発注業務は在庫の最適化に直結する反面、「工数が多く手間がかかる」「ヒューマンエラーが起こりやすい」といった問題も抱えています。
この記事では、発注で起こりがちなミスを防止する方法や、効率化に適したツールなど発注業務を改善する方法について解説します。ぜひ最後までご覧ください。
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発注業務とは？
発注業務とは、在庫状況をもとに必要となる商品を仕入れ先に発注する一連の業務を指します。小売、卸売、製造業をはじめ、大半の業種で発注業務が行われています。
発注業務の基本的な流れは次の通りです。
- 在庫状態の確認
- 仕入れ先へ見積り、納期確認
- 発注書の作成と送付
- 入荷、検品
- 受領処理
- 仕入れ先へ支払い
発注書以外にも受領書、検収書などの書類を作成して仕入れ先に送付します。
発注業務で起こりがちなトラブル
発注業務はミスやトラブルが起こりやすいワークフローでもあります。
過剰在庫や欠品は、納期の遅れだけでなく健全な企業運営が滞る一因にもなります。
特に、次に挙げるようなトラブルは発注業務で起こりやすく、このような状態が慢性的に起こってしまっている場合は早急な改善が求められます。
ヒューマンエラー
発注業務で特に起こりやすいのがヒューマンエラーによるトラブルです。
- 電話の聞き間違いやFAXの読み間違いで見積りの内容を正しく把握できない
- 仕入れ先への伝え間違いや「言った言わない」の認識違い
- 発注書の数字の入力ミス、0の見落としによる発注漏れ
- 商品名や型番の似た商品の発注ミス
発注業務はほかの作業と並行して行うことも多く、複数の商品やサービスを同時に発注することも珍しくありません。
そんな中で電話やFAX、メール、WEBと異なる経路が混在したプロセスで発注業務を進めていると、上記のようなミスが起こりやすくなってしまいます。
発注遅れ
仕入れ先の設定する受注締切を過ぎてしまい発注が遅れるミスは、発注を忘れていたり締切の確認不足が主な原因です。
「締切日時が異なる仕入れ先への発注を同時に進めていて勘違いした」というミスもよく耳にするところです。
締切日時を過ぎてしまうと、予定した期日までに品物が届かず、顧客への納品が遅れることになります。
ゴールデンウイークや年末年始の大型休暇の前後に発注が遅れた場合には、少しの遅れが大幅な納期の遅延につながります。特に急ぎの発注であれば、締切日時を厳密に管理したうえで発注業務を進める必要があります。
部署間の連携ミス
発注業務は作業工程が多く、また、複数の部署にまたがって進行するワークフローでもあります。
例えば、自社の在庫情報を把握するためには在庫管理部門との情報共有は必須となります。また、発注業務は販売データの分析結果によっても左右されるため、営業やマーケティングとの連携も必要となるでしょう。経理部門との連携は正確な会計処理のため欠かせません。
このように、複数の部署が関わる発注業務ですが、発注を担当する部署と他の部署が連携できていない例が意外と多いです。
部署間の連携がうまくいっていないと、効率的に発注業務を進められないだけでなく、ヒューマンエラーや発注遅れの種を生むことにもなってしまいます。
欠品での仕入れ
自社の部署間だけでなく、取引先との連携不足によって引き起こされるトラブルもあります。
代表的な例が欠品報告の漏れです。
仕入れ先からの欠品の報告を聞き逃していた、または見落としていたケースが考えられる一方で、仕入れ先の業者によっては事前に欠品報告をせずにそれ以外の商品を送って返金、といった対応がとられることも少なくありません。
こういった報告の漏れ、行き違いのトラブルを防止するためには、仕入れ先と欠品について報告依頼や注文請書発行の徹底など、事前の取り決めをしっかり行うことが重要になります。
発注業務を効率化するには？
発注業務で非効率なトラブルが頻繁に起こり慢性化している場合、一つ一つのミスに逐一対処するよりも、発注業務の根本的な改善を行う必要があります。
発注業務の改善に役立つ具体的な方法を2点ほどご紹介します。
部署間のやり取りにルール、マニュアルをつくる
まずは部署間で、円滑なコミュニケーションがとれる環境づくりが重要です。
単に「部署間のこまめな連絡をうながす」といった指示にとどまらず、部署間で共有しやすいルールやマニュアルを設定し、発注トラブルが起きにくい業務フローや意識改革を進めることが肝要です。
たとえば、発注業務のルールの1つに発注点の設定があります。
発注点とは、発注するタイミングの基準となる在庫量を指します。
「在庫量がこの数値を下回れば発注する」というラインを設けることで、過剰在庫を防止しつつ、安全在庫を常に維持できるという定量発注方式の考え方です。
季節要因の需要増加や特売セールの過去の販売実績なども考慮して発注点を設定することで在庫管理が効率化し、突然の大量発注などのイレギュラーが発生するリスクも低くなります。
こういった発注方法の明確なルールの構築と共有により、部署間のコミュニケーションは円滑化し、発注業務の改善が期待できます。
業務の効率化はもちろん、属人化も抑制できるなど発注業務の課題解決も見込めるでしょう。
発注管理ができるシステム、ソフトを導入する
発注業務をアナログな手法で進めているなら販売管理システム、受発注システムなど発注管理ができるITツール導入がおすすめです。
発注業務の一連の流れをデジタル化できれば正確で効率的な発注が実現できるようになります。
情報共有の漏れが減り、書類作成が自動化され入力ミスなどヒューマンエラーを解消することができまます。
WEBで利用できるクラウド型のシステムなら、仕入れ先と発注情報の共有がリアルタイムで行えるため、スピーディーな仕入れと欠品のトラブル回避にもつながるでしょう。
先に述べた発注点を例に出すと、在庫量があらかじめ設定した発注点に達すると自動的に指定の数量で発注指示が出されるようにするなど、業務を効率化できる機能があるシステムもあります。
在庫管理システムや会計ソフトと連携できるシステムなら、発注まわりのデータを一元管理でき、部署間の連携もとてもスムーズになるでしょう。
書類のやりとりもシステム上で完結するため、ペーパーレス化や書類の散逸、紛失の防止といった観点からも、発注業務のシステム化は効果のある施策です。
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まとめ
発注業務は多くの企業にとって避けては通れない重要な作業ですが、アナログな手法に頼って進めていると非効率で負担の多い工程になり、トラブルの温床となってしまいます。
今の業務フローでは効率化の限界を感じているなら、今回ご紹介したような方法での改善を検討してみてください。
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