在庫管理業務では、欠品はもちろん、過剰在庫といったリスクへの対応が求められます。
特に、消費期限のある商品を扱う食品業や需要の変化が激しいアパレル業では、過剰在庫が不良在庫に転じやすいため、在庫の管理体制を整え、適正在庫を維持する必要があります。
この記事では、在庫管理の基礎となる考え方から、在庫トラブルに対する具体的な解決策、改善に役立つツールなどをご紹介します。
在庫管理にお悩みの方や、ワークフローの改善を検討されている方はぜひ最後までご覧ください。
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在庫管理の基礎
在庫管理とは、商品の需要に合わせて適切な在庫量を維持できるよう、どの商品がどれくらい、どの場所にあるかを正確に把握し、管理する業務全般を指します。
在庫管理の業務内容は企業や業種によって異なりますが、基本的には次の業務があげられます。
- 入出庫管理（商品の搬入・搬出を確認、記録）
- 各拠点の在庫数の更新・共有・調整
- 在庫の引き当て、確保
- 棚卸し
- 在庫状況の記録と分析、共有
- 倉庫内の商品情報管理（品番やロケーションなど）
- 在庫回転率の計測・改善
- 売上データに基づいた発注業務
在庫管理の目的と重要性
適正在庫
在庫管理の目的は、企業にとって最大の利益が見込める在庫量「適正在庫」を維持することにあります。
欠品は販売機会の損失や顧客からの信用失墜につながります。
過剰在庫も、在庫管理コストの増加やキャッシュフローの悪化、不良在庫化による破棄コストの発生が企業に損益をもたらします。
適正在庫を維持する上で重要なポイントは、こうした欠品と過剰在庫によるリスクを未然に防ぐためにも、安全在庫やサイクル在庫の量を設定し、需要による変動を管理することです。
在庫管理がもたらすメリット
適正在庫が計画的に維持されていれば、売れるまで時間のかかる商品の保管費やスタッフの残業代といった在庫管理コストが発生しづらくなります。
また、急な需要変動やイレギュラーな発注があった場合でも、欠品になることなくスムーズに出荷対応ができます。
加えて、適正在庫を維持する上で、売上データと顧客の購買動向の分析が蓄積され、精度の高い需要予測が立てやすくなるメリットもあります。
このように、適切な在庫管理は単なる商品の品質管理や数量の調整だけでなく、サプライチェーン全体の活性化と円滑化に貢献し、長期的に事業の成長を支える重要な業務なのです。
在庫管理がうまくいかない3つの理由
販売活動の根幹ともいえる在庫管理ですが、運用に問題を抱えている企業は少なくありません。
なぜ在庫管理がうまくいっていないのか、特に慢性化しやすい課題から3つの理由が考えられます。
ヒューマンエラーが頻発する
在庫管理がうまくいかない理由のひとつが、ヒューマンエラーです。
今でもアナログな方法で在庫管理を行っている企業が少なくないためか、ヒューマンエラーと在庫トラブルは根深い関係になっています。
- データの打ち間違い
- 商品数の数え間違い
- 発注のし忘れ
- 転記ミス
- 伝達ミス
これらのミスは、膨大な数の商品データを複数のワークフローごとに逐一管理しなければならない在庫管理では起こりやすく、すべてを人力でミスなく管理するのはほぼ不可能といえます。
ヒューマンエラーの起こりやすい在庫管理の業務フローは、適正在庫の維持が困難なほか「正しい入出庫データが蓄積しないため需要予測が立てづらい」「煩雑な業務が負担となり、従業員満足度に悪影響を与える」などデメリットが収益を圧迫することにつながるため、改善が必要です。
データ共有が遅れる
リアルタイムな在庫の情報は、商品の流通に関わるすべての担当者にとって必要不可欠です。
例えば、営業部門なら顧客からの見積もり依頼に対して、最新の在庫状況に基づいた納期をふまえた提案が欠かせません。
購買部門であれば、発注タイミングの調整や、入荷スケジュールに関する仕入れ先との交渉の場で、正確な在庫データを把握できていなければなりません。
ところが、すべての担当者がいつでも最新の在庫状況が正確に把握できる在庫管理の仕組みづくりができている企業は、それほど多くはありません。
その一因として、在庫管理をExcelで運用していることがあげられます。
多くのパソコンに標準インストールされているExcelは、ビジネスパーソンが操作に慣れており、高機能でさまざまな業務を管理できる優れたツールですが、端末をまたいだリアルタイムなデータの更新・共有が難しいため、在庫管理の適性はあまり高くないのです。
他にも、Excelによる在庫管理は「データ更新に手入力が必要で業務が煩雑化しやすい」「高度な運用には専門知識が必須で業務が属人化しやすい」といったデメリットもあります。
こうしたExcelの弱点を克服するべく、「脱Excel」をアピールした在庫管理ツールが数多くリリースされ、在庫管理のアップデートが行われています。
販路や拠点をまたいだ在庫管理が困難
複数の販路や拠点もつ企業では、横断的な在庫管理に問題が生じます。
それぞれの拠点や販路で異なる在庫状況を正確に把握し、在庫量に変更があった際はスピーディーに各拠点、各販路で共有できる業務フローでなければ、欠品など在庫トラブルが起こりすくなります。
EC事業の展開が一般化し、複数の販路をもつ企業や事業者がますます増えています。
ネットショップは実店舗に比べ容易に開設できる反面、より多くの顧客接点を作り、売上の拡大を目指すなら複数のショップ運用が必須となりますが、ECプラットフォームをまたいだ在庫管理が複雑化しやすい問題があります。
モノを売る企業として競争力を高めて生き残っていくには、複数チャネルの在庫を一元管理できるシステムの導入や、常にリアルタイムな在庫データを共有できる仕組みづくりが重要となります。
在庫管理に役立つ方法
実際に上述したような在庫管理の問題を改善する方法を3つご紹介します。自社でも検討できないか、ぜひ参考にしてみてください。
「在庫管理システム」で情報共有を自動化、スピードアップ
スムーズな情報共有には、在庫データが必要となるすべての担当者が、いつでもどこからでも最新の在庫データにアクセスできる環境づくりが重要です。
各拠点の担当者が正確な在庫データをリアルタイムに把握できるメリットは、在庫管理業務の効率化に大きく貢献します。
- 迅速な顧客対応
- リードタイムを短縮
- 在庫管理業務の属人化防止
- 精度の高い需要予測
実現する具体的な方法として、在庫管理システムの導入があげられます。
在庫管理システムは、各拠点の担当者がいつでも最新の在庫データを一覧で確認できます。
複数拠点の在庫データを一元管理できるほか、需要予測や返品処理など、在庫管理業務を自動化できる機能が搭載されています。
ハンドスキャナーと連携すれば、入出庫や棚卸での確認作業を自動化できるなど、システム化する業務の範囲を拡張させることも可能です。
在庫管理システムは、面倒な手作業工程の削減、ヒューマンエラーの防止に大いに役立ってくれるでしょう。同様の機能は、販売管理システムにも搭載されており、受発注や入出荷を起点とした在庫管理から、納品、請求、入金と取引全体を一元管理することができます。
「発注ルール」を取り決めてミスを予防する
発注に関するルールを設定し、社内で共有することで、発注ミスや倉庫内作業で生じる情報共有の遅れを予防することができます。
発注ルールの決め方には、次の3つが代表的です。
ABC方式 | 商品のカテゴリを「A（最も需要が高く、常に在庫が切れないよう補充する商品）」「B（安定した需要があり、定期的な発注が必要な商品）」「C（需要が高くなく、最低限の在庫数で足る商品）」に分類し、カテゴリごとの発注基準を明確にする。 |
| 定量発注方式 | 特定の在庫数（発注点）を決めておき、その値を下回ったら一定の商品数を発注する。「発注点方式」とも呼ばれる。 |
定期発注方式 | 毎月1日など、タイミングを決めて定期的に発注する。 |
定量発注や定期発注を行っている在庫商品なら、在庫管理システムや販売管理システムで発注を自動化したり、アラート機能を利用してより効率的に、ミスなく管理することも可能です。
「EC一元管理システム」で複数ECの在庫をまとめて管理
ECを運用しているなら、複数のECサイトを横断して一元管理できるシステムの導入がおすすめです。
ECプラットフォームやECサイトの在庫データや受注データ、商品登録などをEC一元管理システムでまとめて管理でき、共有や更新を自動化することが可能となります。
商品が売れる度に他のECの在庫数を調整したり、それぞれの管理画面を行き来して受注データを確認する作業から解放され、より生産性の高いコア業務に集中できます。
ほかにも、受注確認メールの自動送信やECモール内のSEO対策、返品やキャンセルによる在庫や売上変動の自動反映など、効率的なEC運用に役立つサービスがそろっています。
在庫管理システムや販売管理システム、基幹システムと連携すれば、EC以外の販路との情報共有ができ、BtoBとBtoC、卸売と小売など、事業全体で在庫や受注を管理、分析できる環境を構築できます。
クラウド在庫管理システムの導入がおすすめ！
在庫管理はワークフローが煩雑化しやすく、リアルタイムな情報共有が難しいという問題があります。
このような課題は中小企業、小規模事業者で顕在化しており、そういったニーズに応えたITツールが数多くリリースされています。
ITツールによる在庫管理の効率化、自動化を検討されているなら、「クラウド」や「SaaS」として提供されている在庫管理システムや販売管理システムの導入をおすすめします。
クラウド型は、インターネットを通じてサービスの提供者（ベンダー）が構築したシステムを利用します。初期投資やランニングコストをおさえて、在庫管理を効率化、自動化できる機能を利用できます。
インターネット環境さえあれば、アカウントを持つ担当者は、どこからでもシステムを利用して最新の在庫データを確認できる点も、クラウド型が在庫管理業務と相性が良い理由です。
アップデートやメンテナンスをベンダー側に任せられる上、利用料金を月額数千円～数万円程度と比較的安価に抑えられるクラウド在庫管理システムは、中小企業、小規模事業者を中心に活用する企業が増えています。
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在庫管理機能は卸売の業務内容や商習慣を反映しており、入出庫管理はもちろん、顧客ごとに在庫を割り当て、自社の商流やロケーションの移動ルールに沿った細かな在庫管理ができます。
また、受注生産やバックオーダー、「貸出・返却」など委託販売（消化仕入れ）にも対応できる機能も充実しています。
EC一元管理システムネクストエンジン、ECプラットフォームShopifyをはじめAPI、CSVでの在庫連携、その他、さまざまなシステムとの連携が可能です。
ビジネスの競争力を高めて優位性を維持するには、在庫管理を始め業務プロセスのシステム化、自動化できているかが、重要な基盤となります。
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