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商社で行われる販売管理には、卸売業など他の業種と異なる業務や特徴があります。商社が販売管理システムを選ぶ際には、商社ならではの課題に合わせた製品の選定が必要です。
この記事では商社の販売管理業務を効率化・自動化するために、どのような機能をもつ販売管理システムを選ぶとよいか解説します。販売管理業務に課題を抱えている、また、これから販売管理システムの導入を検討する担当者様は、ぜひお読みください。
卸売、商社、メーカー向け
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）
国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。
貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。
主な機能 一覧 導入事例
INDEX
商社の販売管理業務とは？卸売業との違い
売り手と買い手を結びつける業務全般が商社の販売管理です。
原材料や商材を世界中から探して買い手に供給する、商品の販売先を開拓することなどで商社は成果を生み、収益を上げています。
また、海外と取引のある商社には貿易に関する業務があります。一方で商品を輸送する物流の業務は他社に委託することが多いです。
商社と卸売業者、販売管理業務の違い
商社の販売管理業務は、卸売業と異なります。主な違いを、以下の表にまとめました。
| 商社 | 卸売業者 | |
|---|---|---|
| 商材 | 資源や原料、素材が多い | 商品が多い |
| 物流機能 | 無い （物流管理を行い、商流に特化する） | ある |
| 在庫 | 保管しない | 保管する |
| 輸入・輸出業務 | 必須 | 海外との取引が無い場合は不要 |
商社は、商材の販売先を開拓して流通をスムーズにすることが主な役割です。卸売業者は商品そのものを確保し、小売店や他の卸売業者、企業などに供給します。
卸売業について、また商社との違いについては、卸売業とは？なぜ必要？商社、小売との違いと課題解決のポイントをわかりやすく解説で詳しく解説しています。
販売管理システムで解決できる！商社ならではの販売管理業務の課題
他の業種にはあまり無い、商社の販売管理ならではの課題は、販売管理システムの導入で解決できる課題も少なくありません。ここでは、6つの課題を例に、販売管理システムでどのように解決できるか解説します。
海外との取引で輸入や輸出の業務が煩雑
商社では、輸入や輸出を伴う取引が多いです。受注管理や請求管理、在庫管理など一般的な販売管理業務に加えて、以下の貿易業務も遂行しなければなりません。
- 外国語での貿易書類作成
- 外貨での決済
貿易関連の複雑な手続きや書類作成、外国語での取引やコミュニケーションに加え、国内取引の業務との両立など現場の負担が課題となっている商社も少なくありません。
これらの課題は、貿易業務の管理ができる販売管理システムで大幅に改善され、スムーズに業務を進められます。
案件ベースでの対応
商社では、案件単位で行われる取引があります。
一度きりの取引で、案件が終了すると以後の取引はなくなるケースもあり、継続的な取引が主体の卸売と異なります。このため商社が導入する販売管理システムには、顧客単位でなく案件単位での管理と対応が必要です。
受注と納品が1対1の関係にならない
案件単位での取引が多い商社では、注文した品物をまとめて納品するとは限りません。1つの案件に対して、複数回の納品が発生する取引もよくあるためです。
分割納品（分割納入）に対応する販売管理システムであれば、複数回の納品に対応できる在庫管理や納品書作成、合算請求書の作成が可能です。
外注加工への対応
他社に加工を依頼する商社もあります。
生地や副資材（糸やボタンなど）を委託先の加工業者に払い出し、できあがった完成品の服を受け入れるなどは商社でよくある流れです。
外注先への加工依頼は、原材料費や加工賃などの管理も必要です。これらの費用を一括で管理できる販売管理システムを選ぶと都度かかっていた処理業務が効率化、自動化できます。
管理に必要な工数の増加
商社には、貿易関連など作成に複雑な手順を要する書類が多数あります。
一方で、事業の拡大や売上を伸ばすためには、案件を増やさなければなりません。手書きや手入力では担当者にかかる負担や事務処理コストが莫大になるだけでなく、書類作成や管理でミスが生じやすくなるリスクもあります。
担当者の事務負担とコスト、人的ミスのリスクを抑えるためには「自動で書類作成、書類の管理も自動」で行える販売管理システムの導入が有効な解決策の候補です。
取引や売上データの集計・経営判断への活用が遅れる
商社は販売管理の情報を、単なる取引や売上の履歴として記録するだけでなく、経営や施策の意思決定を行う判断材料としても活用します。変化が激しい市場環境で競争力を高めるため、データに基づく「データドリブン経営」が求められていますが、手作業での集計ではリアルタイムな状況把握が困難という課題があります。
販売データをすばやく経営層や現場の意思決定に役立てるには、最新の売上や販売実績を集計、分析して把握できる体制作りが必要です。リアルタイムで販売データや取引の状況を多角的に集計、分析できる販売管理システムを選ぶことで、迅速な対応や精度の高い判断につなげることが可能です。
商社が使う販売管理システムに必要な9つの機能
商社が日々の取引で活用する販売管理システムには、商社ならではの業務に対応できる機能が備わっている必要があります。
①輸出や輸入の管理
輸出や輸入が主要な業務である商社が使う販売管理システムには、貿易業務に必要な機能が欠かせません。
一例として、輸出業務を考えてみましょう。下記のような貿易書類を作成、ダウンロードできる機能が備わっているか、導入前の検討段階で確認しておきましょう。
- オーダーコンファメーション
- コマーシャルインボイス
- プロフォーマインボイス
- パッキングリスト
- クレジットノート
②インコタームズ2020に準拠した取引
輸出や輸入の業務では、関税や輸送費、保険料の負担などコストやリスクをどちらが受け持つかあらかじめ決めて取引を行います。ほかに、物品が紛失した場合にどちらが責任を受け持つかも合意しておく必要があります。
国際商業会議所では貿易の国際的なルールである「インコタームズ2020（全11規則）」を定めています。EXW、FOB、DDPといったアルファベット3文字で表され、貿易の実務や費用をどちらが負担するか、買主、売主の双方で認識の相違なく取り決めることができます。
- 費用の負担
輸送、荷揚げ、荷下ろし、関税、保険料など - 危険の負担
物品の破損や紛失が起きた場合の責任範囲
商社の業務管理に不可欠な輸出入の機能を搭載した販売管理システムは、インコタームズ2020に準拠した価格設定や条件でのWeb受注や受発注管理ができることが大前提となります。
③英語など多言語での書類作成、Web受注、画面表示
輸入や輸出の取引では、日本語以外の言語を公用語とする国の企業やバイヤーとやり取りします。
海外に顧客をもつ商社の販売管理システムには、外国語で書類を作成・送信したり、多言語でWeb受注画面や管理画面を切り替えられるといった機能が必須です。
なかでもよく使われる英語、中国語での貿易書類の作成や画面表示が可能かは、無料体験などでしっかり確認しましょう。
④日本円以外の通貨、為替に対応できる
輸入や輸出での代金のやり取りは、アメリカ・ドルなど外貨で行われることが一般的です。
商社が使う販売管理システムには、日本円以外の通貨でも取引でき、通貨別の残高を確認できる機能もあるととても便利です。
加えて、下記のような為替対応も海外顧客との取引をスムーズに進められる機能です。
- 為替予約
あらかじめ取引に用いる為替レートを決めておく - 為替差損益の管理
売上を計上した時点と入金・支払時点の為替レートの差額を管理する
⑤案件単位の管理、さまざまな商材や納品方法に対応できる
案件単位の取引では、1度の注文で複数回の納品になることがあります。このような「分割納品（分割納入）」に対応できることも、商社が活用する販売管理システムに求められる機能です。
野菜や果物、魚のように個体ごとに重量やサイズが異なる商材もあります。このような「不定貫商品」での取引を行う商品では、数量と単価を紐づけずに商品登録できる販売管理システムを選ぶ必要があります。
⑥顧客ごとに異なる条件で受注できる
商社の取引では、契約内容によって価格や取引条件が決まります。同じ商品でも、どの顧客と取引するか、どの案件に紐づけるかによって、価格や取引条件は異なります。
このため販売管理システムでも、顧客や案件ごとに価格や商品、取引条件を変えて個別に受注できる機能が搭載されている必要があります。
⑦価格や商品、管理項目を細かく設定できる
取引にさまざまな条件が設けられることも商社の取引の特徴です。
システムの都合で、取引に制限がかかるようでは現場でシステム活用が定着しません。
- 顧客ごとに掛け率を設定できる
- SKU単位で卸価格を設定できる
- BtoB ECのカタログ単位での価格設定
- 下代を指定できる
- 受注後に注文内容が変更できる
- 社内ルールや商習慣に沿った設定項目を追加できる
上記のような柔軟性が高い設定ができる販売管理システムなら、顧客の多種多様な要望にも応えられ、取引をスムーズに進められます。
⑧販売データの迅速な集計と分析
販売管理システムに蓄積されたデータは、さらなる売上アップや事業拡大の戦略立案に活用できます。
顧客や商品、SKUといった多様な角度から販売データを分析することで、より良い事業運営に役立てるには、顧客や商品、SKUといった多様な角度から販売動向を分析した最新のデータを用意する必要があります。
システム内のデータを集計・分析し、リアルタイムの情報を素早く表示できる販売管理システムを選ぶとよいでしょう。顧客や商品、SKUといった多様な角度から販売動向を分析できれば、より良い事業運営に役立てることが可能です。 グラフで状況の推移や傾向を直観的に確認できる機能があるかも確認しましょう。
⑨社外からアクセス、利用できる
商社の担当者のなかには、世界を飛び回る方も多いです。
外出先や出張先で顧客や商品、在庫の情報が必要になる状況もよくあります。詳細を確認するために都度帰社しなければならないシステムでは、業務効率が著しく低下します。
商社で使う販売管理システムには、社外からもログインして業務をスムーズに進められる機能が必須です。
クラウドで提供されるSaaSの販売管理システムを利用すれば、社内と同じ使い方で社外から最新の情報が把握できます。VPN経由で社外から社内ネットワークに接続する方法でも実現できますが、社内の情報システムに一定の設備投資が必要になります。
商社がSaaSの販売管理システムを利用するメリット
商社で販売管理システムを活用するなら、SaaSで提供される製品がおすすめです。SaaSで得られるメリットは商社にも当てはまるものが多くあります。
- 出張先や海外からも、必要な情報を確認できる
- 少額の初期費用で導入できる
- 短期間で運用を始められる
- 高額な開発費や長い開発期間が無い
- SaaS側が法改正に対応した変更を行う
- 自動的に機能が更新、追加される
- 本社や拠点の事業所が被災しても、データが守られる
- 拠点が増加しても、設定作業に手間がかからない
使い続けているうちに、新しい機能や対応可能な業務が増えることも、SaaSの見逃せないメリットです。フレキシブルで自社の業務環境にフィットさせやすいことは、SaaSの強みです。
【商社向け】国内卸売と輸出取引を一元管理！クラウド販売管理DEXTRE
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は初期費用無料、月額20,000円から利用できる国内外の卸取引に特化した、SaaSの販売管理システムです。
受注から在庫、納品、請求、入金までオンラインで一元管理でき、卸売業務を自動化、効率化するさまざまな機能を搭載しています。国内、海外両方の取引がDEXTRE1つで完結します。
リッチなビジュアルで商品を訴求できるクローズドBtoB ECは、取引先ごとに価格や掛け率、支払通貨などの取引条件、SKUごとの掛け率や卸価格など商社をはじめ卸売業やメーカーの商習慣、商流を反映したクローズドBtoB ECでのWeb受注の機能が充実しており、費用対効果の高い販売管理のクラウド化、リプレイスをご提供できます。
入出庫管理はもちろん、顧客ごとに在庫を割り当て、自社の商流やロケーションの移動ルールに沿った細かな在庫管理ができます。受注生産やバックオーダー、「貸出・返却」など委託販売（消化仕入れ）にも対応できる機能も充実しています。
EC一元管理システム「ネクストエンジン」、ECプラットフォーム「Shopify」をはじめAPI、Excelでの在庫連携、その他さまざまなシステムとの連携が可能です。
また、専任の担当者が導入前のご相談、無料体験から導入後のサポートまで、安定した運用に向けて支援いたします。
リプレイスのデータ移行、連携についても代行サービスをご用意して、スムーズなシステムの入れ替えを実現いたします。
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
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