BtoBの受発注管理や在庫管理を一元的に管理できる販売管理システムは、商社やメーカー、卸売業の業務効率化やDXの一環として導入が進んでいます。
特に、中小企業や小規模ビジネスではコスト面での導入ハードルが低いクラウド型の販売管理システムが、新規のシステム導入や既存システムの見直し・入れ替え対象として選ばれています。
初期費用や維持費などコスト面が注目されるクラウド型の販売管理システムですが、実際の費用感はどれくらいなのか、クラウド型の販売管理システムは費用以外にどこを評価して選べばいいのか、この記事で解説したいと思います。
卸売、商社、メーカー向け
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）
国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。
貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。
主な機能 一覧 導入事例
INDEX
販売管理システムができること【機能】
販売管理システムは企業の基幹業務を管理する基幹システムの1つで、受発注から在庫、納品、請求、入金までのプロセスをつなげて、次のような販売管理業務を一元管理できます。
- 受発注管理
- 商品管理
- 貿易管理
- 在庫管理
- 納品管理
- 請求管理
- 入金管理
- 売上管理
- 顧客管理
- 集計・分析
- クローズドBtoB EC
非効率になる紙やExcelでの販売管理
紙やExcelでの販売管理は業務フローや社内ルールが複雑になったり、属人化が進む、データがバラバラに保存されるなど、部署内や部署間の情報共有に抜けや漏れや生じやすく、顧客とのやり取りも対応がスムーズに進まず、担当者の負荷が高い業務になりがちでした。
また、事業の成長にともなって取引や顧客、取扱い商品が増えると紙やExcelの運用、管理には限界が訪れるでしょう。
販売管理システムの効果
販売管理システムによって、これらが大幅に改善、効率化して生産性を高められることが期待できます。
代表的な効果として、次のようなメリットがあげられます。
- 受発注のデータ、在庫のデータ、請求や入金のデータなど販売業務に関連した情報が1つの販売管理システムの中でまとまることで、統一した業務フローとルールで運用、管理できる
- オンライン受注とオフライン受注（電話、Excel、Fax）を一緒に管理できる
- 業務間のデータの受け渡しがシステム内で自動的に行われ、転記ミスや手作業での入力工程を削減できる
- 取引の進捗、変更がリアルタイムで共有され、在庫管理の迅速化と効率化がリードタイムを短縮できる
- 顧客のニーズを定量的に把握したり、売れ行きの予測、商品の販売戦略に役立つ
- 場所や時間にとらわれない発注機会の提供、取引状況のリアルタイム共有、納期の短縮など顧客満足度の向上
- 担当者、従業員の負担軽減と本来の業務へ集中できる環境へと改善
しかし、このようなメリットを最大限に活かすには、システムの選び方が重要になります。
特に、クラウド型の販売管理システム導入で費用対効果を上げるポイントを、この記事の後半で紹介します。
システムの種類 クラウドとオンプレミス
販売管理システムをはじめ、基幹システムの種類には大きく分けてクラウドとオンプレミスがあります。
クラウド
クラウドサービスが提供するソフトウェア、ストレージなどをオンラインで使用します。
アカウント登録後、即日、または短期間での導入が可能で、インターネット環境があれば、いつでもどこからでもシステムを使うことができます。（アクセス制限の機能もあり）
対応する基幹業務に合わせた機能やサービスを、月額や年間プランなどサブスクリプション形式の料金体系で利用する方法が一般的です。
自社に合わせたカスタマイズの有無はクラウドサービスによって異なります。
システムの保守管理、障害対応をはじめメンテナンスやアップデートはクラウドサービスによって行われ、認証レベルの高いセキュリティ対策で安全性や信頼性を担保しているクラウドサービスが増えています。
オンプレミス
自社でソフトウェアやサーバー、設備を設置・保有し、システムを構築して運用します。「オンプレ、自社運用」ともいいます。
システムを利用するネットワークが自社内などに限定されており、高速で安全性の高い環境で運用できます。
自社の業務フローや社内ルールに合わせて開発、カスタマイズができる自由度の高いシステムが実現できる点がメリットです。
設計や開発に相応の期間が必要で、導入まで数ヶ月～1年以上かかることもあります。
システムの保守管理、改修、サーバーや設備のメンテナンス、システム障害などは自社、または外部委託会社で対応します。
オンプレミスとクラウドの違いについてオンプレとクラウドの違いをわかりやすく徹底比較！費用やメリットとデメリットまとめで詳しく解説しています。
クラウド販売管理システムの初期費用
クラウド販売管理システムの初期費用は無料～数十万円とクラウドサービスによって異なります。
多くのクラウドサービスには無料体験があり、期間中にすべての機能を試して操作性や自社の業務フローの実現度、課題が解決できるかなどを評価できます。
無料期間が終了した時点で、正式に利用を申し込むかを決定します。
料金プランを選択して、申し込み手続きと契約が完了した後に利用料金の支払いが発生します。
データの移行や連携、初期設定や登録作業の代行を有料サービスとして提供しているクラウドサービスもあります。
自社のリソースや限られている場合、担当メンバーのスキルが不足している場合などに活用すれば、よりスムーズな導入と早期の運用開始につなげられます。
オンプレミスの場合
オンプレミスで販売管理システムを導入する初期費用は高額になる傾向にあります。
サーバーや設備の調達や購入、ソフトウェアの開発やカスタマイズなど、オンプレミスでのシステム構築には数百万円～数千万円の初期費用がかかります。
クラウドが登場するまでは、販売管理など基幹システムの導入が大企業に偏っていた大きな理由がこのコスト面での導入ハードルの高さにありました。
クラウド販売管理システムの維持費
クラウド販売管理システムの月額や年額の利用料金が維持費となります。
利用人数やデータ容量などによって月々数千円～数十万円の利用料金が設定されています。
クラウドサービスの利用料金は継続的にかかるコストになります。使い続けるかぎり必要となる費用である点は意識しておきましょう。
利用料金以外の費用には、例えば次のようなものがあります。
- 機能の追加、カスタマイズ
- API連携の従量課金
- 有償サポート
オンプレミスの場合
オンプレミスのシステム維持には、下記のように様々なランニングコストがあります。
- 保守管理費用
- 改修費用
- サーバーや設備の更新費用
- 人件費
- 電気代
- 固定資産税（条件により対象）
システムの規模や構成、運用期間によってはクラウドよりランニングコストがかからない場合もありますので、事前に比較して検討すると良いでしょう。
クラウド販売管理システムは補助金制度を活用して導入できる
経済産業省によるDX推進の一環ともいえるIT導入補助金の事業は2024年度も実施されています。
IT導入補助金2024はクラウド販売管理システムの導入費、利用料も対象となっています。
また、補助金交付だけでなく、中小企業、小規模事業者にはIT導入支援事業者（ITベンダー、サービス事業者）がパートナーとなって、クラウドサービスの導入やIT補助金の申請手続きなどをサポートします。
（IT導入支援事業者とのパートナーシップは補助金の申請に必須）
初期費用や導入費用が比較的安いクラウドの販売管理システムも、長期間運用するとなるとその分の利用料がかかることになります。
IT導入補助金制度はこうしたコストを圧縮できるので、導入したいクラウド販売管理システムが対象であれば活用すると良いでしょう。
関連記事：【IT導入補助金2024まとめ】対象ITツールや補助額、採択率の目安、スケジュールを解説します
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）はIT導入補助金2024 「インボイス枠（インボイス対応類型）」の対象ツールです。
導入費、利用料が最大2年分80％OFF！初期設定代行やデータ登録などサポートサービスにもご活用いただけます。
くわしくはこちらへ
クラウドサービスを費用で選ぶと失敗する！？4つの対策と選び方
オンプレミスと比べて、初期費用や維持費の負担が少ないクラウドサービスに魅力があるように感じてしまいますが、クラウド販売管理システムを選ぶ際は、決して費用面だけで判断しないようにしましょう。
費用以外のポイントも十分に検討しないと、クラウド販売管理システムを導入できたとしても、以前の方法から変更できず、既存システムからの移行や定着の失敗につながる可能性が高くなります。
次に、費用対効果を高めるクラウド販売管理システムの選び方を4つのポイントに絞ってお伝えします。
①自社の業務フローと合っている
「自社の業務に合わないから使えない」「思ったように使えない」
新しいシステムの導入に失敗してしまうケースに多い理由です。
こうなってしまうと誰も使っていないシステムとして放置され、導入までに費やした時間やコストは無駄になってしまいます。
クラウド販売管理システムを選ぶときは、必ず、自社の業種や業務フローにどれくらいフィットしているか、販売管理や取引をスムーズに進められるかを無料体験の期間中に機能を丁寧に評価しましょう。
事前準備として、社内や部署内で現在の業務フローを見直して課題や改善したいことを洗い出しておけば、クラウドサービスの比較検討がしやすくなります。
②サポートが充実している
「クラウドサービスのサポートが不十分」「使い方がわかりにくい」
クラウドサービスのサポート体制が充実しているかどうかは、システムの定着成功に大きく影響します。
対応が遅かったり、業務や商習慣への理解が不足しているサポート体制では、従業員のクラウドサービスへの不満がたまり、新しいシステムを利用するモチベーションが維持しづらくなってしまいます。
検討段階の問い合わせや無料体験中のサポートで、業種や業務内容にあった利用方法を提案してもらえるか、社内外で安定した運用ができるまで、伴走してサポートする体制が整っているかをしっかり確認しましょう。
③外部システムと連携できる
「データの移行が進まない」「途中でつまづいて後回しになっている」
販売管理システムは、会計や購買など他の基幹システムやソフトとの連携やデータの共有など、統合的な管理ができてこそ効率的に運用ができます。
- どのデータを、どんなシステムに、どのように連携できるのか
- 自社の要望に沿った結果になるか
- 移行や連携のサポートサービスがあるか
- 動作や処理の速度は問題ないか
などをミーティングや無料体験で把握しておきましょう。
④社内外の理解と協力が必須！
新しいシステムの導入成功には、導入前からの社内外への周知が欠かせません。
しかし、マニュアルを作成したり、説明会や研修会の実施、運用ルールの取り決めなど、販売管理に関連する部署全体で取り組んでいく中で聞かれる悩みに「対応する人材の不足」があります。
新しいシステムに対応できる人材の採用は1つの対策ですが、先述したクラウドサービスのサポートを積極的に活用することも忘れずにいてほしいと思います。
また、販売管理の業務に携わるメンバーや取引先にクラウド販売管理システムが実現できることや、なにが改善されるのか、利用するメリットなど具体的な価値を、共有できているかも大切です。
【月額20,000円～】国内外の卸取引に特化したクラウド販売管理システムDEXTRE
DEXTRE（デクスター）は、国内外の卸取引に特化したクラウド販売管理システムです。
受発注から在庫、納品、請求、入金まで販売管理業務を一元管理できます。初期費用は0円、月額20,000円からご利用いただけます。
DEXTREの主な機能
- 受発注管理
- 商品管理
- 貿易管理
- 在庫管理
- 納品管理
- 請求管理
- 入金管理
- 売上管理
- 顧客管理
- 集計・分析
- クローズドBtoB EC
特に、卸売や商社、メーカー、アパレル業の商習慣、商流に特化した機能が充実しており、費用対効果の高い販売管理システムのクラウド化、リプレイスをご提供できます。
- 部署単位での導入、中小企業から大企業まで対応
- 拠点でも低コストでリプレイス、導入
- API、CSVで既存システムや外部サービスとデータ連携
- 国内外の取引、オンラインとオフラインの受注を一元管理
また、専任の担当者が導入前のご相談、無料体験から導入後のサポートまで、安定した運用に向けて支援いたします。
リプレイスのデータ移行、連携についても代行サービスをご用意して、スムーズな入れ替えを実現いたします。
販売管理のクラウド化、リプレイスには、ぜひDEXTREをご検討ください。
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
