EDIは企業間の取引をスムーズに行うシステムのひとつです。主に受発注を中心に業務の効率化が期待できます。
ここ数年、EDIに比べて導入しやすく同様の機能をもつ代替サービスもでてきており、かつてほど活用されるシステムではなくなってきています。
この記事では、あえてEDI導入を進める際に知っておきたいEDIについての基本的な概要から、導入前の注意点、EDIの代替案となり得るサービスなど、本当に自社にとってEDIが必要かどうかを見極める参考になる内容を解説します。
EDIの導入や、EDIから他システムへのリプレイスを検討されている方は、是非ご覧ください。
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INDEX
EDIとは？
EDIとは「Electronic Data Interchange」の頭文字で、「電子データ交換」を意味します。
EDIは、コンピューターを専用回線やインターネットなど通信でつなぎ、注文データや請求書、納品書など取引に関するデータを企業間で送受信する仕組みです。
入力したデータは、EDIを通してデータフォーマットや通信プロトコルが変換され、データやファイルの加工、暗号化など自動的に管理できます。
小売と卸、メーカー間での受発注業務をはじめ、物流や金融、行政機関などで導入されています。
FAXや郵送、電話、メールなどフォーマットの異なる方法でやりとりされていた書類や情報が、EDIによって一元化され、大量のデータを送受信できる環境が整います。
- 書類作成業務の効率化
- 書類の転記に伴うヒューマンエラーの防止
- FAXの読み間違いや郵送ミスなどトラブル防止
- 電子化によるペーパーレス、効率化
- 発送費、印刷費、人件費などコスト削減
など、さまざまな効果が期待できます。
EDIの種類
EDIは主に次の3種類に分けられます。それぞれの概要を見ていきましょう。
- 個別EDI
- 標準EDI
- WEB-EDI
個別EDI
個別EDIは取引先ごとに通信規格や識別コード、ファイル形式などを設定して、文字通り個別に対応する方式です。
EDIの導入が進んでいなかった頃に用いられた個別EDIは、主にその時期に導入を進めることのできた大企業で運用されていました。
端末の管理コストがかかる上、取引先の企業も個別EDIに合わせて対応できるシステムを構築しなければならないなど、便利さの反面、様々な課題をかかえる方式でもありました。
標準EDI
フォーマットや取引に関するルールが標準化された形式を「標準EDI」と呼びます。
「双方が同じ通信規格のEDIを利用しなければならない」という制約はありますが、取引先ごとに異なるフォーマットを設定する必要もなく、発注側・受注側ともにコストをおさえた運用が可能です。
標準EDIには特定の業界に特化した「業界VAN」と呼ばれるサービスも存在し、主に酒類業、医薬品業、加工食品業などで用いられています。
WEB-EDI
WEB-EDIはインターネット回線を介してデータをやり取りする方式で、現在では一般的なEDIとなっています。
WEB-EDIの強みは何といってもその通信速度です。
従来のEDIは電話回線や専用回線を利用していましたが、WEB-EDIはインターネット回線でこれらをはるかに上回る速度でデータのやり取りが可能です。
また、多くのWEB-EDIはクラウドサービスとして提供されています。
導入にあたって専用のEDIシステムを構築する必要もなく、比較的低コストで導入・運用できます。
EDIのかかえる問題と導入時の4つの注意点
EDIは業務の効率化、利便性の向上が期待できるシステムですが、導入にあたって注意しなければならない点もいくつか存在します。
①導入ハードルが高い
EDI最大の問題が導入ハードルの高さです。
EDIの導入には種類を問わず、初期費用や月額費用が必要になります。
EDIは、共通したシステム同士でなければデータ交換が成り立たないため、自社だけでなく取引先にも同じシステムを導入してもらう必要があります。
インターネットで利用可能なWEB-EDIであっても、標準化されていないために複数の通信プロトコル（ネットワーク通信規格）が乱立している状態で、取引先には導入する規格に切り替えてもらわなくてはなりません。
EDIの導入と構築には、取引の規約だけでなく、システムの運用ルールや通信手順などの条件に双方が合意して進める必要がありますが、取り決めの段階で頓挫してしまうケースも少なくありません。
②かえって業務煩雑化を招く恐れがある
導入するEDIにすべての取引先が対応してくれるとは限りません。
特に、月数件しか取引がない企業や小規模事業者にとってはコストや対応の負担が重く、費用対効果が見込めず導入に難色を示す企業がほとんどです。
こういった取引先が多い場合は、EDIでの受発注と、従来のアナログな受発注が混在した業務管理になってしまうでしょう。
EDIでの取引が便利でも、取引先との受発注ルートが複数あり、システムが混在する状態は現場の担当者にとって負担が増すだけとなります。
また、EDIを導入しても利用してくれない取引先が多いと、かえって受発注業務は煩雑化し、導入以前よりも生産性が低下する恐れがあります。
③売上アップにはつながらない
「EDIによる業績アップは見込みづらい」という点にも注意しておきましょう。
EDIはあくまでも、取引に関する情報交換を電子化する、業務効率化を目的としたシステムです。
FAXや郵送といった手作業のある業務で発生していたミスやトラブル、非効率なワークフローからの脱却という点では大いに役立ちますが、受注が増えたり、取引先との関係性が強化されることを想定した仕組みではありません。
ワークフロー改善によるコストカットは期待されるところですが、売上アップや販路拡大を目的とするならば他のシステムやサービスの利用した方が成果をあげやすいでしょう。
④2024年問題
EDIの2024年問題とは、NTT東西（NTT東日本・NTT西日本）が固定電話網をIP網へと移行する過程で、従来のISDN回線サービスの一環であるINSネット「ディジタル通信モード」を2024年1月より廃止したことに伴って起こった問題です。
「ディジタル通信モード」はISDN回線のうち、主にパソコンやデータ通信機器で利用されていた通信機能であり、廃止に伴ってEDIをはじめとする様々なシステムに大きな影響を与えました。
特に、ISDN回線を利用している標準EDIを導入していた多くの企業は別のシステムへの移行、構築を検討しなければなりませんでした。
主流となっているWEB-EDIは影響を受けなかったとはいえ、上述したような諸々の問題から、この機会にEDI以外のシステムに移行した企業も少なくありません。
今でもEDIを運用する業種もあるとはいえ、EDIそのものがやや時代錯誤のシステムとなりつつあることは事実といわねばならないでしょう。
企業がEDIを導入すべきケース
EDIのかかえる問題を考えると、EDIはこれからの時代に強みを発揮できないシステムのようにも考えられます。
ただ、利用環境によってはEDIの需要がまだまだ高いです。
例えば、EDIは大量のデータ交換を効率的に行える利点を活かし、特定の取引先との間で大量のデータをやりとりするなら、デメリットを考慮した上でもEDI導入による費用対効果を得やすいといえます。
また、EDIは大手企業をはじめとした業界主要プレイヤーの間で運用されていることが多く、取引に際して導入を求められることがあります。
特定の業界VANが根強い業界もあり、導入することで複数企業とのやりとりが一気に効率化することもあります。
EDIは「積極的に導入すべきもの」というより、必要に応じて取り入れるシステムとなりつつあります。
EDIを代替できる「BtoB EC」「受発注システム、販売管理システム」
EDIの強みを活かせない環境であれば、必要な機能を代替できるシステムの導入、運用がおすすめです。
例えば、メーカーや卸売業、商社の企業間取引をEDIで行っていた場合、注文データの送受信の代替システムとして採用されるのがBtoB ECや販売管理システムです。
BtoB ECとは、オンラインで企業間取引を行うEC（Electric Commerce：電子商取引）、またはそのシステムを指します。
広義で言えばEDIもその内のひとつといえるのですが、通常「BtoB ECサイト、BtoB ECの機能」を介した取引の仕組みを指します。（経済産業省が定義するBtoB ECの定義の中にはEDIも含まれています）
BtoB ECは一般向けに公開される「スモール型」と、指定した顧客のみがアクセス可能できる「クローズド型」の2種に大別されます。
前者は新規層へのアプローチ、後者は既存顧客からの受注増加、利便性や生産性の向上を目的とした導入が一般的です。EDIに比べると、データ管理よりも取引や売買に関連した業務全体の管理が中心です。
EDIを代替できるBtoB EC、販売管理システムの機能
BtoB ECは「販売管理システム」の機能の1つとして利用できることが多いです。
EDIと同様に、次のような機能があります。
- WEB受注（クローズドBtoB EC）
- 受発注管理
- 受注書（注文確認書）、請求書、納品書の作成
- 在庫管理
- 入金管理
- 売上の集計・分析
他にも、メールや電話、Faxなどオフライン受注の管理、顧客管理や製品管理、貿易管理など、販売や受発注に関する業務を一元管理できます。
卸取引に特化した販売管理システムは、取引先ごとに価格や掛け率、商品を指定したクローズドBtoB ECが特徴です。
請求書や納品書、在庫管理、製品管理なども卸取引の商慣習を反映した機能が充実しており、自社のワークフローに合わせた取引環境を再現できます。
また、BtoB ECや販売管理システムは、先述したEDIの様々な問題を解決できる可能性もあります。
低コストで導入、運用できる
BtoB ECをふくむ販売管理システムは初期費用がかからず、月額費用は数万円から利用できるサービスがあり、無料体験を通して自社に合ったものを低コストで導入、運用できます。
クラウド型の販売管理システムは、インターネットの環境があれば、場所やデバイスを問わずアクセスすることができます。
取引先側で新たなシステム構築や設備投資などなく、ブラウザから操作して発注業務が行えます。
クローズドBtoB ECは、取引先に発注方法に追加してもらう必要がありますが、24時間いつでも発注や商品の確認ができる利便性を提供できます。
電話やFAXなどアナログな受発注管理や、手入力の書類作成に限界を感じている企業にとっても導入メリットが大きく、クローズドBtoB ECでの接点増加が取引先との関係強化につながる可能性もあります。
売上アップをサポートする機能
販売管理システムやBtoB ECはEDIにはない、売上アップに貢献できる様々な機能があります。
例えば、マーケティングの戦略立案に欠かせない売上データの分析や、顧客別の商品レコメンド、サンクスデーなどのキャンペーンは、多くの販売管理システムやBtoB ECに共通する基本的な販促機能です。
商品の魅力をより精細に美しくビジュアル表現できるWEBオーダーカタログや、360度の回転で手に取るように確認できる商品紹介、期限を設けたオンライン展示会、ダイレクトに発注できる商品URLなど、販促機能に力を入れ、受注増加と販路拡大を見込めるクラウドサービスもあります。
他業務、外部システムとの連携
販売管理システムやBtoB ECは、請求書や納品書のやり取りだけでなく、WEB上で取引に関する様々な業務をつなげて一元化できます。
例えば、顧客ごとの価格や掛け率、取引条件の設定や、受注確定と同時に在庫データの移動や更新、受注データを起点とした納品書・請求書など関連する帳票の自動作成など、クローズドBtoB ECでの取引が受発注業務を大幅に効率化、自動化できます。
在庫発注ができるシステムであれば、あらかじめ設定した発注点での定量発注や定期発注など、在庫管理のトラブル防止や適正在庫の維持に役立つ機能が利用できます。
基幹システムやソフトウェア、外部プラットフォームとのAPI連携、CSV連携などシステム間のデータ活用ができる販売管理システムも多く存在します。
導入の際は、現在利用している外部システムとのスムーズな連携の可否を必ず確認するようにしましょう。
まとめ
EDIはデータの電子化と送受信、それに伴う業務効率化を実現するシステムです。
一方、販売管理システムやBtoB ECは商取引に関するやり取りをオンラインで完結できるシステムです。
販売管理システムやBtoB ECには、EDIと同じような機能が備わっており、大規模受発注や特定の業界VANが必要となるケースを除けば、じゅうぶん効率的に対応することができます。
EDIを利用している企業が販売管理システムやBtoB ECと併用しているケースも多く、特に中小企業や小規模事業者にとっては導入ハードルが低く、より広範な業務効率化、売り上げアップが期待できるため導入やリプレイスが進んでいます。
初期費用や維持費が比較的低コストで、無料体験で自社にフィットするかを確認、評価できるサービスが数多くあります。
一度BtoB ECにふれてみて、自社に合うようなシステムがあるのか、比較検討することをおすすめしたいと思います。
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