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システムの導入は業務効率化や業務改革を実現する代表的な施策の一つとして浸透しています。
しかし、システムの導入方法や選ぶシステムによって現場での効果や定着の成否が大きく変わります。「どのシステムを選んでも大差ない」「評判の良いシステムを導入すれば間違いない」といった考えでは、失敗するリスクが高くおすすめできません。
この記事ではシステムの導入について、詳しく解説します。
システム導入の目的やメリット、費用の内訳と費用対効果の測り方、そして導入を成功に導くポイントを解説します。自社の課題や業務に合ったシステム選びに、ぜひお役立てください。
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INDEX
「システムの導入」とはなにか？
システムの導入とは、業務の一部または全部にITシステムを適用することです。業務の効率化や自動化、業務改革を主な目的として実施されています。
オンラインで利用するシステムをサービスとして提供する「SaaS」は、多くの企業で導入されているシステムです。
SaaSだけでなく、自社で制作したツールの活用も「システムの導入」に該当します。一方で、インストールしただけで活用されていない状態では、システムの導入を行ったとはいえません。
業務効率化や自動化、DXの実現には適切なシステムの導入が不可欠
業務で使うシステムには、会計や販売管理、生産管理など分野ごとに定番と呼ばれるサービスがあります。また、複数の業務を統合して管理できるERPの導入を検討する企業も少なくありません。
しかし、「有名なサービスだから」という理由だけで選ぶと、思わぬ落とし穴があります。自社の業務フローに合わない製品を導入したり、導入プロセスを誤ったりすると、現場の作業がかえって煩雑になり、業務効率や業績を下げてしまうリスクがあるためです。
業務効率化やDXを成功させるうえで大切なのは、まず自社の業務内容や要件を正確に把握し、それに合ったシステムを選定することです。
ERPをはじめとしたシステムの種類は【システムの種類】業種別の基幹システム一覧と業務に役立つ連携方法をご参照ください。
システムを導入する目的
企業がシステムを導入する目的は、大きく5つに分けられます。
「業務を改善したい」という前向きな動機だけでなく、法改正への対応やサポート終了など、やむを得ず導入に踏み切るケースも珍しくありません。
業務改善や業務効率化、業務の標準化
業務の改善や効率化、標準化は、法人がシステムを導入する代表的な目的に挙げられます。たとえば、次のような業務課題をシステムで解決できます。
- RPA
請求書の作成やデータ入力など繰り返しの多い作業を自動化 - CRM（顧客関係管理）
顧客ごとの購買履歴や問い合わせを一元管理し、一人ひとりに合ったサポートを提供 - 生産管理システムやロボット
製造工程を自動化、省力化 - 組み立て支援システム
手順を画面上で支援し、経験の浅い技術者でも正確に作業できる環境を整える
こうしたシステムの活用は、業務の属人化を防ぎ、作業品質を安定させる効果があります。その結果、顧客満足度の向上や売上アップにもつながります。
業務改革（BPR）
現行の業務プロセスを前提とした「改善」とは異なり、業務のあり方そのものをゼロから見直すのが「業務改革（BPR/Business Process Re-engineering）」です。
自社の将来像から業務を再設計し、その実現に最適なシステムを選定・導入します。既存のシステムや運用に縛られず、ゼロベースで製品を選ぶケースもあります。
業務改善と業務効率化、業務改革については業務改善とは？フレームワークや具体例、失敗しない進め方と対策を解説で詳しく解説しています。あわせてご参照ください。
コスト削減
コスト削減を目的としたシステム導入も数多く見られます。
- ペーパーレス化
紙の書類を電子化して印刷費や郵送費を削減 - ビジネスチャットや電子メール
電話の通信コストを抑え、社内外とのコミュニケーションを迅速かつ円滑に行う - 列車ダイヤや訪問ルートの自動作成
作業時間を短縮し、従業員の負担と工数を削減
システムによるコスト削減は、売上が伸びていない局面でも利益を改善できる手段としても有効です。
BCP（事業継続計画）への対応
日本では大規模な自然災害が毎年のように発生しています。もし自社が被災し、業務に必要なデータが失われれば、事業の再開は極めて困難になります。
こうしたリスクに備える手段として、クラウドサービスの活用が広がっています。業務データをクラウド上に保管しておけば、たとえオフィスや自社サーバーが被害を受けても、パソコンとインターネット回線さえ確保できれば業務を再開できます。
システム導入は、BCP（事業継続計画）の実効性を高めるうえでも重要な役割を果たします。
法令への適合
「現行のシステムで業務に支障はないが、新たな法令に対応するために導入が必要になった」というケースもあります。
代表的な例が、医療機関における「オンライン資格確認システム」です。従来は患者の健康保険証を窓口で目視確認すれば済んでいましたが、マイナ保険証が原則化されたことにより、端末やシステムの導入が必要となりました。
このように、法令への適合を目的としたシステム導入は、業種を問わず発生し得るものです。
システム導入で得られる4つのメリット
システムの導入は、単なる業務の効率化にとどまらず、組織全体の競争力を底上げする効果があります。ここでは、代表的な4つのメリットを解説します。
①生産性を高められる
生産性の向上は、システム導入で得られる最もわかりやすいメリットです。
業務フローの自動化によって同じ人員のまま1時間あたりの生産量を倍増させた事例も珍しくありません。
デスクワークでも効果は明確です。たとえば営業管理システム（SFA）を導入すれば、売上データや案件の進捗がリアルタイムでグラフ化されるため、担当者がExcelで集計・加工する時間を大幅に削減できます。
浮いた時間を商談や企画といったコア業務に充てられる点も大きな利点です。
②個々のノウハウを組織知として蓄積できる
システム導入のプロセスそのものにも、見落とされがちなメリットがあります。
導入の初期段階では、現行業務の棚卸しが欠かせません。
作業のプロセスや判断基準を細部まで洗い出す過程で、特定の担当者だけが把握していた暗黙のノウハウが文書化・共有されます。その結果、「あの人がいないと回らない」という属人的な状態が解消され、ノウハウが組織全体の資産として蓄積されていきます。
③働きやすい職場に変えられる
繰り返しの多い定型作業やデータ入力をシステムに任せることで、従業員の業務負荷が軽減され、残業の削減につながります。製造や物流の現場では、危険を伴う作業をロボットや自動化設備に置き換えることで、労災リスクの低減にも貢献します。
「安全で、無理な残業が少ない職場」は、採用でも大きなアピールポイントです。働きやすい環境づくりは、社員の定着率向上と新たな人材の確保の両面で効果を発揮します。
④価格競争力を強化できる
システム導入による生産性の向上と人件費の最適化は、製品やサービス1単位あたりの原価を引き下げます。
品質を維持したままコストを下げられれば、価格面で競合他社より優位に立てるだけでなく、利益率を改善して新たな投資に回す余地も生まれます。
コスト競争力の強化は、特に価格感度の高い市場で事業を展開する企業にとって、システム投資がもたらす大きなリターンといえます。
システム導入の検討プロセスと進め方
システム導入は大きく「検討・選定フェーズ」と「開発・稼働フェーズ」の2段階で進みます。それぞれの流れを把握しておくことで、プロジェクト全体の見通しが立てやすくなります。
検討・選定フェーズ
- 目的の設定
- 現行業務の棚卸しと課題の洗い出し
- 対応すべき範囲（スコープ）の設定
- 要求仕様書やRFP（提案依頼書）の作成
- ベンダーや開発企業の選定（開発を外部委託、他社のITサービスを利用する場合）
開発・稼働フェーズ
システム導入が決まり、契約を締結した後は、以下の流れでプロジェクトが進行します。
- 要件定義
- 基本設計
- 詳細設計
- システムの開発
- テスト（単体・結合・総合・受入・運用の各テストで品質を検証する）
- 本番環境への実装やデータの設定・移行
- 導入後の効果を検証
- 不足機能の追加開発
- 保守・運用
システム導入は「稼働して終わり」ではなく、稼働後も導入効果の検証や不足機能の追加開発、日常的な保守・運用など継続的な改善が求められるプロジェクトです。
システム導入プロセスの詳細は、システム導入の流れ、プロセスごとの進め方を徹底解説【導入後に問題が起きないためにできること】で解説しています。
システムの導入費用と内訳
システム導入を検討するうえで、費用はどのプロジェクトでも関心の高い項目の一つです。
費用の規模や内訳はシステムの構築や利用の形態によって大きく異なります。ここでは「オンプレミス」「クラウド上にシステムを構築（IaaS/PaaS）」「SaaSの利用」の3パターンに分けて、システムの導入費用や内訳を解説します。
オンプレミスの場合
自社でサーバーを保有・運用するオンプレミスは、本稼働までに多岐にわたる初期費用が発生します。
- サーバーやネットワーク機器などハードウェア購入費
- ハードウェアの設置・構築費
- ネットワーク回線の設置費
- 業務アプリケーションの開発費
- OSやミドルウェアのライセンス費用（Windows、Oracleなど）
- 旧システムからのデータ移行費
- 従業員への教育・研修費
パッケージソフトウェアを導入する場合は、開発費の代わりにライセンス費用がかかり、標準機能では対応できない要件があればアドオンやカスタマイズの費用も上乗せされます。
費用感としては、サーバー1台だけでも数百万円になるケースがあり、初期費用の総額は数百万円〜数千万円が一般的です。
オーダーメイドで業務ソフトウェアを開発する場合は、開発費だけで数百万円以上になることも少なくありません。大規模プロジェクトでは数億円に達する場合もあります。
さらに本稼働後もハードウェアやミドルウェア、業務ソフトウェアの保守費用が年間数百万円以上かかるケースがある点にも留意が必要です。
クラウド上にシステムを構築する場合（IaaS/PaaS）
クラウド上にシステムを構築する場合、ハードウェアの購入や設置にかかる費用は不要です。その代わり、クラウド基盤の初期費用が発生します。
- 業務ソフトウェアの開発費やライセンス費
- クラウドの初期費用
- 旧システムからのデータ移行費
- 従業員への教育・研修費
利用形態は、インフラのみを借りる「IaaS」と、OSやミドルウェアまで含めて借りる「PaaS」が代表的です。IaaSを利用する場合は、データベースをはじめとするミドルウェアの導入費やライセンス費用も自社で負担する必要があります。
ハードウェアが不要な分、オンプレミスよりは初期費用を抑えられますが、それでも数百万円〜数千万円規模の投資が必要になるケースがあります。
SaaSを利用する場合
すでに完成したソフトウェアをサービスとして利用するSaaSは、3つの形態の中で最も初期費用を抑えやすいシステム導入の選択肢です。
- SaaSの初期費用
- 旧システムからのデータ移行費
- 従業員への教育・研修費
導入後はランニングコストとして月額料金が発生しますが、初期費用と月額料金が無料のサービスもあり、コストゼロで導入を始めることも可能です。
無料の試用期間を設けているSaaSも多く、導入前に使い勝手を検証できる点はSaaSならではの魅力です。一方で、標準機能では業務要件を満たせずアドオンやカスタマイズが必要になる場合は、別途開発費用が必要となります。
オンプレミスとクラウド、IaaS、PaaS、SaaSの違いは、オンプレミスからクラウドへ移行する方法と手順、不向きな場合は？で解説しています。
システム導入の費用対効果を測る3つの軸
システム導入を社内で提案、承認する際に避けて通れないのが、費用対効果の検証です。
費用対効果を測る軸は大きく「コスト削減」「売上増加」「定着率向上」の3つに分けられます。いずれか一つでも明確な効果が見込めれば導入の根拠になりますが、3つを同時に実現できれば投資対効果は最大化します。
経費、人件費の削減
支出の削減は、最も数値で示しやすい費用対効果の指標です。
たとえばペーパーレス化を進めれば、紙・トナー・郵送費といった直接経費を削減でき、廃棄物が減ることでごみ処理費用の圧縮にもつながります。
エネルギーマネジメントシステム（EMS）の導入で光熱費や燃料費を最適化している企業もあります。
また、作業時間や工数の短縮は人件費や残業代の削減に直結するため、「導入前後で月間〇時間削減」のように定量的な効果を示しやすいです。
売上の増加
コスト削減と並んで重要なのが、売上の増加です。
販売管理や生産管理のシステムで効率化と自動化を実現し、販売や生産の量を引き上げれば、旺盛な需要に応えきれず機会損失を出していた状況を改善できます。
また、CRMの活用で顧客一人ひとりに合ったサポートを提供できれば、顧客満足度が向上しリピート購入や単価アップが期待できます。
コスト削減による「増益」と売上増加による「増収」を同時に実現できれば、経営にとって最も望ましい増収増益の状態に近づきます。
定着率の向上
3つ目の軸は、コスト削減と売上増加の両方に効く「定着率の向上」です。
システム導入により働きやすい職場環境が整えば離職率が下がり、採用や育成にかかるコストを抑えられます。顧客に対しては、システムを通じたきめ細かなサポートやスムーズな取引体験が離脱率を下げ、安定的な受注の確保につながります。
定着率の向上がもたらす効果はそれだけではありません。
既存の従業員と顧客をしっかり維持したうえで新たな人材や顧客を獲得できれば、コストを膨らませずに売上を伸ばすことが可能になります。短期的な効果が見えにくい分、中長期の経営基盤を支える重要な指標です。
システム導入を成功させる5つのポイント
システムは「導入すれば成果が出る」ものではなく、「正しく選び、正しく運用してはじめて成果につながる」ものです。ここからは、導入を成功に導くための5つのポイントを解説します。
①導入の目的とゴールを明確にする
最も重要なのは、「なぜ導入するのか（目的）」と「いつまでに、何を達成するのか（ゴール）」を最初に定めることです。
目的が明確であれば、数あるシステムの中から自社に本当に必要な製品を選ぶ判断軸ができます。ゴールが具体的であれば、本稼働の時期から逆算してスケジュールを組め、導入後の成否も客観的に評価できます。
プロジェクトの途中で問題が発生した場合も、目的とゴールという「立ち返る基準」があれば、場当たり的な対応ではなく本質的な解決策を見つけやすくなります。
②現実に即した導入計画を立てる
理想の業務プロセスを描くことは大切ですが、現場の実情とかけ離れた計画はかえって逆効果です。
現行業務とのギャップが大きすぎるシステムを一気に導入すると、現場が対応しきれず定着しないだけでなく、日常業務に支障が出て現場の反発を招きかねません。
理想と現実に大きな開きがある場合は、段階的に近づけるロードマップを描きましょう。
たとえば、最初の半年は基本機能だけを稼働させ、現場が慣れた段階で高度な機能を追加するといったアプローチです。着実にシステム導入を進めることで、現場の協力も得やすくなり、導入の成功率が高まります。
③現場の声を反映したシステムを選ぶ
システム選定の場には、経営陣や情報システム部門だけでなく、実際にシステムを日常的に操作する現場の従業員も参加させましょう。
どれほど高機能なシステムでも、現場にとって操作しにくければ積極的に使われず、期待した導入効果は得られません。選定段階でデモ画面や無料トライアルを現場の担当者に試してもらい、操作性や業務との適合度を確認するプロセスを組み込むことが大切です。
あわせて、導入後のマニュアル整備や操作研修など、現場がスムーズに使い始められる体制も事前に計画しておきましょう。
④自社の運用体制に合ったサポートを選ぶ
システムのサポート体制は、開発企業やサービスのプランによってさまざまです。
過剰なサポートはコスト増につながる一方、不十分なサポートは障害時のリスクを高めるため、自社の運用体制に合った水準を見極めることが重要です。
たとえば、24時間稼働し、停止が直接的な売上損失につながるシステムであれば、24時間365日対応のサポートは必須でしょう。一方、平日の業務時間内だけ使用するシステムであれば、土日祝日のサポートは必須ではありません。
また、障害時に手作業や別システムで代替できる業務であれば、復旧時間を確約するSLA（サービスレベル契約）を結ばずにコストを抑えるという判断もあり得ます。
⑤システム会社に任せきりにしない
システムは、いまや事業運営を支える重要な経営資産です。その選択が事業の方向性を左右することもあるため、導入プロセスへの主体的な関与が欠かせません。
「自社にはシステムに詳しい人材がいないから、専門家であるシステム会社に任せるのが安全だ」と考える企業は少なくありません。しかし、システム会社は技術の専門家であっても、依頼元の事業内容や業務の細部まで熟知しているわけではありません。自社の業務を最もよく理解しているのは、ほかでもない自社の従業員です。
事業戦略や目指す将来像、現場が抱える課題は、自社でなければ言語化できません。こうした情報をシステム会社に的確に伝え、提案内容を自社の視点で評価する姿勢が、導入の成否を分けるといっても過言ではありません。
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