よくわからない作業がある
• 作業の時間がかかり過ぎている
• 工夫やツールの導入により、作業を不要にできる業務がある

課題の認識と共有は、受注業務を効率化する第一歩です。

できるだけ多くの課題を洗い出しましょう。ひと通り課題が挙がったあとは、課題ごとに優先順位をつけて、解決に取り組む順番を決めましょう。

関連記事：属人化の解消対策が失敗する原因と標準化を成功させる手順、ITツール

③業務フローや業務プロセスを見直し、誰でも行えるよう標準化する

受注業務を他の人に任せる、またはITツールで自動化する場合は、業務内容を「誰が行っても同じレベルの結果や成果を出せる」作業にする必要があります。

この機会に業務フローや業務プロセスを見直し、誰でも業務を担当できる「標準化」に取り組むことも重要です。

④受注業務の効率化に用いる方法やツールを選定する

受注業務の効率化に活用する方法やツールは、新たな業務プロセスに合っているものを選ぶ必要があります。業務プロセスを可視化・標準化した後で、適する方法やツールを選びましょう。

「著名なツール」「多くのユーザーが使っているツール」は、一つの判断材料に過ぎません。知名度が高くないツールも含めて検討し、貴社の業務プロセスに適する方法やツールを選ぶことをおすすめします。

⑤効率化する方法を実行する、効果を評価する

業務プロセスを可視化・標準化し、新たな方法や導入するツールを選定したのち、受注業務の効率化を実施します。ひと通り取り組んだのち、効果を評価しましょう。

一度の取り組みで、意図する効果を得られるとは限りません。また成功した場合も、結果の分析を行いましょう。

効果のあった取り組みは継続し、問題が生じた取り組みは改善できる体制づくりも、現場の働きやすさに貢献できるでしょう。

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