販売管理システムを新しく導入する際、見るべき点のひとつに「外部システムとの連携」があります。
「弥生会計」や「freee」などの会計ソフトや、基幹システムを利用している企業にとっては大きな選定ポイントとなります。
この記事では販売管理システムと会計ソフトとの連携するメリットや販売管理システムを選ぶ際の注意点、成功した企業の事例についてご紹介させていただきます。
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販売管理と会計を連携するメリット
多くの企業では、会計等の経理業務を行うために専門のスタッフを雇用しています。
経理業務は部署として独立しており、経理担当者が扱う会計ソフト等のシステムは、他の部署のシステムから離れて運用されているケースがほとんどです。
そのため、他部署システムから経理システムへのデータ移行や共有が必要となるわけですが、この作業で数字の見落としや入力ミスなどヒューマンエラーが発生しやすく、長らく業務管理や生産性向上の課題とされてきました。
販売管理システムと会計ソフト等とのスムーズな連携は、こういった問題を解決します。
両システムを連携させることによって、受注や売上のデータがそのまま移行して共有され、手作業で生じていた人的ミスは起こらなくなります。
ミス防止に加えて、
- 経理スタッフの負担が減る → 労働環境の改善
- 手作業の解消 → 時間的コスト、残業代など人件費の削減
- 経理と他部署間のスピーディーで正確な情報共有 →リードタイムの短縮、カスタマーサービスの向上
といった、さまざまな効果が期待できるのです。
反対に、システム間の連携がうまくとれていなければ、移行の過程で新たな手作業が生まれてしまい、その分費用対効果が薄くなってしまいます。
販売管理システムによって最大限のリターンを得るためにも、外部システムとの連携ができるかどうかは注意して見るべきポイントといえるでしょう。
会計ソフトと販売管理システムを「どのように連携するか」
会計ソフト、システムとの連携を意識して販売管理システムを選ぶ場合、どのように選定を進めれば良いのでしょうか。
シンプルに連携ができればOKな場合
現在使用している会計ソフトの開発元が販売管理のシステムも扱っているならば、そのシステムを選択すれば連携する機能がついているので問題なく移行できるでしょう。
例えば、「弥生会計」を利用しているならば「弥生販売」を導入することによって、両者間でデータの移行がスムーズに行えます。
「弥生販売」では伝票をもとに仕訳を作成して「弥生会計」にエクスポートできるほか、伝票の種類によってそれぞれの項目を自由にカスタマイズできるなど、連携に便利な機能がそろっています。
また、会計ソフトの機能を搭載した販売管理システムもあります。
システム間でデータを連動させる手間すらなく、1つのシステム内でデータが販売管理と会計で自動的に連携して管理できるので、さらにスムーズな運用が可能です。
充実した販売管理の機能と、会計とのスムーズな連携が必要な場合
会計ソフトとの連携のみに重点を置くならば、上記のような方法が候補になるでしょう。
ただし、外部連携は重要とはいえ「あくまで販売管理システムの選定の一要素」である点は留意しなければなりません。
外部との連携を重視するあまり、販売管理業務を行う際に「欲しい機能がない」なんてことになっては本末転倒です。
特に、独自の商慣習が強い業界や海外取引を行う企業であれば、特殊なニーズにも応えられる機能が充実した特化型の販売管理システムを選ぶことで、より高い導入効果をのぞむことができます。
例えば、クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）では、海外取引に重点をおく卸売や商社のビジネスモデルを想定して、複数の通貨や言語への対応やコマーシャルインボイス、パッキングリスト等の輸出帳票を簡単に作成できるなど、貿易管理の機能が充実しています。
卸売、商社、メーカー向け
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）
国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。
貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。
主な機能 一覧 導入事例
販売管理は広範にわたるワークフローであり、業界や取引対象（BtoB、BtoC、国内、国外）によっても業務内容はさまざまです。
システム選定の際には、あくまでも自社のビジネスとの適合性を第一においた上で、会計システムと可能な限りスムーズな連携がとれるものを選ぶようにすれば良いと考えられます。
会計ソフトとの連携を前提に、販売管理システムを選ぶ3つのポイント
会計ソフトをはじめとする外部システムとの連携を前提に販売管理システムを選ぶときに、おさえておきたい3つのポイントがあります。
1.データ連携のカスタマイズ性が高い
ほとんどの販売管理システムは、外部システムと連携するためのCSVファイルのインポート/エクスポートに対応しています。
普段からCSVを扱い慣れているという担当者様なら安心されるかもしれません。
ですが、真に見るべき点はエクスポートオプションの柔軟性です。
カスタマイズ性の高い販売管理システムなら、外部システムのデータ形式にあわせて項目などを自由に追加、変更することができます。
エクスポートのデータ形式が決まっているものや自由度が低いものを選んでしまうと、移行の度にデータを加工することになり、かえって業務が煩雑になりってしまいます。
データ連携のカスタマイズ性が高い販売管理システムは、会計ソフトのみならず、さまざまな外部システムとスムーズに連携できるため、外部連携が必須になる運用なら、重要視すべき点といえるでしょう。
2.操作性がよく、使いやすい
システムの操作性は業務の効率化に直結します。
販売管理の業務はタスクが多く、ユーザーインターフェースが複雑化しやすいですが、なるべく直感的に操作できるユーザビリティの高い販売管理システムをを選ぶようにしましょう。
会計ソフト以外とも連携するなら、経理以外にもさまざまな部署のスタッフからのアクセスが考えられるので、ここは重要なポイントです。導入後、システムが社内に浸透するスピードに影響するため、十分に精査しましょう。
とはいうものの、やはり実際に使ってみないと使い勝手が分からないところもあります。
そういったスタッフの不安を解消するため、多くの販売管理システムには無料体験が設けられています。
この間に実際に触れてみて、自社のビジネスやスタッフのワークフローにフィットするサービスかどうかを判断すると良いでしょう。
- 無料期間内にすべての機能が利用できるか（制限付きの場合もある）
- サポート体制が充実しているか
上記の2点を意識して選ぶようにしてみてください。
3.API連携に対応している
API連携に対応したシステムを選ぶことによって、業務はさらに効率化します。
販売管理システムと会計ソフトがAPI連携されていれば、販売管理システムで入力したデータが自動的に外部システムに共有されます。
CSVデータを用いた外部連携は、システム間のデータ移行にエクスポートやインポートの操作を行わなければなりませんが、API連携されていればその手間がなく、タスクを大幅に省略することができます。
API連携は高度な技術を必要とするため、全ての販売管理システムが対応しているわけではありません。
中には、特定のソフトやクラウドサービスのみAPI連携しているものもあります。現在使用中のシステムとAPI連携されているかどうか、必ず確認するようにしましょう。
DEXTREの外部連携は何ができる？
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は外部システムとの連携を前提としたシステムです。API連携、CSV連携で次のようなデータを外部システムと連携できます。
- 受注データ
- 製品データ
- 在庫データ
- 納品データ
- 請求データ
- 入金データ
- 顧客データ
- Shopify在庫
対応しているシステム
- freee （フリー）
- 弥生会計
- 他、会計ソフト
- 基幹システム
- ヤマトB2クラウド
- 佐川急便e飛伝
- 他、送り状発行システム
- WEBサービス
外部システムに合わせた項目でカスタマイズしたデータをエクスポート、インポートでき、業務内容をリアルに反映した自由度の高い運用が可能です。連携するデータは項目や形式をテンプレート化して、素早く簡単に連携操作を完了できます。
【成功事例】自社のシステムに合わせたデータの同期とコスト削減
販売管理システムと会計ソフトの連携に成功し、業務が効率化した、DEXTRE導入企業様の実例をご紹介します。
kiminori morishita garments lab様は、DEXTRE導入前はほかのサービスを使っておられましたが、
- エクスポートの形式が決められているためデータ移行の度に、インポート形式に沿ってCSVを書き換える必要があった。
- 利用料金が80,000円/月と割高だった。
という2つの大きな課題をかかえておられました。
DEXTREを利用することによってエクスポートオプションの自由なカスタマイズが可能になり、これまでのCSV加工に伴って生じていた人的ミスや時間的コストが大幅に削減されました。
また、DEXTREは月額20,000円～で利用できるため大幅なコストカットが実現し、販売管理システムまわりの問題はほぼ解消されることとなりました。
新しいシステムに乗り換える際は機能や操作で困ったときの不安がありますが、DEXTREのサポートシステムをご利用いただき、電話やメールだけでなく、オンラインMTGによる細やかなテクニカルサポートを受けられた点も評価いただきました。
まとめ
販売管理システムにとって、会計ソフト等の外部システムとの連携は特に重要です。
スムーズな連携が可能になることで転記間違い等の人的ミスはなくなり、労力・時間的コスト・人件費など大幅に削減することができます。
ですが、システム選定の際に最も見るべき点は販売管理機能の充実であり、外部連携はあくまでも”従”の要素であることに注意しなければなりません。
自社の商習慣に合った販売管理システムをまず候補に挙げ、その中から外部とできるだけスムーズに連携がとれるシステムを選ぶようにすれば、導入の恩恵をより高く受けることができるでしょう。
