デジタル技術の進歩と普及によって業種を問わず、企業のワークフローが大きく変わりつつあります。
卸売業も例外ではなく、その変革の重要性は増しています。
この記事では、卸取引のキモともいえる受発注の業務管理をシステム化する「受発注システム」について、基本的な概要や導入する具体的なメリット、システム選定の際に見るべきポイントなどを解説します。
受発注業務の見直しやシステム導入をお考えの担当者様、システムのリプレイスをご検討中の担当者はぜひご覧ください。
卸売、商社、メーカー向け クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター） 国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。 貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。 主な機能 一覧 導入事例
INDEX
受発注システムとは？
受注側と発注側は受発注システムを通してつながり、受発注のやり取りが見える化され、取引情報の伝達や業務フローなどの管理を効率化、標準化し、スムーズな受発注業務を実現します。
また、システム上で受発注データを共有することによって、社内の業務やデータの連携強化にも役立ちます。
販売管理システムと受発注管理
受発注システムは受発注業務のみを管理できますが、販売管理システムは受発注管理をふくめた販売管理全体を一元管理できるシステムです。
受注データを起点に、在庫、納品、請求、入金まで1つのシステムでデータがつながり、国内と国外、受発注とその他の基幹システム、オンラインとオフラインと別々に管理していた業務をまとめることができます。
受注や在庫など販売活動の関連するデータを横断的に集計、分析することで、顧客のニーズを把握したり、新しい商品企画や販売戦略のアイデア、根拠となるデータを得られるのも販売管理システムの利点です。
卸売業が受発注システムを導入するメリット、業務改善例4選
受発注システムを導入することによって、ワークフローはどのように改善されるのでしょうか？
卸売業で起こりがちなトラブルをいくつか挙げながら、具体的な改善例を4点、見ていきたいと思います。
もちろん、これらは一例に過ぎません。
受発注システムはユーザーの業種、ニーズに合わせて様々な機能やサービスが開発されています。自社のビジネスモデルや業務内容に合ったシステムを導入することによって、より効果的な受発注業務の効率化が可能です。
①フォーマットが均一化され、手作業工程が削減される
卸取引を行う企業は、一社で大量の顧客と取引を行っています。
ビジネスモデルや業種にもよりますが、中小規模の企業でも数十～数百、大企業となると数千～数万の取引先をかかえています。
膨大な数の取引先から、それぞれ異なるフォーマットで送られてくる発注書を一枚一枚、自社の基幹システムに取り込む作業は単純に手間がかかる上、入力ミス、重複や読み間違いといったヒューマンエラーが発生しやすく、アナログの業務管理はこれまで効率化のボトルネックとなっていました。
受発注システムを利用することで、取引先からの発注ルートをシステム経由のみに一本化できます。
ExcelやFax、メール注文も受発注管理システムに登録すれば、すべての受注を1つのシステムで管理することができます。
注文確認書や請求書、納品書は受注データをもとに自動で作成・更新され、転記の作業が大幅に削減されます。
また、在庫や生産など他の基幹システムと連携すれば、同様に転記することなく正確にデータを共有できます。
情報の漏れや遅れも減り、電話応対をはじめとした受注まわりの業務を常に新しい情報で進められるなど、スムーズな取引の実現が期待できます。
②受注機会の増加
「発注したいタイミングで担当者に電話がつながらない」
「取引先と営業時間が合わず、思うように受発注のスケジュールを管理できない」
卸取引の現場でおこりがちだったこのような機会損失も、システムの導入によって改善されます。
受発注システムはオンラインで24時間いつでも発注できます。
卸売では、
顧客は営業時間や時差にしばられることなく、電話連絡なども省略して、システムを通して商品の詳細を確認し、発注を完了することができます。
自由度の高いオンライン発注は、発注チャネルや顧客接点の多様化による利便性の向上だけでなく、顧客の発注作業への負担、心理的ハードルを下げ、受注機会の増加が期待できるでしょう。
また、ヴィジュアル表現の機能が充実した受発注管理システムは、顧客が商品の詳細を視覚的に、直感的に検討でき、発注動機を高めることに役立ちます。
- 動画の商品説明、機能紹介
- 高精細画像の多段階ズーム表示
- 3D、360°画像（回転で立体的に表現）
オンライン発注では、商品をよりくわしく、具体的に表現、訴求できているかが重要です。
実際に見るのと遜色のない情報量の提供に力を入れた受発注管理システムは、発注機会の増加だけでなく、顧客への信頼強化にも役立つことでしょう。
細部まで鮮明に表現できる、高画質の多段階ズーム機能（クラウド販売管理DEXTRE）
動画や3D、360°画像が掲載できる商品ページ（クラウド販売管理DEXTRE）
④伝票、書類を発行する作業工程を短縮できる
卸取引では、受注側と発注側はさまざまな書類をやりとりします。
発注書、納品書、請求書といった基本的な伝票類に加え、海外の顧客に商品を輸出する場合はコマーシャルインボイスやパッキングリストといった貿易書類など、業種や商慣習によって必要な書類があります。
こういった伝票や書類をすべて手入力、手書きで作成していると、手間がかかる上、ミスの温床にもなってしまいます。
受発注管理システムなら、受注データを起点に各種書類を自動で発行可能です。
取引の途中で、内容が変わっても、受注データを変更すれば、関連する伝票や書類の情報も更新され、転記ミスや変更を忘れてしまうことを防止できます。
業務効率化につながるのはもちろん、ペーパーレスや管理コストの削減にも効果的です。
④顧客の発注ミスや認識違いを防止、自動化
卸売の取引では受注ばかりでなく、発注もまたミスの温床となりやすいワークフローです。
例えば、次のようなヒューマンエラーや属人化によるトラブルがあげられます。
- 電話の聞き間違い、FAXの読み間違いによる見積り内容の誤解
- 型番や商品名の似た商品の誤発注
- 納期の勘違いによる発注遅れ
- 不透明な在庫状況の伝達による過不足のある発注
受発注システムの発注機能では、顧客は過去の発注履歴やお気に入りリストから発注できるため、ヒューマンエラーが生じる余地がありません。
在庫管理システムとの連携や、在庫と受発注の管理ができる販売管理システムであれば、顧客に正確な在庫状況を共有できます。
在庫販売以外にも、受注販売やバックオーダー、予約販売、委託販売に対応しているシステムであれば、より多様な発注方法を顧客に提供できるでしょう。
また、見積書や注文確認書（オーダーコンファメーション）はオンラインで発行・承認できるため、到着を顧客に確認する手間も省け、発注プロセスの簡略化にもつながります。
卸売向け受発注システムを選ぶポイント5選
では、卸売に適した受発注システムを新しく導入する、または移行する際に、重要な選定ポイントを5点お伝えします。
①クラウド型の受発注システムを選ぶ
クラウドはオンラインで利用できるシステムで、業務や業種に合わせた機能を提供しています。
短期間で使い始めることができ、メンテナンスやアップデートはシステム提供会社が行うので、導入時や利用中に技術的、時間的なリソースを割く必要がありません。
初期費用は無料、月額数万円程度から利用できるクラウドサービスは、中小規模の卸売ビジネスを展開する企業が受発注管理をシステム化する際、オンプレミスなど高額なシステムと比べ、優先的に検討されるケースが多いです。
また、クラウドは場所を問わず、スマートフォンやタブレットからも受発注システムにアクセスできます。
国内外の顧客への利便性の提供のほか、各拠点の担当者の生産性、営業や商談での取引や状況確認という観点からも、クラウド型の受発注システムが社内外にもたらすメリットは少なくないといえます。
「IT導入補助金2024」の対象ツールとなっているクラウド型の受発注システムも多くあります。
補助対象となる中小企業、小規模事業者であれば、制度を活用したシステム導入を検討するのも良いでしょう。
②卸売に適した機能があるかどうか
受発注システムは数多く存在しますが、卸取引に必要な機能があるかどうかを必ず確認しましょう。
特に、卸取引の受発注業務において重要な「価格設定」と「在庫管理」に関連する機能の充実は大きな選定ポイントとなります。
具体的には、次のような機能が必須となります。
- SKU単位で複数の価格を設定できる（製造原価（仕入原価）、小売価格、卸価格、上代価格、インコタームズ2020に準拠した卸価格（EXW、DDP、FOB）、消費税率、関税、そのほか任意の税率など）
- 顧客ごとに価格や提案商品、取引条件、支払い条件をこまかく設定できる
- 在庫データをSKUごとに管理できる
- 過剰在庫や在庫不足を知らせるアラート機能
- 商流や商習慣に合わせた販売チャネル、伝票フォーマット
さらに、売上データを多角的に集計・分析できる機能や、顧客とのコミュニケーション、情報発信やキャンペーン案内などのマーケティング機能など、ビジネスの成長をサポートする付加価値の高い機能も見るべきところといえます。
③自社の業種、業務内容に特化している
特定の業種やビジネスモデル、商習慣に対応した「特化型」の受発注システムが主流になりつつあります。
例えば、卸売業や商社、メーカーの卸取引に特化したシステムであれば、先述したような機能が充実しています。
アパレルに特化した受発注システムなら、オンライン展示会やWEBオーダーカタログでのビジュアル表現の重視した機能やレイアウトが考慮されています。
輸出取引を行う企業に向けたシステムは多言語多通貨に対応しており、顧客ごとに表示言語を変えたり、SKU単位で通貨を設定できます。
他にもコマーシャルインボイスやパッキングリスト、クレジットノートなど輸出書類の作成、インコタームズや関税率を顧客ごとに紐づけて管理することができます。
食品製造業が利用するシステムは、消費期限の管理や栄養成分、アレルゲンなどの情報追加、原産地から消費者までのトレーサビリティ機能などの充実に力をいれています。
自社の業務フローに合った特化型の受発注システムを選定することは、システム導入が成功するかどうかを左右します。
実務で安定的に運用できてこそ、新しいシステムは社内外で浸透、定着していきます。
無料体験や事前ミーティングを通して、自社の課題を解消できるか、業務にフィットしているかを確認しましょう。
④外部システムやソフトウェアと連携できるか
現在運用中の基幹システムやソフトウェアがある場合、スムーズな連携の可否について必ず確認しておくようにしましょう。
うまく連携できなかった場合、システム間のデータのやり取りに余計な手作業工程が生じてしまい、かえって業務が非効率化してしまう恐れがあります。
システム連携の方法には主に、API連携とCSV連携があります。
API連携は、
- システム間でデータが自動的に共有される
- 連携元の機能を一部利用できる
など、さまざまなメリットがありますが、ソフトウェアの種類によっては連携が不可能だったり、APIの開発費用が追加発生することもあり、事前に具体的な連携機能を確認しておきましょう。
CSV連携はExcelなどのCSVファイルのやりとりを通じて行うシンプルな連携方法ですが、受発注システムによってはCSVのインポート・エクスポートの形式が決まっている場合があります。
CSV連携の機能確認は、インポート・エクスポートの形式をカスタマイズできるか、テンプレート化できるかの可否に気を配るようにしましょう。
⑤使いやすい、覚えやすい
最後に、基本的なことですがシステムの「扱いやすさ」を重要な選定ポイントとしてあげたいと思います。
受発注システムは自社のスタッフだけでなく、取引先の担当者も利用します。
システム経由の発注は取引先にとってもメリットが大きいとはいえ、発注方法を変えてもらうわけですから、使いづらいシステムは定着せず、使われないままになる恐れがあります。
なるべくシンプルなUI（ユーザーインターフェース）、「次に何をすればいいかわかる」「やりたい業務がすぐに始められる」といった直感的な操作性など、学習コストをかけずに理解できる覚えやすいシステムを選ぶようにしましょう。
専属の担当者がつき、業務内容にあった利用方法の提案や研修の実施、オンラインミーティング、フィードバックの反映などサポートに力を入れているシステムもあり、こうしたサービスの有無を判断材料にするのもおすすめです。
受発注業務のシステム化は、少し前まで高額な費用がかかるサーバーやソフトウェアを自社で運用する必要があり、容易に手が出せませんでした。
しかし、今はクラウド化の流れを受けて、企業規模を問わずコストをおさえた導入が可能になっています。
多くのクラウドサービスは無料体験を設けています。扱いやすく自社に適したツールかどうかを期間中に社内で評価、判断して導入を決めると良いでしょう。
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）はIT導入補助金2024 「インボイス枠（インボイス対応類型）」の対象ツールです。
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卸取引の受発注業務に最適された機能が充実しており、販売管理業務を一元管理できる効率的な環境を構築できます。
リッチなビジュアルで商品を訴求できるクローズドBtoB ECは、顧客ごとに価格や商品を組み合わせて、受発注から入金までオンライン取引を完結できます。
API、CSVでのシステム連携、データ連携も可能です。
在庫や会計などの基幹システムとデータを同期・活用していただけます。CSV連携は出力先のフォーマットに合わせてカスタマイズしたデータの受け渡しや、テンプレート化することでシンプルに移行できます。
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
