ご利用をご希望の方は、APIご利用についてをご確認ください。
システムを何年も使っているとコストや事業拡大、業務効率化の課題解決に「システムのリプレイス」が行われます。
システムのリプレイスはしばしば大がかりなプロジェクトになり、費用や時間もかかります。
一方で、業務の課題を解決するチャンスでもあります。システムを快適に活用して円滑な業務、業績アップにつなげるためには、自社に合うシステムを選ぶことが重要です。
この記事ではシステムリプレイスを行う理由や目的、進め方やリプレイスを実行するリスクに触れたのち、リプレイスを成功させるポイントを紹介します。システムのリプレイスを検討中の担当者様は、ぜひお読みください。
卸売、商社、メーカー向け
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）
国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。
貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。
主な機能 一覧 導入事例
INDEX
「システムのリプレイス」とはなにか？
システムのリプレイスとは、利用中のシステムを異なるシステムに変更することを指します。
業務システムの入れ替えだけでなく、サーバーなどハードウェアやOSも含めて入れ替える場合も多いです。
現行システムからSaaS（Software as a Service：システムやソフトウェアをサービスとしてオンラインで利用する）に変更することも、システムをリプレイスする選択肢になります。
システムのリプレイスと「システム移行」との違い
「システムのリプレイス」と「システム移行（マイグレーション）」には、現行システムを使い続けるか否かに違いがあります。
システム移行は、システムはそのままでハードウェアやOSなど環境が変わります。システムの改修が行われる場合もありますが、基本的に現行システムを利用し続けることが可能です。
一方でシステムのリプレイスは、現行システムの利用は終了します。新たなシステムに置き換え、使い始めることとなります。
システムのリプレイスに要する費用
事業や運用の規模、要件によってシステムのリプレイスに要する費用は大きく異なります。
データ移行の手間が少ない小規模なリプレイスは、数万円程度で済むケースもあるでしょう。一方で大規模なシステムのリプレイスでは、数千万円から数億円の費用になることもあります。
これらの費用は、新システムの導入に関する費用に含まれます。
システムをリプレイスする6つの理由と目的
システムをリプレイスするきっかけは業務内容や運用状況により異なりますが、主な理由や目的は6つにまとめられます。多くの企業がどのようなきっかけでリプレイスを決断するのか、くわしく見ていきましょう。
①現行システムの課題を解決するため
現行システムのパフォーマンス低下が実務に影響している問題の解決は、システムをリプレイスする代表的な理由や目的です。
- 動作が安定しない
- 処理速度が遅い
- 処理可能なデータ量に制限がある
- セキュリティを確保できない
- 法令改正への対応が遅い
- 使いにくい
業務フローや運用規模に合ったシステム、柔軟な対応が可能なシステムに置き換えることで、上記のような課題を解決に導くことが可能です。
②OSやデータベース、システムのサポート期限が終了する
システムのサポートが期限を迎えることも、リプレイスする大きな理由の一つです。バージョンアップを行うか新しいシステムの導入を迫られるためです。
問題なくシステムを利用できていても、「システムをよく知る担当者が退職し、後継者がいない」「現行システムをメンテナンスするエンジニアがいなくなる」など人的な要因が、システムをリプレイスする理由になることもあります。
OSやデータベースのサポートが期限切れを迎える場合、現行システムが新しいOSやデータベースに対応しないのであれば、同時にシステムも新しくしなければなりません。
③複数のシステムを新たなシステムに統合する
販売管理や在庫管理など、業務ごとに異なるシステムを使用している場合、以下のような非効率な運用や担当者の負担が高い業務フローになっていることがあります。
- 画面や操作方法がシステムごとに異なる
- データ連携に手入力の作業工程が必要
- リアルタイムでの連携が難しい
- トラブルが起きると「他社システムが原因ではないか」とたらい回しになる
- 契約の更新時期がばらばら
ERPなど1つのシステムに統合することで、こうした複雑化したシステム運用の課題を解決できます。
④システムの一部を新しいシステムに分離する
現行システムの一部を別のシステムに分離することも、リプレイスの目的に挙げられます。
業務効率が向上する機能が使いたいが、現行システムでは実現できない場合などに、新機能を使いたい業務を別のシステムに分けます。
⑤ランニングコストの削減
システムの運用には、定期的に保守費用などのランニングコストがかかります。月々、または毎年かかる費用を削減するため、システムをリプレイスする企業は多いです。
業務に必要な機能が搭載され、ソフトウェアをクラウド上で利用できる「SaaS」は、有力なリプレイス先の一つです。ランニングコストを大きく削減する効果が期待できます。
例えば、弊社が提供する卸売をオンライン化できるクラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は、月額20,000円から利用できるSaaSです。
⑥事業拡大や新事業、積極的なデータ活用
事業拡大や新しい事業の立ち上げ、データの積極的な活用に伴うシステムのリプレイスでは、さまざまなデータの取り出しが可能で連携先が豊富なシステムを選ぶとよいでしょう。
これまで積み上げてきたデータを迅速に分析、連携することで、顧客対応や経営戦略でスピーディーな意思決定が可能になります。
システムをリプレイスする4つの方法
システムのリプレイスは、大きく4つの方法に分かれます。それぞれの特徴を、以下の表にまとめました。
| システムリプレイスの方式 | 特徴 |
|---|---|
| 一括移行方式 （一斉移行方式） | システムの全機能を一度に切り替える方式 メリット： デメリット： |
| 段階移行方式 （順次移行方式） | 機能や業務、部門、拠点などの単位に分けて、段階的にシステムを切り替える方式 メリット： デメリット： |
| 並行移行方式 | 新システムが安定稼働するまでの間、旧システムと新システムを並行して運用する方式 メリット： デメリット： |
| パイロット移行方式 | 業務や部門を指定して新システムを先行的に導入する方式 メリット： デメリット： |
どの方法も、一長一短あり万能ではありません。特徴を把握したうえで、貴社にマッチする方法を選びましょう。
システムリプレイスの進め方
システムのリプレイス作業は、新しいシステムを導入するプロジェクトの一環として実施されるケースが多いです。
その内訳は、大きく「新しいシステムの準備」と「データの移行」に分けられます。それぞれ何をどのように進めるのか、詳しく解説します。
リプレイス先の新システムを準備する
システムをリプレイスする前に、あらかじめ新システムを用意しておく必要があります。
スクラッチ開発で新システムを準備する場合、ベンダーを選びシステム開発を行うことになるでしょう。
SaaSではサービスを、パッケージシステムではシステムを選び、契約や初期設定などを行います。システムをクラウド上に置かない場合は、新しいハードウェアを調達します。
スクラッチ開発、SaaS、パッケージ、どの方法でもリプレイス作業の初期段階で現行の業務と既存システムの課題を把握し、要件の順位付けや新システムで実現する業務の範囲を設定する取り組みが重要になります。そのうえで要求定義書やRFP（提案依頼書）を作成し、新システムの契約先を決めましょう。
データを移行する
新システムを準備した後、既存システムから新システムへデータを移行します。以下の手順で進めるとよいでしょう。
- 現状の調査（データの管理や連携）
- データの移行方法や移行手順の検討
- 移行計画書の作成
- データの移行に必要なプログラムやツールの準備
- 移行のリハーサルを実施
- データを新システムへ移行
- 移行後の動作チェック
旧システムと新システムでは「列の長さが異なる」など、データの持ち方が異なることも少なくありません。データを変換するなどスムーズに移行する作業も忘れず実施しましょう。
システムをリプレイスする4つのリスクと対策
システムのリプレイスを問題なく進めるためには、リスクを知り事前に対策しておくことが重要です。ここからは、システムのリプレイスで考えられる4つのリスクを取り上げます。
①リプレイスのスケジュールが後ろ倒しになる
- オーダーメイドで構築する新システムのリリース時期が遅れる
- SaaSで実装予定の機能が、なかなか実装されない
- パッケージやSaaSを導入したものの、アドオンやカスタマイズの開発が遅延する
上記のような理由で、システムリプレイスの実施時期が後ろ倒しになることは珍しくありません。
新機能を前提にしたリプレイスでは、上記の問題が起きると業務に支障をきたします。なかなか新システムの利用を始められないことは、現場のストレスや負担にもなるでしょう。
業務への支障は、新機能を使えないことにとどまりません。
現行システムのサポート切れや契約更新に伴って進めるリプレイスも多くあります。新システムの導入が遅れ、現行システムのサポート延長や契約更新が必要になった結果、費用や事務作業の手間が余分にかかってしまいます。
②データの移行作業が失敗する
データの移行作業が失敗することは、システムリプレイスにおいて至急対応すべき状況です。
失敗したままでは新システムでの運用を開始できず、直ちに移行前の状況に復旧しなければなりません。
システムを切り戻しデータをバックアップから復元するなど、あらかじめ失敗時の切り戻し手順を確立しておくことが必須です。
③移行後にシステムトラブルが頻発し、業務に支障が生じる
システムのリプレイス作業が無事に終わっても、油断はできません。移行後に問題が起こるリスクもあるためです。システムトラブルが頻発すれば、業務に支障をきたしてしまいます。
この事態が起こる主な原因には、以下の2つがあります。
- システム単体のトラブル
- 他システムとの連携に起因するトラブル
原因の調査が難しいトラブルもよくあります。原因が判明して復旧するまでに時間を要するケースも少なくありません。
移行後のシステムトラブルを防ぐためには、以下の対策を徹底してプロジェクトを進め、システムを利用する企業も積極的に関わる体制を整えます。
- リプレイスの設計で起こりがちな、仕様の抜け・漏れを防ぐ
- 十分なテストを実施する
- 移行後のチェックを入念に行う
システムトラブルへの対策には、業務停止に伴う備えも重要です。業務が止まった際の対応策（コンテンジェンシープラン）も作成しておくとよいでしょう。
④システムの使い方がわからず、業務効率が下がる
システムをリプレイスした後、現場の担当者から苦情が寄せられることもあります。
- 新しいシステムの使い方がわからない
- ユーザーインターフェースが変わってしまい、使いにくくなった
- 操作に手間取ってしまい、旧システムより業務に要する時間が伸びた
この結果、優れた機能を有するシステムであっても「新システムはダメ」という評価を受けかねません。このような事態は、大変もったいないものです。
システムのリプレイス後は、多少なりとも操作性や使い方が変わることは避けられません。
現場の第一線で働く担当者が操作に迷い、業務効率を下げないためにも研修や教育、マニュアルを充実させましょう。新システムに慣れてもらい、移行後すぐに滞りなく業務を進められるよう準備を進めましょう。
システムのリプレイスに失敗しないための4つのポイント
システムのリプレイスを成功させるために、押さえておきたい4つのポイントがあります。
①ベンダー任せにせず、主体的に関わる
システムのリプレイスは、専門的な内容も多いです。だからといって「難しいからすべて専門家にお任せ」「現行踏襲」という姿勢で、システム会社に丸投げすることはおすすめできません。
もし「システムが動かない」「移行したデータに不備があった」などの事態が起きれば、困るのは現場で働く担当者や対応を待つ顧客です。
システムを利用する側からも「不明な点は専門家にたずねる」「専門書で調べる」などの方法で、当事者意識を持ち、リプレイスのプロジェクトに積極的に関わるよう努めましょう。
②業務の見直しも積極的に行う
「システムを新しくするなら、この機会に業務も見直したい」
このように考える方も、多いのでないでしょうか？システムのリプレイスは、業務フローを見直すチャンスです。以下のように、業務の改善や改革にも取り組むことをおすすめします。
- 不要な業務を廃止する
- 業務の自動化や進め方の工夫により、時間を短縮する
- 実態と乖離するルールを見直す
システムのリプレイスでは、新しいシステムの保守に関するコストを減らすことも重要です。便利さを追求するあまりカスタマイズやアドオンを多用すると、保守にかかる時間も費用も増します。
業務ルールを新システムに合わせるためには、カスタマイズやアドオンを極力ゼロ（Fit to Standard（フィット・トゥ・スタンダード））にして、標準機能で運用する取り組みが重要です。
③必要な時期に必要な機能が使えるスケジュールを組む
必要な時期に必要な機能が使えるか否か、システムリプレイスの成功にはスケジュール管理が大きく影響します。
一例として、販売管理システムの更新に合わせてBtoB ECをスタートするケースを考えてみましょう。
もし販売管理システムのリリースが遅れると、BtoB ECのオープン時期も遅れます。販売機会を逃してしまい、得られるはずの売上を逃してしまうでしょう。
新しいシステムの開発や導入のプロジェクトでは、予定どおりに進まないケースがしばしばあります。多少のトラブルに遭っても運用開始時期を遅らせないためには、余裕を持ちリスクを想定したスケジュールを作成し管理することが重要です。
④補助金や助成金を活用した費用削減を検討する
システムのリプレイスは、補助金や助成金を活用して実質的な支出を減らすことが可能です。
実際に「IT導入補助金」など一部の補助金や助成金は、システムをリプレイスする費用の一部にあてることが可能です。費用の半額でも補助されれば、金銭的な負担がかなり軽くなるでしょう。
ただし、補助金や助成金は後払いです。
システムの導入が完了し運用が始まった後に補助金や助成金が支給されることに留意してください。システム導入にかかる費用は、全額を自社でいったん立て替えなければなりません。
補助金や助成金を活用する場合は、支給されるまでの資金繰りを検討することも重要です。
販売管理システムのリプレイス、クラウド化に「DEXTRE」がおすすめ！
DEXTREは国内外の企業間取引をオンライン化し、クローズドBtoB ECでのオンライン受注から在庫、請求、納品、入金の管理まで販売に関する業務を一元管理できる販売管理システム（SaaS）です。
- 受発注管理
- 商品管理
- 貿易管理
- 在庫管理
- 納品管理
- 請求管理
- 入金管理
- 売上管理
- 顧客管理
特に、卸売や商社、アパレル業の商習慣、商流に特化した機能が充実しており、費用対効果の高い販売管理業務のシステムリプレイスをご提供できます。
- 部署単位での導入、中小企業から大企業まで対応
- 海外拠点や地方拠点でも低コストでリプレイス、導入が可能
- API、Excelで既存システムや外部サービスとデータ連携
- 社内ルールや商習慣に合わせた細かな設定が可能
取引先ごとに商品や価格、取引条件を変えることができ、委託販売や消化仕入れにも対応しています。また、APIやExcelを使った外部システムやSaaSと連携で、業務全体を効率化、自動化することが可能です。
専任の担当者が導入前のご相談、無料体験から導入後のサポートまで、安定した運用に向けて支援いたします。
リプレイスのデータ移行、連携についても代行サービスをご用意して、スムーズなシステムの入れ替えを実現いたします。販売管理のクラウド化、リプレイスには、ぜひDEXTREをご検討ください。
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
ご利用をご希望の方は、APIご利用についてをご確認ください。
卸取引の受発注から
入金までクラウドで一つに
30日間すべての機能をお試しください
無料で試してみる
