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システム化はとにかくシステムを導入すれば、自動的に良い結果を得られるわけではありません。
システム化を行う前には業務を細部まで分析して、誰でも業務を担当できるレベルまで標準化を進めましょう。無駄な業務は廃止するなど、業務の見直しを進めることも効果的です。システム化への積極的な取り組みは、業務の効率化や業績アップにつながります。
この記事では、システム化について詳しく解説します。システム化の目的やメリット・デメリット、進める手順や失敗しないためのポイントを確認していきましょう。
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システム化とはなにか？
システム化とは、業務の進め方を整理してルールやマニュアルを定め、誰が行っても安定的に同じ結果を得られる仕組みづくりを指します。作業手順や評価方法の可視化、業務の見直し、作業の標準化や自動化などが行われます。
システム化は明確な手順が決まっていればよいわけですから、必ずしもコンピュータをはじめとするIT技術を使う必要はありません。
一方で、各種システムで用いられるコンピュータは繰り返しの作業を得意としています。誰でも同じ結果が出る作業は、コンピュータに任せればよいわけですから、システム化を実現するうえでコンピュータの活用は欠かせません。
システム化を実現する方法
システム化は以下のように、さまざまな方法で実現できます。
- 自社専用のシステムを開発する
- パッケージシステムを導入する
- SaaSを契約し活用する
- ノーコードツール、ローコードツールでツールを作成する
- Excelのマクロを作成する
それぞれの方法にメリットとデメリットがありますが、優劣はありません。
システム化の目的や利用者の範囲、求められるセキュリティレベル、システムが停止した際の影響などを考慮し、適切な方法を選びましょう。
システム化できる業務
システム化できる業務は多種多様です。経理や給与計算などのバックオフィス業務はもちろん、以下の業務もシステム化の対象です。
- 製造
- 販売（卸売・小売）
- 在庫管理
- 物流
- 営業
- カスタマーサポート
- マーケティング
- 受発注
ERPなどで上記のすべてを統合してシステム化することも、基幹システムで業務ごとに適したシステムを導入することもできます。
なぜシステム化するのか？システム化の目的や背景
システム化には事業拡大や業績向上につながる目的や背景があり、主に次の5つが企業がシステム化を推進する理由、動機となっています。
①コスト削減
コスト削減は、企業が常に意識している課題です。
システム化により業務に対応する時間や手間、人員を削減して効率化できれば、時間的コストや人件費を下げられます。システムの導入費用やランニングコストの増加分を差し引いても、全体で見ればプラスとなるケースも多いでしょう。
②人手不足や人口減少への対応
人手不足や人口減少は、システム化を推進する代表的な動機です。
働き手の中心となる15歳～64歳の人口は、21世紀に入ってから一貫して減少し続けています。また全国の有効求人倍率も、1.2倍前後の状況が続いています（独立行政法人労働政策研究・研修機構「職業紹介-都道府県別有効求人倍率」）。求人数よりも仕事を探している人のほうが少ない状況であり、企業が思うように採用できない事態が継続しています。
システム化が進めば、社内のリソースが効率化され人員にも余裕が生まれます。人手不足で業務がひっ迫する事態も防げるでしょう。
③迅速で正確な業務の遂行
数値の計算や定型化された業務、繰り返しの処理は、コンピュータが得意な業務の一つです。コンピュータを活用したシステム化によって、正確な結果を迅速に得られます。
業務の処理時間を短縮でき、計算ミスが起きにくいことは、システム化の代表的なメリットに挙げられます。
④デジタル社会により変化したニーズへの対応
顧客のニーズは、デジタル社会の発展にともなって変化しています。
- 店舗に行かなくても、オフィスから発注して決済まで済ませたい
- 注文の処理状況や荷物の輸送状況を、リアルタイムで知りたい
- 拠点から本社へ申請書を送る手続きを、当日中に完了させたい
- 紙の消費量を削減したい
上記のようなニーズは、インターネットを活用したシステム化で実現できます。
⑤データドリブンな経営の実現
これまでは集計作業を行わなければ判明しなかった情報を、システム化することで簡単な操作でいつでも確認できるようになります。
紙の書類のように保管スペースを取らないため、過去のデータを蓄積しやすいこともシステム化の魅力の一つです。蓄積したデータを事業に活用する仕組みを整え、収益と顧客満足度の向上につなげることが可能です。
一例として、「商品が売れる時期を予測して、前もって必要数を仕入れる」「曜日や周辺のイベントも考慮して、新幹線のダイヤを日ごとに決める」などが挙げられます。
システム化を行う手順
システム化は、以下の手順で進めるとよいでしょう。
- 業務フローを個々の作業ごとに分解する
- 業務で生じている課題を、文章や箇条書きで示す
- マニュアルやルールを作成して、業務を標準化する
（誰が行っても同じ結果が出せる仕組みをつくる） - 新システムに含める項目や要件を明確にする
- システムを自社開発するか、他社に発注するか決める
- SaaSを導入する場合は、システムを選定する
- 自社専用のシステム開発を他社に依頼する場合は、発注先を選定する
- システムを設計する
- 条件に応じてどのように動作するかを、業務ごとに決める
- システム開発を他社に依頼する場合は、発注先と打ち合わせて仕様を決定する
- （自社開発の場合）システムのコーディングを行う
（SaaSの場合）初期設定を行う - 新システムの運用を開始する
- システム化の効果を評価し、課題があれば改善する
システム化を行う前に、あらかじめマニュアルやルールを整備して、誰でも同じ結果が出せる仕組みをつくる必要があります。
IT業者に依頼する場合も、依頼する前にこの工程を終えておくことが成功の秘訣です。自社で行えない場合は、システム化に知見のあるコンサルティング会社に依頼することも選択肢の一つです。
システム化のメリット、デメリット
システム化を進める際にはメリットをうまく引き出すとともに、デメリットによる悪影響を抑える工夫も求められます。
システム化のメリット
システム化には以下のように、さまざまなメリットがあります。
- 24時間365日の運用
休日でも深夜・早朝でも処理できる - 省人化
少人数でも業務を遂行できる - 作業手順の可視化
担当者が不在でも業務を遂行できる - ヒューマンエラーの防止
正確な対応を迅速に行える - 欠品の防止
在庫を自動的にチェックし発注できる - データの有効活用
蓄積されたデータを、業務改善に活かせる - 顧客満足度の向上
顧客ごとの希望やニーズに合わせて、きめ細かな対応を行える
「同じ業務をより少ない人数で行える」「従業員数を増やさずに、新事業に人員を配置できる」「値上げせずにサービスを向上できる」など、システム化による業務の効率化や自動化は、現場の負担軽減にも貢献します。
システム化のデメリットと解決策
システム化には、以下に挙げるデメリットがあることにも注意が必要です。
- 業務が止まるリスク（停電、システムの不具合や故障など）
- 業務に関係するすべての従業員が、システムの使い方を覚える必要がある
- ITに詳しくない企業は、専門家の協力を得る必要がある
- 自社専用システムの場合は、法令や業務フローが変わるたびに改修費用がかかる
- 悪意ある者にシステムへ侵入されると、個人情報や機密情報を外部に持ち出されるリスクがある
上記に挙げたデメリットへの解決方法には、以下のようなものがあります。
- 自家発電装置や無停電電源装置（UPS）を用意する
- システムを二重化する
- セキュリティを強化する
- 従業員へ充実した内容の教育を行う
- SaaSを活用する
などがあります。自社が許容できないデメリットについて適切な対策を取ることも、システム化の成功に必要な要件です。
システム化に失敗しない5つのポイント
システム化を円滑に進め、成功させるには、5つのポイントを押さえて進めることが重要です。それぞれの項目を確認して、スムーズなシステム化の進行につなげましょう。
①システム化の目的を明確にする
目的を明確にしたうえでシステム化のプロジェクトを進めましょう。目的を固めないままシステム化に踏み切ってしまうと、以下の状況に陥るリスクがあります。
- とにかく安く済むシステムに飛びついてしまう
- 早く導入できるシステムを選んでしまう
- 少ない手間で楽に導入できるシステムを選んでしまう
結果として「運用の制約が多い」「とにかく遅い」「業務の要求事項を満たしていない」「他のシステムと連携しにくい」「業務改善や改革につながらない」など、費用対効果の悪いシステムを選んでしまうおそれがあります。
システム化の目的を明確にすることで、自社の目的に合ったシステムに限定した選択肢を検討できます。見当違いのシステムを導入するリスクを防げるでしょう。
②システム化する業務と範囲を明確にする
システム化は、より良い業務を実現する有効な方法です。一方で、どの業務にもシステム化が適するわけではありません。例えば臨機応変な対応が求められる「クレーム対応」は、システム化が適さない業務です。
まずは業務内容を把握する段階で、業務を細かく分解しましょう。
個々の業務について、システム化が適するかどうかを検討してください。ITやデジタルツールの活用が有効な業務と範囲をピックアップしたうえで、システム化を決定することがおすすめです。
また、現場の担当者にも参加してもらいながら要件整理を行うことが重要です。
IT担当者やシステム部門は、業務の詳細や実務上うまく進めるコツなどを把握しているとは限らないためです。現場の担当者を交えて現行業務を洗い出し、業務のあるべき姿を示しましょう。そのうえで、システム化を行う業務や範囲の選定につなげてください。
③自社の要件を満たし、課題解決につながるシステムを選ぶ
パッケージなど市販されているシステムは、システムごとに機能の違いや特徴があります。知名度やシェアが高いこと、高額なことが、自社の課題解決に直結するとは限りません。
重要なことは、自社の課題解決につながるシステムを導入することです。
そのためには、事前に自社の課題を明確かつ可視化することが欠かせません。この取り組みにより、多種多様なシステムから選択肢を絞ることができます。
そのうえで、自社の課題解決につながるシステムを選ぶと成功しやすいでしょう。
④通信回線の速度が、業務に支障がないレベルかチェックする
システム化を進める際には、通信回線の速度もチェックしておきたいポイントです。
「動作が遅い」という苦情の背景には、通信回線の遅さが原因であることも少なくありません。
特にベストエフォート型回線を使っている場合は、最低速度が保証されていません。時間帯によっては回線が混雑し、業務に支障をきたすおそれもあります。
通信速度のトラブルを防ぐためにも、システム化の前に社内・社外それぞれについて、どのような通信回線を使っているかチェックすることをおすすめします。
ベストエフォート型回線を使っていれば、通信速度も測定するとよいでしょう。通信速度が実務で要求される数値に達しない場合は、社内のネットワーク構成や通信回線の見直しをおすすめします。
⑤SaaSを活用する
システム化を円滑に進めるためには、クラウド上で提供されWebブラウザなどから利用するSaaS（Software as a Service）の活用もおすすめです。
以下のように、コストの負担やリスクを軽減しながらシステム化を実現できることが理由です。
- サーバーやストレージなど、高額なハードウェアを用意する手間やコストから解放される
- システム部門やシステム管理者の負担を下げられる
- ランニングコストを抑えられる（利用した期間分の費用負担で済む。例：2年の利用なら2年分）
- 法令改正への対応が自動的に行われる
- 定期的に機能の追加、強化も行われる
- 自社と離れた場所にデータを保存するため、万が一自社が被災してもデータは守られる
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