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在庫を抑えながら顧客や取引先の需要に応えることは、中小企業にとって重要な経営課題のひとつです。
この実現には、在庫をチェックし数量を把握する「在庫管理」が欠かせません。適切に行っていないと「需要の無い商品の在庫がだぶつき、需要の高い商品の在庫が無い」といった状況に陥ってしまいます。
一方で人手不足が深刻化する中、在庫管理に十分な人員を割けない企業も多いのではないでしょうか？
このような中小企業がかかえる在庫管理の課題解決には、クラウドの活用が有効な手段の一つです。
この記事では在庫管理の必要性や適切な在庫管理のポイントに加えて、クラウドを活用するメリットを紹介します。在庫のだぶつきや欠品によるチャンスロスにお悩みの担当者様は、ぜひお読みください。
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INDEX
在庫管理とはどのような業務か？
在庫管理は、企業が保有する在庫の状態や数量を適切に保つ業務です。以下のとおり、企業活動において重要な業務の一つとなっています。
- 欠品を防ぎ、顧客の要望に的確に対応する
- 管理コストの増加を防ぐために在庫量を抑える
- 在庫という資産を正確に把握する
適切な在庫管理業務を遂行するには、どの商品がどの場所にあるか、数量はどの程度かを正確に記録する必要があります。加えて、商品の搬入や搬出、在庫の引き当てや確保など、商品の動きに関する業務も含まれます。
詳しい内容は在庫管理の方法｜考え方の基礎と業務改善に失敗しない3つの方法もあわせてご参照ください。
中小企業こそ在庫管理が必要な4つの理由
在庫管理は、中小企業にこそ求められる業務です。
4つの理由を通して、在庫管理の重要性をご確認ください。
①顧客や取引先、元請企業からの需要にこたえる必要がある
顧客や取引先の需要に応える必要がある点は、中小企業も大企業も変わりありません。
注文が入った段階で在庫が無ければ発注先を他の企業に変えられてしまい、自社での受注を逃すおそれがあります。
とりわけ中小企業は、元請け企業の下請けとなっているケースもよくあります。元請け企業の需要にこたえられないと、契約を打ち切られる、取引を絞られるといったデメリットをこうむりかねません。
受注や取引の機会損失を防ぐ意味でも、需要にこたえられるだけの在庫を用意しなければなりません。
注文に対してスピーディーに対応するためにも、最新の在庫数を把握する必要があります。製造業の場合は、顧客や取引先の需要予測を立てて生産計画を立てることも求められます。
②効率的でコストを抑えた在庫管理が求められる
在庫は迅速な出荷を行うために必要ですが、一方で在庫は多くなるほどコストも増すことに注意が必要です。
保管にかかる倉庫費用、適切に保管するための空調費用などは代表的です。なかなか売れない商品は、値下げも必要です。多く発注し過ぎた結果、大量の在庫を抱える事態は避けなければなりません。
このため在庫管理は効率的に実施し、コストをできるだけ抑えることが求められます。欠品を起こさない範囲で在庫の数量を抑える取り組みを進めると、在庫管理のコストを下げられます。
有効な取り組みの一つである適正在庫の維持は、【在庫管理コスト】費用の相場と過剰コストの原因と対策で解説しています。
③在庫数の少ないブレも業績に大きく影響しやすい
中小企業では、在庫数の正確な把握が求められます。
なぜなら同じ個数のブレでも、大企業と中小企業では業績に与える影響が変わるためです。
中小企業にとって単価の高い商品の在庫が100個異なることは、経営に大きな影響を与えるでしょう。この点も、在庫管理が求められる理由の一つです。
④「売れ筋」と「死に筋」の商品を早期に見つける必要がある
「売れ筋」と「死に筋」の商品を早期に見つける必要があることも、在庫管理が求められる理由の一つです。
売れ筋の商品を早く知ることで、生産や仕入れを売れる商品に集中させることが可能です。顧客や取引先のニーズや発注にこたえられるため、顧客満足度の向上と業績アップにつながります。
一方、売れ行きの悪い商品が倉庫に残っていると、管理コストがかさむだけでなく、貴重なスペースを圧迫してしまいます。
その影響は、在庫をなかなか換金できないだけではありません。保管スペースに余裕が無ければ、売れ筋の商品も仕入れにくくなってしまいます。
日々きちんと在庫管理を行っていれば、売れ筋と死に筋の商品はおのずとわかってくるものです。ニーズのある商品の仕入れを増やすためにも、適切な在庫管理の実施は重要です。
失敗しないためには？中小企業の「正確な」在庫管理5つのポイント
中小企業にとって重要な在庫管理を適切に実施するためには、5つのポイントを押さえることが重要です。これから解説する内容を、適切な在庫管理の実施にお役立てください。
①在庫管理を行う目的、理由を社内で共有する
専任の在庫管理担当者の配置、新規採用が難しい中小企業の場合、在庫管理は全社規模で進める必要があります。
生産や仕入れ、販売など在庫管理に関係する部署や従業員の協力なくして、適切な在庫管理は行えません。
このため在庫管理の目的や行うべき理由を、事前に社内でしっかり共有することが重要です。
在庫管理が自社の発展や無駄を減らす業務効率化に必要という認識を共有できれば、従業員はすすんで在庫管理業務に取り組むとともに、より良い業務の進め方を自ら提案し実施するようになるでしょう。
②在庫管理に必要な項目を洗い出す
適切な在庫管理業務の遂行には、管理し記録する項目の選定も重要です。代表的な項目は、以下のとおりです。
- 在庫に変動（入庫、出庫）が発生した日時
- 商品名
- 商品コード
- 商品の保管場所（ロケーション）
- 商品の金額（単価）
- 入庫した数量
- 出庫した数量
- 商品の在庫数量
在庫管理に必要な項目は、業界ごとに異なります。
例えば食品の場合は、賞味期限や消費期限の管理も要求されます。アパレルの場合は、サイズや色の管理も要するでしょう。
③在庫の場所と数量を正しく把握する
在庫管理でチェックする項目を決めた後は、実際の管理作業を行います。
なかでも在庫の場所や数量を正しく把握することは、スピーディーな入出庫はもちろん、機会損失や仕入れ過ぎを防ぐためにも重要です。製造業の場合は製造数や出荷数を、卸売業の場合は入荷・出荷数をきちんと把握してください。
システム上の数字と実際の数量が合致するかという点も、定期的にチェックしましょう。
もし実際の在庫数以上に売ってしまう「売り越し」が発生すると、顧客や取引先の信頼を失うためです。棚卸は実際の在庫数量を直接確認する、代表的な方法の一つです。
④適正な在庫数を決定する
企業は適正な在庫を持つことで、利益を最大化しやすくなります。
顧客の需要を逃さない範囲で、在庫数をできるだけ抑えることが業績アップにもつながります。
正確な在庫データは正確な需要予測を導く重要な資料ですから、日々の在庫チェックを抜かりなく進めましょう。
そのうえでこれまでの出荷実績をもとに、季節要因なども考慮して適正な在庫数を決めることがおすすめです。需要予測システムの活用も、一つの方法です。
⑤在庫管理システムを活用する
企業が持つ在庫数は、常に変動しています。
適切な在庫管理を行うためには、商品の出入りを逐次記録し続けなければなりません。商品の入庫や出庫は頻繁に発生するため手作業では負担が大きく、どうしてもミスや漏れが発生してしまいます。
この課題を解決するためには、在庫管理システムの活用がおすすめです。
在庫管理業務を省力化しながら、いつでも正しい在庫数を把握できます。販売管理など他システムとの連携が容易となることも、メリットに挙げられます。
中小企業の在庫管理はクラウドが適している5つの理由
中小企業の在庫管理は、さまざまなシステムを使って行うことができます。。
在庫管理には専用システムだけでなく、ExcelやBIツールなども用いられていますが、特にクラウド型のシステムが中小企業には適しています。
5つの理由をとおして、なぜクラウドが中小企業の在庫管理にクラウドが適しているのか確認していきましょう。
①初期費用もランニングコストも安くできる
クラウドで動作する在庫管理システムは、運営会社が構築したシステムにインターネットで接続して利用できます。システムの運用開始にあたり、サーバーなどのハードウェアは不要です。
加えてランニングコストを抑えられることも、クラウドならではの魅力です。
利用する期間だけ料金を払えばよく、利用を止めれば料金の支払いを抑えられます。クラウドサービスの料金はユーザー数によっても異なるため、利用者数が少ない中小企業、小規模で運用したい企業にとって有利です。
在庫管理システムには、初期費用が不要なクラウドサービスもあります。この場合は、月々のランニングコストだけで利用できます。このことを魅力に感じるご担当者様も多いでしょう。
②必要な機能がそろっており、短期間で運用を始められる
クラウドで動作する在庫管理システムなら、業務に必要な機能があらかじめ搭載されています。
必要な設定を行えば、短期間で運用を始められることは魅力の一つです。社内の各端末にインストールするといった、煩雑な作業はいりません。在庫管理システムのメリットを、速やかに享受できるでしょう。
在庫管理業務に必要な機能は、販売管理システムの在庫管理に重要な7つの機能【卸売DX】で解説しています。
③専任のシステム管理者無しでも運用できる
クラウドで動作する在庫管理システムのサーバーは、運営会社にあります。
自社に在庫管理システムのサーバーを置いて保守管理しなくてよい点は、オンプレミスとの大きな違いです。加えて社内と社外を問わず、どこからでもログインして業務を行えることもクラウドならではの強みです。
インターネットへの接続環境さえあれば使えるわけですから、専門的な技術や知識が求められる専任のシステム管理者を置かない企業でも運用可能です。
従業員のリソースに限りがあり、複数の業務を兼務することがよくある中小企業にとって、クラウドで動作する在庫管理システムの活用はメリットが大きいといえるでしょう。
④運用開始後も新しい機能が追加、アップデートされる
クラウドで動作する在庫管理システムの機能追加やアップデートは、オンプレミスよりも簡単です。
サーバーは運営会社の管理下にありますから、必要なタイミングで迅速に機能の強化を実行できることが理由です。バージョンアップのたびに、顧客にインストールを依頼する、出張してインストール作業を行うといった手間はかかりません。
ユーザーは標準機能を使っている場合でも、次々と新しい機能が提供される、現行の機能がアップデートされて使いやすくなるといったメリットを享受できます。
より充実した機能を使った運用をお求めの場合は、上位のプランに切り替えることも可能です。この点は、クラウドならではのメリットです。
⑤トラブル発生時には運営会社が対応
運営会社がサーバーを管理していることは、トラブル発生時の対応にも優位性があります。
問題が起これば運営会社が認識し、スピーディーに対応。待っていれば解決できるケースも多いでしょう。
ユーザーによるアクション無しでトラブルを解決できるケースがあることも、クラウドを用いるメリットの一つに挙げられます。
クラウド販売管理DEXTREは中小企業の在庫管理におすすめ！
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は、国内外で卸取引をおこなう中小企業の在庫管理業務におすすめのITツールです。
1人の事業者から大企業まで対応可能で、初期費用は不要。月額20,000円～で販売管理をオンライン化できます。
在庫の登録や閲覧、移動、入庫伝票や出庫伝票の作成といった基本的な在庫管理機能に加えて、以下の魅力的な特長も備えています。
- クラウドで動作 ： サーバーの用意は不要
- スマートフォン、タブレット対応 ： どこからでも在庫数を確認できる
- SKU単位での管理 ： アパレルなどサイズや色が豊富な商品も管理できる
- 外部連携 ：Shopifyやネクストエンジンなど、ECの在庫との一元管理も行える
- 外部連携 ： Excelへ在庫データ出力も行える
- マイナスの在庫も登録可能
- 委託販売や消化仕入れにも対応
ほかにも、在庫管理業務に役立つ豊富な機能をコストを抑えて利用できます。操作や運用方法で困ったときは電話やメール、オンラインで回答や提案が可能です。専任のシステム担当者がいない企業でも心配いりません。
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売上と顧客満足度の向上につながるDEXTREでの在庫管理とは？
在庫管理の適切な実施により、欠品の防止による顧客満足度の向上と、過剰在庫の防止による売上アップの両方を実現できます。
値下げ処分の在庫商品も減らせるため、利益の向上にもつながるでしょう。商品の保管スペースを確保しやすくなるため、売れ筋の商品をさらに仕入れて顧客の需要にこたえることも可能です。
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これから在庫管理の効率化、自動化を進めようと思う中小企業は、DEXTREの活用をおすすめします。DEXTREで在庫管理を適切に行い、収益のアップと顧客満足度の向上につなげましょう。
