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複数の拠点で在庫を管理する、複数の店舗やECサイトに出店する企業にとって、在庫を正確かつタイムリーに把握することは課題の一つです。
個々の拠点や店舗で、曜日や時間を決めて集計作業を行ってから全社の在庫を知る管理方法では、リアルタイムの在庫数を知りたいというニーズに応えることは難しいでしょう。
在庫一元管理の導入によって、各拠点でリアルタイムの在庫数を簡単に知ることができます。売り逃しや欠品を防ぐ、力強い味方にもなる在庫一元管理のメリットや手順、効率的に行うポイントも含めて、この記事で詳しく確認していきましょう。
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在庫一元管理とはなにか？
在庫一元管理とは、複数の拠点や店舗、ECサイトなどに分散している在庫の情報を統一して、一括管理する仕組みです。
在庫量や保管場所、移動や入出庫の記録など「いま、どこが、どのくらいの在庫や備品を持っているか」が拠点を横断して集約され、リアルタイムで把握、共有されることで在庫管理の業務を効率化、最適化します。
なぜ在庫一元管理が必要なのか？
店舗やECサイト、オフィスや倉庫など拠点ごとに在庫を管理していると、「どこにどれだけ在庫があるか」がすぐにわからず、次のような問題が生じることがあります。
- 複数の拠点で同じ商品や備品が少しずつ余分に保管され、在庫が過剰になる
- 店舗には十分な在庫があるにも関わらず、ECサイトでは「品切れ」と表示され販売機会を逃す
- 至近の倉庫から発送できず、顧客に届くまでの時間が長くなる
- どこにどれだけ在庫があるか、すぐにわからない
- 全社の在庫状況を計算する手順が必要となり、余分な手間や工数がかかる
上記のような課題を解決する手法として、分散している在庫情報がまとまる「在庫一元管理」はECの運用や販売業務などさまざまな現場で求められています。
在庫一元管理システムができること、機能
在庫一元管理を実現するシステムには、さまざまな機能が含まれます。代表的な機能を、以下の表にまとめました。
| 在庫一元管理システムの機能 | 概要 |
|---|---|
| 在庫情報の自動更新 |
|
| 商品マスタの統合管理 |
|
| 在庫アラート |
|
| 分析、レポート |
|
拠点をまたいだ在庫情報のデータ活用や連携機能によって、効率的でスムーズな在庫管理業務の実現に役立ちます。
在庫一元管理で現場が得られる6つのメリット
在庫一元管理がECや販売の業務にもたらすメリットのうち、代表的な6つについて現場にどのような変化や影響があるか見てみましょう。
①在庫数と保管場所をリアルタイムで正しく把握できる
「どこにどれだけの在庫があるか」という情報が一つにまとまって、リアルタイムで把握できることは、在庫一元管理の代表的なメリットです。
電話やメール、ビジネスチャットを使って拠点ごとに在庫数を確認する手間はいりません。早朝や深夜、休日でも保管場所ごとの数量とトータルの数量をすぐに確認できます。
在庫一元管理は、在庫数の更新も自動で行えます。
手作業による更新で起こるミスを防げることも、大きなメリットです。定期的な棚卸を行い、実際の数量とシステム上の数量とのズレをチェックする作業は必要ですが、棚卸後に数量の修正を行う手間も少なくなるでしょう。
②顧客に近い倉庫から発送できる
保管場所ごとの在庫数を集中管理できる状態は、顧客にもメリットをもたらします。
受注したオフィスと倉庫が隣接していても、必ずしもこの倉庫から発送する必要はありません。最新の在庫状況をシステムで確認し、顧客から近い倉庫を発送元にすれば、より短時間で配送できます。
物流コストを下げるとともにリードタイムの短縮が実現され、顧客満足度の向上も図れます。
③在庫を適正な数量に保ち、保管コストを最適化できる
在庫一元管理は、在庫数の適正化にも寄与します。
一例として時々1個ずつ売れる商品について、出店先のECサイトごとに5個ずつ在庫を配分するケースを考えてみましょう。
| 出店先 | 在庫数 |
|---|---|
| ECサイト A | 5個 |
| ECサイト B | 5個 |
| ECサイト C | 5個 |
| ECサイト D | 5個 |
| ECサイト E | 5個 |
| 合計在庫数 | 25個 |
上記の場合、急激な需要の増加に対応できない欠点があります。
例えば1つのECサイトで、10個の注文には対応できません。一方で、10個の注文に対応するために各店舗の在庫数を10個にすることはおすすめできません。一時的な需要への対応に在庫が増えることで商品の回転率が悪くなり、在庫が積み上がるおそれがあります。
こうした場合に、全店舗の在庫をまとめて1つの倉庫で一括管理することがおすすめです。
全体の在庫数を20個におさえた運用でも、まとまった注文に対応できます。無駄な在庫を抱えずに済み、倉庫代や商品の保管スペースを節約できます。保管温度の管理が必要な商品は空調費用を節約できるメリットも見逃せません。
④欠品による信頼低下や販売機会の損失を防げる
在庫一元管理は欠品を起こしにくくするため、信頼低下や販売機会の損失も防げます。
先に紹介した③在庫を適正な数量に保ち、保管コストを最適化できるではECサイトごとに在庫数を管理すると、在庫数の5個をすべて購入すると売り切れになり、他の顧客は購入できなくなってしまいます。
欠品は顧客をがっかりさせるだけでなく、購入先を競合他社に変えられてしまうリスクももたらします。
在庫一元管理は、顧客が欲しい商品をいつでも提供できる体制を整えられます。
どの拠点にも在庫を供給できれば欠品の発生を抑えられ、店舗やブランドの信頼が高まるでしょう。販売機会の損失も防げるため、売上をしっかり確保できるメリットも得られます。
⑤店舗とECサイト、複数のECサイトの運用が楽になる
「新しい店舗を開店する」
「ECモールに新規出店する」
これらは喜ばしい一方で、在庫管理の負担が増える悩みも新たに生まれます。
在庫一元管理なら、手間を大きく増やさずに拠点追加の対応、管理が行えます。店舗数が多くても、在庫情報を1つのシステムで集約して管理できることが理由です。
店舗とECサイト、複数のECサイトなど複数拠点の運用でも、在庫の管理業務が楽になることは在庫一元管理のメリットに挙げられます。
⑥在庫データを活用して、より良い仕入れや販売戦略を実行できる
統一された在庫データを集計、分析して効果的な仕入れや、精度の高い販売戦略の実現につなげられることも、在庫一元管理のメリットになります。
在庫の推移を事業全体でリアルタイムに把握できるため、以下の効果を得られます。
- 最新の販売数量や在庫数量をもとに、仕入数量や生産数量をきめ細かく設定できる
- 購買のトレンドをいち早く把握できる（季節商品や売れ筋商品など）
販売状況や在庫数量の変化に応じて、仕入れや販売戦略をフレキシブルに進めることが可能です。
在庫一元管理を行う方法と手順
在庫一元管理は、適切な方法と手順で進めることが成功の近道です。次のような順番で進めることをおすすめします。
| 在庫一元管理の手順 |
|---|
| Step.1 在庫管理の現状、業務を把握する |
| Step.2 在庫管理の課題をピックアップする |
| Step.3 在庫一元管理の目標やゴールを決める |
| Step.4 在庫一元管理の方法を検討する 在庫一元管理システムの選定や他システムとの連携方法も検討する |
| Step.5 SaaSの導入（契約） |
| Step.6 計画に基づき、在庫一元管理を実施する |
| Step.7 取り組みの成果をチェックする 課題が見つかれば、さらなる改善に取り組む |
自社の在庫一元管理を成功させる5つの実務的なポイント
在庫一元管理を自社で実施するためには、押さえておきたい5つのポイントがあります。
現場での在庫一元管理の定着や、業績や顧客満足度の向上につながるよう実務を重視した計画を実行しましょう。
①事前にデータ移行の方法を検討する
在庫一元管理に取り組む際、データを管理するフォーマットやルールをどのように定めるかは重要なポイントです。
運用中のシステムは下記のように、拠点ごとに在庫データのフォーマットやデータ管理のルールがばらばらであることが多いためです。
- 拠点ごとに異なるシステムを利用している
- 拠点ごとに異なるフォーマットやルールでデータを管理している
在庫一元管理は、ばらばらになっているデータのフォーマットやデータ管理のルールを統一する必要があります。
どのような管理方法が効果的か、ゼロベースで検討します。そのうえで拠点ごとに、導入する在庫一元管理システムへのデータ移行の方法を検討する必要があります。
スムーズに移行できるよう、手順も定めておくとよいでしょう。
②扱いやすいシステムと、手厚い研修体制やサポートを用意する
現場で在庫一元管理が定着するためには、従業員が使いたくなるシステムを導入できるかが成否を左右します。この実現には、次の2つの項目が重要な鍵を握っています。
| 在庫管理システムの選定 | 担当者が使いやすく、サポートが充実しているシステムを選ぶ |
|---|---|
| 社内のサポート体制の整備 | 現場で在庫一元管理の定着を後押しする体制を整える。 マニュアルやヘルプデスクなどは一例 |
それぞれの項目について、進めるポイントを解説します。
使いやすくサポートが充実している在庫管理システムを選定する
使いやすさや覚えやすさは「新しい在庫管理システムを使いたい」という意欲に、サポートの手厚さは操作につまづいた時の安心感につながります。どちらも備えたシステムなら、現場の定着が進みやすくなるでしょう。
社内のサポート体制を整備する
円滑に在庫一元管理を進めるためには、業者任せではいけません。
社内でのサポート体制も整え、在庫一元管理がうまく回るよう後押しする必要があります。わかりやすい手順書やマニュアルは、ぜひ作成しましょう。
不明な点を問い合わせるヘルプデスクを社内に設置することも一つの方法です。
問い合わせの多い質問をFAQとしてまとめて解決までの時間を短くしたり、問い合わせの数そのものを減らすことも可能です。
③販売管理システムなど他システムとの連携も考慮する
在庫管理システムは、「販売管理システム」や「倉庫管理システム」と連携する必要があります。
販売業務や倉庫内業務は在庫と関連していることが理由です。在庫は会社の資産であることから、会計システムや固定資産管理システムも連携の対象となり得ます。
連携方法は、API連携がおすすめです。
リアルタイムでの情報連携も行えるため、販売管理など最新の在庫情報が求められる業務管理システムとの連携に役立ちます。
④事業規模によって料金プランを変更できるシステムを選ぶ
事業が発展すると、取り扱う在庫の種類や数量も増えます。
業務に携わる従業員も増えるでしょう。登録できる商品数の上限が低い在庫管理システムだと、事業の成長を妨げることになりかねません。
一方で「料金プランが1つで商品数や数量、従業員数は無制限だけど、月額料金が高額」というシステムも、中小企業には選びにくいものです。
複数の料金プランがあり、事業の成長に合わせてプランを切り替えられる、機能が追加できるなど、拡張性に優れるシステムがおすすめです。商品数が多い場合はオプションで料金が加算されるシステムも、選択肢に挙げられます。
⑤出店先のルールに対応しているかチェックする
大手ECモールは、出店のルールを定めています。事前に出店先のルールに対応した機能があるシステムかチェックしておきましょう。
複数の大手ECモールに対応した在庫管理システムなら、事前にチェックする手間がなく安心して使えます。
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