受注管理は商品やサービスを販売する企業活動の根底をなす重要な業務ですが、煩雑化やヒューマンエラーが特に起こりやすいプロセスでもあります。
この記事では、そんな受注関連のトラブル防止に役立つ受注業務の自動化、システム化について解説します。
- 受注管理とは？
- 「受注管理をシステム化する」とは？
- システム化によって業務がどのように変わるのか
- 受注管理システムを選ぶ重要な3つのポイント
受注管理業務の改善、効率化にご興味をお持ちの方は、ぜひ最後までごらんください。
卸売、商社、メーカー向け クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター） 国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。 貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。 主な機能 一覧 導入事例
INDEX
受注管理、受注業務とは？
受注管理とは、販売管理の一プロセスで、顧客から注文を受け、商品を出荷するまでの業務を指します。
受注管理の業務内容は業種やビジネスモデルによって異なりますが、主に
- 見積書の作成
- 取引契約の締結
- 受注データの入力、管理
- 在庫、納期の確認と連絡
- 注文請書、受注伝票の作成
- 出荷指示、納品
などの業務があります。
受注管理をシステム化でなにができる？
受注管理のプロセスはITツールを用いてシステム化することが可能です。
最近は受注管理のみのシステム化は少なく、受注管理機能がふくまれた「販売管理システム」の導入が中心となっています。
システム化によってこれまで紙や手入力で行っていた業務の自動化、効率化が実現します。
例えばリードタイムが短縮され、受注から納品までのスピードアップが見込めます。
また、発注書や請求書などの帳票、受注条件と価格といった取引内容をシステム内で登録、更新、連携して一括管理できるため、受注まわりの業務が大幅に効率化することでヒューマンエラーの削減が期待できます。
受注管理のシステム化は高額な初期費用と維持費が必要なオンプレミスから、比較的安価に利用できるクラウドが主流となり、受注業務のシステム化が販売管理システムの導入によって進んでいます。
クラウド型の受注管理システム
クラウドは利用コストを抑えられるだけでなく、
- システムの開発・保守の必要がない
- 初期費用がかからない
- ネット環境があればどこからでも利用できる
- アップデートやメンテナンスをベンダー側に任せられる
といったメリットがあり、とても利用しやすいツールです。
クラウドのITツールは大企業はもちろん、中小企業や小規模事業者、個人事業主でも受注業務のシステム化が一般化しつつあります。
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受注管理のシステム化でなにが改善できる？
システム化によって改善されるワークフローのうち、代表的なものを4つあげてみます。
紙やExcelでの受注管理に限界を感じているなら、システムの導入を検討する段階にあるかもしれません。
①発注形式が統一される
従来の受注管理では、口頭での注文、電話やメール、FAXなど異なるフォーマット（テキスト、手書き、音声）を受注のたびに一定の形式に手作業で変換して対応しなければなりませんでした。
アナログな手順をふくむ受注管理は、次のような煩雑化が招くトラブルが起こりやすくなります。
- 電話の聞き間違い
- FAXの読み間違い
- 受注メールが他の未読と混在する
- 不明瞭な事実確認（「言った言わない」など）
- 迷惑メールフィルターに振り分けられて未確認になる
受注管理のシステム化は、このような問題を解決します。
受注システムから顧客に発注してもらうことで、発注形式が統一され受注情報の抜けや漏れを減らすことができます。
顧客には発注方法の変更に対応してもらうことになりますが、受注システムからの発注は電話やメールに比べて簡単かつ、いつでもどこからでも行える利便性を提供できます。
システムの導入にあたり顧客の理解と同意を得る必要はありますが、受注管理のシステム化は顧客にとっても大きなメリットをもたらすといえるでしょう。
②転記ミスを削減できる
受注管理はヒューマンエラーが起こりやすいプロセスです。中でも多いのが転記ミスです。
例えば、発注書のフォーマットが統一されていないと、発注書（紙、PDF、Excelなど）から自社システムに受注データを入力する際に打ち間違いや入力漏れなど転記ミスが起こりがちです。
繁忙期に増える転記によるトラブルに頭を抱えている担当者の方も多いのではないでしょうか。
受注管理システムを導入することで、こういった発注書をはじめとした受注データの管理を自動化することができます。
受注システムを通した顧客からの発注、CSVファイルの出力やAPI連携といった機能を利用することで、受注データは他のソフトやシステムに共有、同期されます。
面倒な転記作業は不要になり、ミスが生じる余地もなくなります。また、納品書や注文請書などの受注関連の書類は、受注データを起点に簡単に作成できます。
煩雑な手作業工程の大幅な削減により、スタッフのパフォーマンスの向上や付加価値の高い業務へのリソース配分など、さまざまな効果が期待できます。
③スムーズな会計業務
受注管理のシステム化は、売り上げや収益の集計など販売活動の計測がリアルタイムで正確に行われます。
未計上の取引の見落としや仕訳の誤りなど起こりがちな会計業務のミスが削減されます。外部の会計ソフトとの連携も、APIやCSVで実現できます。
また、顧客にも専用のページを設けてシステムを利用してもらうことで取引の内容や進捗がリアルタイムで共有されるため、在庫の状況や請求・入金のプロセスが見える化され、信頼性の向上につながります。
納品書や請求書、注文請書、貿易書類などのペーパーレス化は、書類の紛失の防止に役立つのはもちろん、2024年1月1日より改正された電子帳簿保存法（電子取引データ保存の義務化）への対応においても、受注管理のシステム化は大きなメリットがあります。
④多様な発注ニーズに対応できる
BtoBの取引では、大量発注や小ロット発注、顧客ごとの取引条件と価格設定など多様な発注ニーズに対応する必要があります。
受注側は顧客の発注内容にあわせて、個別に取引を管理しなければなりません。複雑な条件の組み合わせを手入力や紙で管理していると、業務の煩雑化やミスの温床になりがちです。
自社のビジネスモデルや商慣習に合った受注管理のシステム化が実現できれば、
- 顧客ごとの掛け率や割引率、デポジット率の設定
- 国内取引と海外取引で通貨や取引条件、発行書類を変える
- 1つの商品に卸価格や輸出用価格など複数の価格設定
といった、顧客ごとに条件が異なる取引を1つの販売管理システムで納品、入力まで一元管理ができます。
多様なニーズ、イレギュラーな取引にも対応できる環境を構築することで、機会損失の防止や顧客満足度の向上などが期待できるでしょう。
受注管理をシステム化する3つの重要ポイント
受注管理をシステム化するにあたり、販売管理システムをはじめとして受注業務を効率化するITツールが数多くリリースされています。
その中から自社に導入するシステムを選ぶ際は「受注管理ができるシステムなら何でも良いのか」というとそうではありません。
最後に、自社向けの受注管理ツールを選定する重要なポイントを3点ご紹介します。
1.自社のビジネスモデルに合っているか？
自社の業種、商習慣、ビジネスモデルや業務フローに合った受注管理システムは、システム化にとどまらない費用対効果を期待できます。
特に中小企業であれば、業種や特化した販売管理システム、受注管理システムは広範な周辺業務の効率を改善できるでしょう。
例えばクラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は国内外の卸取引に特化した販売管理システムです。
顧客ごとに多様な取引条件を紐づけて価格を設定した受注ができたり、SKU単位での製品マスターと在庫管理で納期や仕入れの出入庫を自社のルールに沿って管理できます。
その他にも、卸取引に欠かせない受注まわりの業務をWEB受注から入金まで一元管理できる機能がそろっています。
クラウドタイプの販売管理システムは、業種ごとの商習慣を再現できる機能が容易されています。
選定の際は、自社のワークフローとの親和性やカスタマイズ性（機能の細かさ、幅広さ）をじゅうぶんに確認しましょう。
2.既存のソフトやシステムと連携可能か？
在庫管理や請求管理などのワークフローを既にITツールによってシステム化しているなら、受注管理システムとの連携がスムーズに行えるかどうかが重要な選定ポイントになります。
システム間が連携できれば、相互のワークフローがつながりデータが共有され一元管理できるようになります。
自社の基幹システムと販売管理システムを連携して最新の受注状況を関連部署とリアルタイムで共有したり、会計ソフトと連携できれば受注データや請求データを手作業を介さず正確に同期することができます。
他にも、受注管理でありがちな在庫の確認不足による欠品や納期遅れの回避に役立つほか、在庫管理業務の属人化防止にも効果があります。
システム間の連携がスムーズにできなければ、データ移行の余計な手作業工程などデメリットが生じ、その分費用対効果が薄くなってしまいます。
- API連携が可能か
- 既存システムのフォーマットに合わせたCSV連携が可能か
などデータ連携の有無と、対応可能な連携方法か、どんなデータを連携できるかを見ると良いでしょう。
3.使いやすいか？
ITツールは、覚えやすく使いやすい操作性がとても重要です。
せっかく導入したシステムも、社内で浸透して安定的に運用できなれば意味がありません。
取引先がシステムを通して発注できるクローズドBtoB ECの機能を活用するなら、取引の理解や協力も必要になるため、誰もがストレスなく使えるかどうかは大きな選定要因となります。
- 何をすればいいか直感的に理解できるUI
- スムーズな画面遷移
- 操作マニュアルやQ＆Aが充実している
などといった基本的な操作性はもちろん、サポート体制がじゅうぶんに整っているかを気を配るようにしましょう。
チャットやメール、電話だけでなくオンラインミーティングや研修会の実施、データの移行・連携の代行サービスなど導入前から専任の担当者による直接的なサポートが充実しているところもあります。
特にITツールの利用になれていない場合は、サポートの手厚いシステムの選定をおすすめします。
多くのクラウドサービスは無料体験が設けられています。
実際に操作性を確かめて、自社の業務フローを再現できるか、連携やサポートはどうかなどをじっくり検討してから導入を決めることが大切です。
まとめ
商取引に欠かせない受注管理業務は
- アナログな管理方法で受注をさばききれない
- 受注データの転記作業がリソースを圧迫
- 些細なヒューマンエラーが納品ミスなど大きなトラブルにつながりやすい
といったさまざまな課題を抱えてもいました。
こういったトラブルが顕在化、長期化してしまっているなら、受注管理のシステム導入によってワークフローを大幅に改善できる可能性があります。
システム導入にはコストやユーザビリティだけでなく、自社の商習慣との親和性やカスタマイズ性の高さ、既存システムとの連携に注目して選定を進めてみてください。
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は、卸取引、輸出取引の受注管理が充実した販売管理システムです。
この記事でご紹介した受注管理の機能をはじめ、国内外で取引を行う卸売、商社、メーカーの販売活動に必要な業務管理機能を自社のルールやワークフロー、商習慣に合わせてお使いいただけます。
クローズドBtoB ECでのオンライン受注と、オフライン受注（電話、Excel、Faxなど）をDEXTRE1つでまとめて管理できます。基幹システムや外部ソフトとAPI連携が可能で、より正確にスピーディーに、データを共有・活用いただけます。
サポート体制に力を入れ、専任の日本人担当者が無料体験の期間中から導入後も、社内外への浸透を支援しております。
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
