BtoBのWeb受注システムとは？中小企業や卸売が導入すべき理由と3つの導入方法

Web受注システムは企業と消費者・個人との取引、いわゆるBtoC（小売など）だけでなく、BtoB（企業間取引）でも盛んに活用されています。卸売業務や中小企業の販売活動にも役立つシステムです。

この記事ではWeb受注システムの機能や使い始める方法とあわせて、BtoB向けのWeb受注システムが卸売や中小企業におすすめの理由を解説します。受注業務に課題をお持ちの方は、ぜひお読みください。

Web受注システムとはなにか？

Web受注システムとは受注をWebで受け付けるとともに、在庫や出荷、請求まで一連の処理状況を管理するシステムです。

注文内容をデータとして扱うWeb受注システムは、スピーディーで正確な受注業務が可能になります。紙やFAX、電子メールでの注文は受注内容をシステムに転記する作業が必要です。

卸売業などBtoBでもWeb受注システムが活用されている

Web受注システムと聞くと、BtoCが対象の「ネット通販」をイメージするかもしれません。しかしWeb受注システムは、卸売業をはじめとするBtoBの取引でもよく活用されています。

Web受注システムの機能は、他のシステムに含まれる場合もあります。

例えば、弊社が提供するクラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）はクローズドBtoB ECや発注リンクで受注できるWeb受注機能を備えた販売管理システムです。

「わが社はWeb受注システムを導入していない」という企業でも、同等の機能を備えたシステムを運用中という企業も多いのではないでしょうか。

Web受注システムの種類をWeb受発注システム導入に失敗する企業、成功する企業の違いでも解説しています。あわせてご参照ください。

BtoBでWeb受注システムを活用するメリット

貴社が受注業務や販売業務でWeb受注システムを活用するメリットは、次のような効率化、自動化を実現できることにあります。

• 注文書の書式が統一され、チェックや機械化が容易になる
• 受注内容が自動的にデータ化され、手入力・手書き工程を削減できる
• 納品書や請求書など、帳票の発行を自動で行える
• 転記など受注処理のミスを防止できる
• オンラインで24時間365日受注、機会損失を防ぐ
• 処理状況や受注履歴が一覧でき、顧客サービスを向上できる

Web受注システムを活用するメリットは、以下の記事もご参照ください。

卸売の受発注システムを選ぶ5つのポイント｜業務改善例や必要な機能

Web受注システムの主な機能と「Web発注システム」との違い

Web受注システムには、以下にあげる多種多様な機能があります。

上記のとおり、Web受注システムには受注に関連する業務を1つのシステムで一元的に管理、遂行できる機能が備わっています。

「Web発注システム」との違い

Web受注システムとWeb発注システムには、以下の違いがあります。

実務では、受注と発注を同じシステムで行うと受発注をより効率的に、スムーズに管理できます。受注と発注をひとまとめにした「受発注システム」として提供しているサービスも多いです。

Web受注システムを導入する3つの方法

Web受注システムを導入する方法は3つあります。

それぞれの方法について特徴やメリット、デメリットを解説します。貴社にマッチするWeb受注システムの選定にお役立てください。

①オーダーメイド（スクラッチ）で開発する

自社専用のシステムを、ゼロから作りこむ方法です。「スクラッチ開発」とも呼ばれます。

自社の業務プロセスにフィットするよう仕様を細かく作りこむことが可能です。独自の機能やこだわりの機能が必要な企業や、大企業におすすめの開発方法です。

一方で開発費用が高額になることは、注意しておきたいポイントです。

関連記事：オンプレとクラウドの違いをわかりやすく徹底比較！費用やメリットとデメリットまとめ

②パッケージシステムをカスタマイズする

パッケージシステムをカスタマイズすることも、Web受注システムを導入する方法の一つです。著名なシステムを選べること、オーダーメイドによる開発と比べてコストを下げやすいことは、主なメリットになります。

パッケージシステムの標準機能で業務を遂行できる場合は、無理にカスタマイズする必要はありません。標準機能のみで運用できればコストを抑えられます。

③SaaSで提供されるWeb受注システムを導入する

SaaSはWeb受注システムを導入する代表的な方法です。弊社が提供するクラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）もSaaSです。

どこでもシステムを操作できるSaaSは、複数の拠点がある場合や移動や商談の際にも最新の受注状況や在庫情報を確認できます。中小企業でも導入しやすいコストの低さも魅力です。

また、受注データはクラウドに保存され、もし自社が地震や台風、大雨などで被災しても、データが守られることも見逃せません。

関連記事：SaaSの販売管理システムを導入するメリットとデメリット、選び方の注意点

なぜ中小企業や卸売にはWeb受注システムが良いのか？オンプレミスとの違いは？

中小企業や卸売で使う受注システムは、Webで運用できる製品を選ぶことがおすすめです。

オンプレミスの受注システムとはなにが違うのか、Web受注システムならではのメリットを5つ紹介します。

場所を問わずシステムにアクセスできる

Web受注システムの多くはSaaSで提供され、運営会社がサーバーやデータを管理しています。

サーバーやデータは社外にあるため、社内・社外を問わず、どこでもシステムに接続して受注状況をチェックできます。取引先に出向いているときなど、必要なタイミングで最新の受注情報を把握できるでしょう。

Web受注システムは、被災時にも強みを発揮します。下記のような災害に遭っても、インターネットにつながる場所なら自社の受注情報にアクセスできることは強みです。

• 地震や暴風、竜巻により社屋が損壊する
• 水害に遭い、備品が水浸しになる

事業を再開する拠点を確保できれば、サーバーやシステムの再構築をすることなく受注業務を再開できます。BCP（事業継続計画）に役立つことも、強みの一つといえます。

端末や利用者が増えても、簡単な手続きで対応できる

SaaS型のWeb受注システムなら、端末や利用者が増えても、ソフトウェアのインストールや複雑な設定は不要です。

指定のURLにアクセスし、ログインできれば業務を始められます。

ライセンスの確保やユーザー登録は必要ですが、インストールや設定の手間が省けることをメリットと感じる方も多いでしょう。

いつでも最新版を利用できる

オンプレミスは、ソフトウェアが更新されるたびにインストールし直す手間がかかります。遠隔地の端末にソフトウェアがインストールされている場合は、現地に出向かなければならないこともあります。

Web受注システムなら、バージョンアップや機能の追加、法改正への対応など更新はサーバー内で行われます。

複数の端末へのインストール作業を省けることは、大きなメリットです。SaaSで提供されるWeb受注システムなら、定期的なシステム更新は運営会社が担います。

利用者が対応することなく最新版に更新されるWeb受注システムは、業務が中断せず、現場の負担を軽減できるでしょう。

初期費用を抑えられる

SaaSで提供されるWeb受注システムは、自社でサーバーや関連機器を用意する必要がありません。

ハードウェアやソフトウェアに関する費用を抑えられ、高額な予算の確保が難しい中小企業にとって大きなメリットとなります。初期設定が完了すればすぐに利用できる迅速さも、企業にとって魅力的です。

技術的なトラブル対応も運営会社に任せられる

SaaSで提供されるWeb受注システムは、技術的なトラブル対応も運営会社に任せられます。貴社は復旧作業に人員を要することなく、社内や顧客、取引先へのフォローに専念できます。

関連記事：オンプレとクラウドの違いをわかりやすく徹底比較！費用やメリットとデメリットまとめ

BtoBのWeb受注システムを選ぶポイント

• 自社の業務フローに合った機能が搭載されている
• 取引先との接続方式（BtoB ECなど）に対応している
• 社内で運用中の他のシステムやソフトウェアと連携できる（基幹システムなど）
• 従業員が覚えやすい、使いやすい操作性
• 高度なセキュリティ体制が整っている
• メンテナンスはシステム運営会社が実施する
• 低コストで導入、運用できる（費用対効果が高い）
• 充実したサポートが提供される

SaaSで提供されるWeb受注システムは、豊富な機能や連携機能など上記の条件を多く備えたサービスが数多くあります。

上述したようにメンテナンスやシステム障害への対応は運営会社が実施し、低コストで使い始められるなど、BtoBのWeb受注システムにはSaaSがおすすめです。

以下の記事も併せてご参照ください。

卸売の受発注システムを選ぶ5つのポイント｜業務改善例や必要な機能

【卸売】BtoB向けWeb受注システムには「クラウド販売管理DEXTRE」がおすすめ！

クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は、国内外の卸取引に特化したSaaSの販売管理システムです。

受注データを起点に、在庫や納品、請求、入金まで一元管理できるため、転記作業や部署間の情報共有の抜け、漏れを大幅に削減し、効率的な受注管理が実現できます。

クローズドBtoB ECでのWeb受注は、商慣習や社内ルール合わせて取引先ごとの価格や商品、掛け率や卸価格、輸出条件などを細かく設定して受注できます。

Excelや電話、Faxなどオフラインの受注も、Web受注と一緒に管理でき、データを分散させずに取引を進められます。

また、周辺システムとの連携は、APIとExcelの両方に対応しています。
出力先のフォーマットに合わせてカスタマイズしたデータの受け渡しや、在庫や会計で双方のデータを同期・活用していただけます。

EC一元管理ツール「ネクストエンジン」、ECプラットフォーム「Shopify」、オンライン決済「Stripe」をはじめ、APIやExcelでの在庫連携、その他、さまざまなシステムとの連携が可能です。

また、専任の担当者が導入前のご相談、無料体験から導入後のサポートまで、安定した運用に向けて支援いたします。
リプレイスのデータ移行、連携についても代行サービスをご用意して、スムーズなシステムの入れ替えを実現いたします。

DEXTRE　導入事例

ほかにも、DEXTREには、

• 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
• 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
• クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
• 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
• 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成

など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。