入出庫管理は、在庫管理業務のひとつです。
商品の入庫、出庫を記録し管理することは、在庫状況の正確な把握や適正在庫のコントロールに欠かすことのできない業務です。
この記事では入出庫管理について、業務の流れや起こりがちなトラブル、問題解決に役立つITツールについて解説します。
入出庫管理の効率化、在庫管理全体の改善を検討されている方は、ぜひ最後までご覧ください。
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入出庫管理とは？
入出庫管理とは、在庫商品の出し入れの際に品番、数量、日付などの履歴を記録・保管する在庫管理の業務のことです。
入出庫を正確に管理する重要性は、次のような点にあります。
- 入出庫の履歴、在庫量を正確に把握できる
- 不良品や計上時の過不足を発見できる
- ミスやトラブルに早期に対応できる
- 決算時の棚卸作業がスムーズにできる
例えば、入出庫の後に不良品が発見されたとしても、品番などから時期やロットの特定が容易にできるため、一斉点検や商品回収などのリカバリー対応がとりやすくなります。
また、正確な在庫データは、欠品や過剰在庫のリスクを抑える上でも大いに役立ちます。
入出庫管理は在庫管理において基本的な作業であると同時に、関連業務を幅広く支える重要なワークフローといえます。
入出庫管理で起こるトラブルと原因
入出庫管理はしばしば「単純作業」と言われることもありますが、実際は膨大な在庫商品の記録管理や迅速な対応力や精度が求められ、ミスやトラブルも発生しやすい業務です。
人的なミスや属人化など、手作業や特定の人的リソースに依存した入出庫管理では、特に顕著になりがちです。ミスが起こりやすいだけでなく、入出庫をふくめた在庫管理全体でみても人件費や光熱費などコスト増加が生じることになります。
入出庫管理において、特に発生しやすいトラブルや理由をまとめました。
トラブルが慢性化し、従業員に負担がかかり現場は疲弊してしまっているなら、入出庫管理を一度見直してみることをおすすめします。
ヒューマンエラーの頻発
入出庫管理において、何よりも課題となるのがヒューマンエラーです。
頻繁に行われる入出庫の度に、膨大な量の在庫商品の状況やスケジュールを記録するのは、非常に煩雑かつ集中力を要する業務です。
数量の計上や検品での数え間違いやカウント漏れ、データ入力での入力ミス、入力忘れなどヒューマンエラーが起こりやすい作業は、在庫差異や納品時のトラブルにつながります。
入出庫管理のワークフローに手作業が多いと、ヒューマンエラーを防ぐ対策や改善にどうしても限界があります。
手書きの在庫管理表やパソコンへの手入力で入出庫管理を行っているなら、ワークフローの見直しやITツールによる効率化、自動化を検討すべきでしょう。
業務の属人化
「入出庫管理の全体的な流れを把握している従業員がいない」
「入出庫の状況や業務を特定の従業員だけが把握している」
このように属人化してしまった現場では、担当者に不在時に発覚した不良品や計上ミスなどに対応できず、業務が止まったり、リードタイムが伸びる結果を招きます。
加えて属人化は、担当者の休職や退職による業務の空白、引き継げる人材の不足といったリスクもはらんでいます。長期的に安定した入出庫管理をには、属人化の解消は避けては通れない課題です。
リアルタイムに在庫状況を確認できない
入出庫の履歴や在庫状況を正確に管理できていたとしても、在庫データが必要な従業員にリアルタイムに共有できなければ、入出庫管理がうまくいっているとはいえません。
入出庫や在庫の情報は在庫管理の現場だけでなく、他の拠点や部署にとっても重要だからです。
例えば、商談を円滑に進めたい営業担当者にとって、現在の在庫量をその場で確認できなければ「受注したのに、在庫があると思っていた商品がなかった」といった事態が起こります。
入出庫が紙や倉庫内のパソコンだけで管理しているために、在庫データの共有にタイムラグがあることは、受注が失われるだけでなく、顧客からの信用失墜にもつながりかねません。
在庫データのリアルタイムの共有は入出庫をはじめ「どこに、何が、いくつあるのか」在庫状況を見える化し、スピーディーで精度の高い在庫管理を実現します。
入出庫管理を効率化するITツール3選
コストとリスクを抑えた、効率的な入出庫管理にはITツールを活用した入出庫管理が必要不可欠になります。
入出庫管理と相性の良いITツールを3つご紹介します。
特に、先述した課題が在庫管理の現場で顕在化してしまっているなら、次のようなITツールの導入をおすすめします。
Excel
Excelは入出庫管理、在庫管理をデジタル化する代表的なITツールのひとつです。
Excelは、法人向けPCの大半に標準インストールされており、高度な技術や専門知識がなくても基本的な操作ができるなど、導入ハードルが低い点がメリットです。
Excelに詳しい従業員がいれば、関数を使った計算や自動処理で入出庫管理をある程度システム化することも可能です。世界的に普及しているExcelは、多くのソフトウェアやシステムが連携に対応している点も使い勝手が良いです。
反面、手入力が発生しやすく入力ミスや漏れなどヒューマンエラーが生じる点はExcelのデメリットといえます。
また、高度な技術や専門知識を必要とするシステム化や複雑な処理で運用しているExcelは、担当者以外が修正したり引き継ぐことが難しく、属人化が進みやすいツールといえます。
高機能で導入しやすいITツールではあるものの、本格的な入出庫管理のデジタル化を目指すならExcel以外のITツールを利用するか、Excelとスムーズに連携できるシステムの導入が必要となるでしょう。
Access
AccessはMicrosoftが提供するデータベース管理ソフトです。
Excelと同じくOfficeに含まれているため、こちらも導入しやすいITツールです。
Excelはデータの集計や分析、文書作成などができる表計算ソフトですが、Accessは情報をまとめてデータベースを管理するソフトです。
在庫テーブルを作成して品名やSKU、在庫量、入出庫日などを入出庫管理を一元管理できます。
入出庫データを入力しやすいようにフォームをカスタマイズする「フォーム機能」、特定の入出庫履歴や商品データを簡単に呼び出すことができる「クエリ機能」など、入出庫管理を効率化する機能をがあります。
ただ、Excelほど一般的なツールではなく、Accessでのデータ管理を運用できる人材が限られる点には注意が必要です。また、上限データ容量が2GBに設定されているため、大量の在庫データの管理には対応できません。
小規模～中規模の在庫データを管理するには優れたソフトですが、膨大な在庫データでの頻繁な入出庫の記録を長期で運用するなら、他のツールを利用した方が良いケースも多いです。
在庫管理システム
在庫管理システムは、在庫管理の業務を自動化、一元管理できる機能が搭載されたシステム全般をいいます。
入出庫管理では、バーコードをハンドスキャナーで読み取るだけで在庫データを自動的に登録したり、在庫商品の移動履歴をシステム上で簡単に検索・追跡できる機能などが役立ちます。
また、リアルタイムな在庫状況にいつでもアクセスできるため、入出庫や在庫データの共有に伴うトラブルを軽減できます。他にもExcelやAccessのように一からフォーマットや計算処理を構築する必要がない点も、在庫管理に必要な機能がまとまった在庫管理システムの大きなメリットです。
開発費や維持費が高額になる点がデメリットとされてきましたが、比較的安価に導入できるクラウド型の在庫管理システムが数多くリリースされており、在庫管理のデジタル化を実現する主要な選択肢となっています。
卸売業や製造業など業種や商習慣に特化した在庫管理のクラウドサービスもあり、月額数千～数万円から利用できます。
無料体験を設けていたり、一定範囲の機能を無料で開放しているクラウドサービスも数多くあります。導入に際しては、自社の業務にフィットするかを試してみると良いでしょう。
【まとめ】入出庫管理の課題はITツールで解決！
入出庫管理は地味な業務ながら、高い集中力や迅速な対応を求められることが多く、頻発するミスやトラブルが在庫管理のネックとなることが少なくありません。
そんな入出庫管理を効率化、最適化するITツールが数多く開発されており、幅広い業種で導入が進んでいます。
特に、クラウド型の在庫管理システムは「機能・使いやすさ・コストパフォーマンス」と三拍子そろった高性能なITツールです。入出庫管理のITツール導入や刷新を検討されているなら、クラウド型在庫管理システムの導入をおすすめします。
基幹システムや在庫管理と連携したいITツールがある場合は、CSVやAPIなど外部連携の機能や要件を必ず確認するようにしましょう。
クラウド型在庫管理システムは業種に特化したサービスなど、ユーザーのニーズに合わせたものがリリースされています。
導入の際はビジネスモデルや使いたい機能、解決したい課題を明確にして、自社の業務フローに合ったシステムを選定しましょう。
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