販売データや在庫データをソフトやシステムで効率的に管理することは、中小企業など小規模事業者や個人事業主でも一般的になりつつあります。
月額数万円から利用できるクラウドサービスもあり、販売管理のソフトやシステムを導入して業務効率化やリプレイスを検討されている担当者様もおられるのではないでしょうか。
しかし、
「どのようなツールを導入すればよいのかよくわからない」
「本当に事業規模に見合ったサービスなのかどうか判断に迷う」
といった理由から、導入に二の足を踏んでいるという担当者様が多いのも事実です。
この記事では、販売管理のシステム導入に迷っておられる中小企業、小規模事業者の方に向けてクラウド型の販売管理ソフトについて解説します。
販売管理ソフトを導入すべき理由、中小企業向けに小規模な運用から始める際のシステム選定ポイントや、中小企業の導入成功例についてもご紹介します。販売管理のシステム化に興味をお持ちの担当者様はぜひ最後までご覧ください。
卸売、商社、メーカー向け クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター） 国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。 貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。 主な機能 一覧 導入事例
INDEX
販売管理ソフトとは？
販売管理ソフトとは、受注から入金までのデータがシステム上でつながりシームレスに一元管理するためのソフトウェア全般を指します。
さまざまな販売管理ソフトがありますが、次のような業務管理の機能を利用して顧客との取引を効率化、自動化することができます。
- 受発注管理
- 商品管理
- 貿易管理
- 在庫管理
- 納品管理
- 請求管理
- 入金管理
- 売上管理
- 顧客管理
- 集計・分析
- クローズドBtoB EC
特定の業種の業務フローを想定した特化型の販売管理ソフトがあり、例えば、商社やメーカー、卸売企業を対象とした卸取引に特化した販売管理ソフト、販売管理システムでは、次のような業務を効率化、自動化できます。
- 商品ごとに卸価格や小売価格など複数の価格設定
- 顧客ごとの掛け率や割引率、提案商品で受注
- 合算請求書や前払金あり請求書、残高請求書など多種類の請求書作成
- 受注後に注文内容を変更、関連データの更新
- 『受注確定→伝票作成→在庫移動→入出荷スケジュール指定』 など、関連データの連動と更新
- 顧客が24時間発注できるクローズドBtoB EC
- 見積書、注文確認書、納品書、請求書、貿易書類などの帳票作成
- 売上データの多角的な集計、分析
クラウドとは？
クラウドは、ソフトウェアをインターネットを通じて利用するサービスです。
クラウドサービス、SaaS（Software as a Service）と呼ばれることもあります。
販売管理をはじめとした業務管理、ストレージ、ビジネスチャット、スケジュール管理などがクラウドの代表例です。
自社で用意したサーバーやソフトウェアで構築するシステムは、オンプレミス型（オンプレ型）と呼びます。
クラウドはサービス提供会社が構築したソフトウェアを利用するため、カスタマイズの自由度に制限がありますが、クラウドならではの利点が多くありあります。
- 初期費用の安さ（オンプレミス：数百万~数千万円、クラウド：無料~）
- 維持費の安さ（オンプレミス：数十万円~/月、クラウド：数万円～/月）
- 短期間での導入（アカウント登録後に利用可能）
- メンテナンス、アップデートの負担が無い
- ネット環境さえあればどこからでも利用できる
特に、導入までの時間的、人的コストの低さは小規模事業者にとって大きな魅力です。
無料体験などを通して、操作感を確かめながら機能を検証した後、数か月で運用を開始でき、システムの技術的な専門知識を必要としません。
事業規模を問わず、販売管理のシステム化で業務の効率化が進んでいるのも、2010年辺りからクラウド型の販売管理ソフトが普及しだしたことに起因しています。
加えて、業種やビジネスモデルに合わせたクラウドサービスの充実や、カスタマイズ性の高さに力をいれて開発されたクラウドサービスも多く、デメリットが徐々に解消されつつあります。
小規模事業者が販売管理ソフトを導入するメリットは？
そんな販売管理ソフトですが、本当に小規模事業者にとって必要なサービスなのでしょうか？
業種やビジネスモデルにもよりますが、小規模事業者でも販売管理ソフトによる恩恵は大きいといえます。
以下にそのメリットを3点、ご紹介します。
1.Excelによる販売管理のリスクから解放される
今も多くの小規模事業者、中小企業は販売管理業務をExcelで行っています。
Excelはビジネスパーソンになじみが深く、高機能で汎用性の高い優れたソフトですが、販売管理との相性は実はあまり良いとはいえません。
Excelが販売管理に向かない理由は、下記2点に集約されます。
- スタッフ間でのリアルタイムな情報共有が難しい
- カスタマイズのスキルやデータ管理が属人化しやすく、担当者以外のスタッフにとって扱いづらい
取引先が多くないうちは特に問題がなくても、事業が拡大し取引先や商品点数が膨大になると、Excel管理によるリードタイムの遅れや業務の属人化が顕在化する可能性は大きく、ビジネスの成長や顧客満足度に大きなリスクをはらんでいるといえます。
事業が小規模の段階から、Excelから販売管理ソフトに切り替えることで、トラブルの回避に役立ちます。
販売管理ソフトの多くはCSV形式のインポート・エクスポートに対応しているので、現行データとの連携や移行も問題ないでしょう。
2.業務負担を大幅に削減できる
販売管理特有の業務が非効率なために、部署内の負担が増している可能性があります。
- 複数帳簿への二度打ち作業
- 発注書からの転記作業
- 受注内容変更時の関連データ上書き
- 電話、Fax、メールと異なる受注経路のデータ管理
- ミス防止のダブルチェック、トリプルチェック
特に、小規模事業者は少人数ゆえに人的なリソースが限られます。
非効率な状態のままでは業務の進行が滞り、従業員の不満や残業代の増加、顧客対応や納期の遅れなど様々なトラブルにつながります。
販売管理ソフトを導入すれば、データを変更すると関連データが自動的に更新され、転記や二度打ちの手間がなくなります。
クローズドBtoB ECなどオンライン発注を顧客に利用してもらうことで、「フォーマットがバラバラの発注書を管理する」という煩雑な作業からも解放されます。
業務負担の高い非効率な作業が販売管理ソフトにより削減されることで、より生産性の高い業務に集中しやすくなり、事業の活性化が期待できます。
3.法改正への対応が容易になる
2023年10月より施行されたインボイス制度が記憶に新しいところですが、販売管理に関連する制度はたびたび改正されています。
法改正はすべての事業者にとって無関係ではありませんが、企業の規模が小さいほど資金的、人的リソースの問題から対応が遅れてしまいがちです。
2023年10月に帝国データバンクが発表したインボイス制度に関する企業の意識調査によると、制度が施行されて間もない時点でインボイス制度に「順調に対応できている」と答えた企業は大企業71.5％に対して中小企業は64.2％、「対応がやや遅れている」と答えた企業は大企業24.4％に対し中小企業は29.1％でした。
クラウド型の販売管理ソフトは、サービス提供会社が法改正に合わせたアップデートを行います。
インボイス制度への対応では、適格請求書発行者と免税事業者を分けて管理する機能や適格請求書に対応したフォーマットなどが、制度開始に合わせて、ほとんどのクラウド型の販売管理ソフトで実装されました。
販売管理ソフトの導入によって「法改正への対応」という煩雑な業務が進めやすくなり、担当者やスタッフの大幅な負担削減が期待できます。
小規模事業者、中小企業がクラウド型の販売管理ソフトを選ぶ4つのポイント
小規模事業者が販売管理ソフトを導入するメリットを紹介しましたが、「販売管理ソフトなら何でも良いのか」というと、もちろんそんなことはありません。
販売管理ソフトは数多くリリースされ、比較検討も困難になっていますが、小規模から始められ、大規模まで対応できるクラウド型の販売管理ソフトを選ぶ4つの条件をご紹介します。
1.月額数万円の販売管理ソフト
低コストで運用できるクラウド型ですが、月額費用は数万円~数十万円の幅があります。
機能やサービス、サポート体制、サービス提供会社の運営規模によってランニングコストは異なります。
月額費だけでクラウドサービスを評価することはできませんが、中小企業や小規模事業者がITツールを運用するコストはできるだけ抑えたいものです。
「中小企業・小規模事業者向け」と銘打ってリリースされているクラウドサービスは月額数万円ほどに設定されていることが多いです。
中には、利用できるデータ容量の上限まで利用料が無料というスタイルをとっているソフトもあります。
いくら安くとも、使いづらいツールでは意味がありませんが、費用感の目安として月額料金が数万円のクラウド型の販売管理ソフトから検討してみることをおすすめします。
2.ユーザビリティ
日々の業務に利用する販売管理ソフトは操作性、使いやすさがとても重要です。
新しいITツールの導入には、どうしても社内に少なからず抵抗が生じますが、わかりやすいUI、直感的な操作性のソフトを選ぶことで、ある程度緩和されるでしょう。
とはいうものの、ほぼすべての販売管理ソフトは「使いやすさ」を強みとしてアピールしています。
そんな中から本当に使いやすいサービスを選定するには、実際にさわってみるのが一番です。気になるクラウドサービスを見つけたら「無料体験の有無」と「サポート体制の内容」に注目してみましょう。
無料体験では、期間中にすべての機能が利用可能かどうかを確認しましょう。
一部機能に制限を設けているクラウドサービスもあり、自社の業務をどのように再現できるのかを評価するためにも、この点は注意して見るようにしましょう。
電話やメールでのサポートはもちろんですが、オンラインミーティングや研修の支援や説明会など、販売管理ソフトが部署内や社内外に定着し、安定した運用に移行できるまで丁寧なサポート体制が整っているクラウドサービスを選ぶと良いでしょう。
対応のスピード感、専任の担当者の有無、フィードバックの反映なども選定ポイントとしてあげられます。
また、すべてのスタッフがすべての機能を使えるようになる必要はありません。
「営業担当者は受発注まわりの機能を使えるようにする」など、あらかじめ職分ごとの目標を定めて、無料体験の期間中に販売管理に関わるメンバーが活用できるソフトかどうかを十分に確かめてから導入を決定することが理想的です。
3.自社にとって必要な機能
特定の業種やビジネスモデルに向けた機能が充実した販売管理ソフトがクラウドサービスでも多くあります。
販売管理の業務内容が業種に特化している中小企業や小規模事業者は、こうしたクラウドサービスがフィットしやすく、高い導入効果が期待できます。
また、販売管理ソフトを導入して効率化したい業務フローや解決したい課題を事前に洗い出し、対応したクラウドサービスを選定することが肝要です。
例えば、既存顧客への販売チャネルの多様化、関係強化を目的とするなら、クローズドBtoB ECなどオンライン発注の機能が充実しているかを中心に評価すると良いでしょう。
（顧客にとってわかりやすく発注しやすいUI、商品のディティールを直感的かつ鮮明に確認できるWEBカタログなど）
注文内容や締め日の変更、発行した帳票の訂正など柔軟な取引にスムーズに対応できるかなども選定ポイントになるでしょう。
ほしい機能がすべて揃った販売管理ソフトを見つけることは容易ではありませんが、あらかじめ「これだけは」という機能を念頭に置くことで、効率的に選定を進められるようになります。
4.「IT導入補助金2024」の対象ツール
中小企業、小規模事業者は要件を満たすことで「IT導入補助金2024」を活用して販売管理ソフトを導入できます。
「指定されたITツールから選択する」という制限はありますが、申請が認められれば導入費用が補助されます。
中小企業は60％、小規模事業者は80％の補助を受けることができます。（インボイス枠（インボイス対応類型）で申請した場合）
2024年度のIT導入補助金制度は、企業のインボイス制度への対応に力を入れて募集されているため、該当する枠である「インボイス対応類型」の採択率はかなり高くなるものと予想されます。
（ちなみに、インボイス対応類型の前身にあたる「デジタル化基盤導入類型」（IT導入補助金2022）の採択率は約82％でした。）
IT導入支援事業者のサポートが受けながら制度を活用できるため、導入がスムーズに進めやすいメリットもあります。
1人から大企業まで！クラウド販売管理ソフトDEXTRE【導入事例】
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は国内外の卸取引に特化したクラウド型販売管理ソフトです。
受発注から在庫、納品、請求、入金まで販売管理業務を一元管理できます。初期費用は0円、月額20,000円からご利用いただけます。
特に、卸売業や商社、メーカー、アパレル業の商習慣、商流に特化した機能が充実しており、費用対効果の高い販売管理システムのクラウド化、リプレイスをご提供できます。
- 1人から中小企業、大企業のご利用まで対応
- 部署単位での導入、使いたい機能のみの導入も可能
- 複数の拠点へも低コストでリプレイス、導入
- API、CSVで既存システムや外部サービスとデータ連携
- 国内外の取引、オンラインとオフラインの受注を一元管理
また、専任の担当者が導入前のご相談、無料体験から導入後のサポートまで、安定した運用に向けて支援いたします。
リプレイスのデータ移行、連携についても代行サービスをご用意して、スムーズな入れ替えを実現いたします。
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
導入に成功されたお客様の声
ソウミヤ様は、コロナ禍以降にDEXTREをお使いいただいております。
日本とパリにて展示会を開催。小規模なチームでオリジナルブランドを展開されていましたが、コロナ禍によって展示会を起点としたビジネスモデルの継続が困難に。
「充実したオンライン展示会」と「国内外の顧客とスムーズにやりとりできる機能」を軸に、WEB上で受注ができるシステムを探されていた中、DEXTREをご利用いただくこととなりました。
導入後、スタイリングや動画といったさまざまなオンライン展示会の機能を取り入れることで、伝えたいイメージをより鮮明に訴求できるように。取引件数、売り上げともに導入前と比べて2倍以上となったことに加え、取引工程の大幅な省力化にも成功されています。
日本人スタッフによるきめ細かなサポート体制や、頻繁なアップデートによる利便性の向上といった点についても高い評価をいただいております。
コロナ禍後も、業務のコアツールとして使っていきたいサービスとして、DEXTREの機能に大変ご満足いただいております。
