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RPAとマクロは、業務の効率化や自動化を考える際によく比較されるツールです。
両者は「業務効率化に使われる」という点は共通するものの、異なる点も少なくありません。
業務効率化や自動化の検討にあたり、RPAとマクロの特徴を理解し、相違点を押さえておくことは重要です。
この記事ではRPAとマクロのそれぞれの特徴や適する業務を取り上げたのち、10の相違点を取り上げ徹底解説します。貴社の業務効率化に役立つツール選びに、ぜひお役立てください。
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RPAとマクロ、それぞれの特徴と適する業務は？
RPAとマクロは異なる特徴があり、適している業務も異なります。以下の表で、相違点を確認していきましょう。
RPA | マクロ | |
|---|---|---|
特徴 | 対応するシステムやSaaS、ITサービスの数が多い。 複数の運営会社が、異なる特徴を持つRPAを提供する 画面の操作だけで、自動実行する仕組み（ロボット）を作成可能 | Microsoft Officeの機能の一つであるため、利用する際の手続きは不要 VBAを使ったプログラミングがしばしば必要となる |
適している業務 | さまざまな種類のシステムやSaaS、ITサービスを使って進める業務 大量のデータ処理やスケジュールによる自動実行を行う業務 | Microsoft Officeのみで進められ、VBAを活用できる人材が必要になる業務 |
それぞれの特徴と適している業務を、詳しく確認していきましょう。
RPAの特徴と適している業務
RPAは業務を効率化するツールの一つです。
システム上で動作する「ロボット（ソフトウェアロボット）」を作成し、パソコンを使う仕事のうち定型的な業務を自動化します。ロボットにはシナリオ（業務の手順）を、画面を使って覚えさせることができます。
ITに詳しくない方でもRPAを使った業務効率化が実現できます。
ソフトウェアや、SaaSに代表されるITサービスに数多く対応することも、RPAの魅力です。RPAは以下の業務に適しています。
- 業務ごとに異なるシステムやITサービスを活用している
- 大量のデータを処理する
- スケジュールによる自動実行を要する
上記のいずれかに該当する業務のご担当者様も、多いのではないでしょうか。
マクロの特徴と適している業務
マクロは、Microsoft Officeが備える機能の一つです。
Excelに搭載されているマクロは多くのビジネスパーソンが活用しています。
セルのコピーや文字の装飾など、簡単な操作は「マクロの記録」機能を用いて、画面上で行えます。
一方で条件分岐がある作業など複雑な操作はプログラミング言語「VBA」を用いて、プログラムを組まなければなりません。
このためマクロは以下の業務、または組織に向いています。
- ExcelなどOfficeの活用で完結する業務
- VBAのスキルを活かせる方がいる組織
RPAとマクロ、10の違いを徹底解説
RPAとマクロはどちらも業務効率化に役立つツールですが、さまざまな違いがあります。
主な違いを、以下の表で10点にまとめました。
RPA | マクロ | |
|---|---|---|
| ① 自動化が可能な範囲 | さまざまなソフトウェアやITサービスに対応できる SaaSにも対応可能 | Microsoft Office製品のみ |
| ② プログラミング技術 | 不要 | VBAの技術を求められる場面がしばしばある |
| ③ 自動化ロジックの変更 | RPAの操作方法がわかっていれば、一般のユーザーで対応可能な場合が多い | VBAを使い、プログラムの修正を要するケースがしばしばある |
| ④ 業務の属人化 | 技術を理由とする属人化は起きにくい | VBAを使える人に負荷が偏るリスクがある |
| ⑤ 導入・運用コスト | 有料のサービスが多い 導入には一定の学習コストも必要 | Microsoft Officeのライセンスがあれば、追加料金は不要 マクロやVBAを学ぶコストは必要 |
| ⑥ スケジュールによる自動実行 | 対応可能なRPAが多い | OSなど、マクロ以外で設定する必要がある |
| ⑦ 大量データの処理 | サーバー型やクラウド型のRPAを選べば、高速での処理が期待できる | RPAよりも遅くなりやすい Excelのデータ量に上限がある（1シート当たり1,048,576行） |
| ⑧ インターネットにつながない状態での稼動 | 製品による クラウド型のRPAは使えない | 可能 |
| ⑨ サポート | 製品による 問い合わせ対応など、手厚いサポートを提供するRPAを選べる | Microsoft社から情報が提供されている 解説サイトや解説本も多数ある |
| ⑩ 製品に不満がある場合の乗り換え先 | 他のRPAを選べる | マクロ以外のツールやシステムを探す必要がある |
ここからは表であげた10項目についてどのような違いがあるか、詳しく解説します。
① 自動化が可能なソフトウェアやサービスの数
処理の自動化が可能なソフトウェアやサービスの数は、RPAとマクロで大きく異なります。
RPA
RPAはさまざまなソフトウェアやSaaSなどのITサービスに対応します。
複数のソフトウェアやSaaSを組み合わせて一連の業務処理を実行する作業もRPAなら可能です。
マクロ
マクロはMicrosoft Officeの機能です。
なかでもExcelの業務効率化によく用いられます。一方で、Office以外のソフトウェアやSaaSをマクロで自動化することはできません。
② プログラミング習得の必要性
RPAとマクロには、活用にあたってプログラミングの技術が必要かという点にも相違点があります。
RPA
RPAは画面の操作で業務を自動で実行する「ロボット」を作成できます。プログラミングのスキルはいりません。
RPAで用意されたテンプレートをもとに、ロボットを作成することも可能です。
マクロ
マクロの場合、単純な転記など「マクロの記録」で対応できる作業はプログラミングのスキルを要しません。
一方でループ処理や条件分岐など、「マクロの記録」で作成できないケースも多いです。この場合は、VBAを使ってプログラムを組む必要があります。
③ 自動化のロジックを変更する手間
自動化のロジックを変更する際の手間も、RPAとマクロでは異なります。
RPA
RPAはシナリオが変わっても、操作方法を理解している方ならロボットで処理する内容を変更できます。
マクロ
マクロの場合はしばしばプログラムの修正を要します。
VBAのスキルが必要となるでしょう。マクロはRPAと異なり、簡単に修正できないケースも多いです。
④ 業務が属人化するリスク
RPAとマクロでは、業務が属人化するリスクも異なります。
RPA
RPAはITに詳しくない担当者でも、画面を操作してロボットを作成する、またはメンテナンスを行うことが可能です。社内ルールで業務を「担当制」にしない限り、属人化するリスクは小さいでしょう。
マクロ
マクロの作成や修正は、しばしばVBAのスキルが求められます。
ITスキルの高い人に業務が偏りやすくなるでしょう。業務が属人化するリスクは、RPAよりもマクロの方が高くなります。
⑤ 導入に必要な手間や料金、ランニングコスト
RPA
RPAは金銭的なコストとともに、スキルを学ぶ手間を要するケースが多いです。
導入時の料金に加えて、月額料金がかかるRPAも多いでしょう。加えてRPAの操作方法など、使い方を学ぶ必要もあります。
マクロ
マクロは、Microsoft Officeに標準搭載されている機能です。
マクロの使用開始にあたり、追加料金や設定の手間は必要ありません。一方でマクロの使い方やVBAを習得する手間は必要です。
⑥ スケジュールによる自動実行
作成したRPAのロボットやOfficeのマクロには、決められた日時に自動で実行できる機能があると便利です。
RPA
多くのRPAには、スケジュールを設定できる機能がついています。
作成したロボットは希望するタイミングに合わせて起動し、処理を進めることが可能です。
マクロ
マクロには、スケジュールを設定する機能がありません。
希望する日時にマクロを実行するためにはOSによるスケジュールの設定が必要です。Windowsの場合は「タスクスケジューラ」などを使うことになります。
⑦ 大量データの処理
RPA
大量データの処理は、RPAのほうが優れています。
サーバー型やクラウド型のRPAは性能の高いコンピューターを使えることが魅力。大量のデータも高速で処理でき、短時間で結果を得られるでしょう。
マクロ
マクロは、担当者が使うパソコンで動かすことを想定しています。
Excelのデータ量は、1シート当たり1,048,576行であることに注意してください。データ件数が数万件程度の場合でも、サーバーやクラウドほどの高い処理速度は期待できません。結果が出るまで時間を要するケースも考えられます。
⑧ インターネットに接続しない環境での使用
自動化のツールをインターネットにつながない状態で使いたいとケースがあるかもしれません。
RPA
RPAの場合はツールにより異なります。
クラウド型のRPAはインターネットへの接続が前提です。ネットワークにつながない「オフライン」の状態で使うことは難しいでしょう。
一方でデスクトップ型のRPAには、ネットワークにつながない状態で使える製品もあります。
マクロ
マクロはインターネットにつながない状態でも使えます。
必要なデータがパソコンの内部に保管されている場合、オフラインの状態でも動く点は魅力的です。
しかし、必要なデータがパソコンの外（同一フロアのサーバーの中など）にある場合は、社内ネットワークにつながなければなりません
⑨ サポート
RPAとマクロには、サポート内容にも大きな違いがあります。
RPA
RPAのサポート内容は製品により異なり、ユーザーからの問い合わせ窓口を設けるRPAも多数あります。
ITに詳しくない方が使う場合は、手厚いサポートを提供するRPAを選ぶとよいでしょう。
マクロ
マクロに関する情報は、Microsoft社から提供されています。
また、多くの方が使うマクロは、さまざまな企業や有志のユーザーによる解説本やWebコンテンツが多数あります。情報が豊富なことはマクロを使うメリットといえるでしょう。
⑩ 利用中のRPA、マクロが業務に合わない場合の乗り換え先
RPA
RPAはさまざまな運営会社から、多種多様なサービスが提供されています。
利用中のRPAが業務に合わないと思ったら、より業務にフィットするRPAを移行することが可能です。
マクロ
マクロはMicrosoft Officeの機能です。
さまざまな工夫を凝らしてもマクロが使いにくい場合は、RPAなど他のツールやシステムに乗り換える必要があります。
貴社の業務にはRPAとマクロのどちらを選べばよいか？
貴社の業務には、RPAとマクロのどちらを選べばよいのでしょうか？
この選択には、以下の項目を考慮することが重要です。
- 処理対象のデータ量はどの程度か
- Microsoft Officeだけで完結する業務か
- スケジュールによる自動実行は必要ないか
- VBAに詳しい従業員のスキルを活用できるか
- トラブルが起きた場合は、独力で情報を調べて解決できるか
処理対象のデータ量が少なく、2番から5番の項目がいずれも「Yes」であれば、マクロの活用も選択肢に含まれます。利用にあたり追加料金が必要ないことは、マクロの強みです。
一方で処理対象のデータ量が多い、または2番から5番のいずれかに「No」がある場合は、RPAの活用をおすすめします。
特に1番が「多い」または2番が「No」の場合、マクロでは十分な業務効率化を行えないため、RPAが適します。画面でロボットを作成して処理を実行でき、十分なサポートを提供するRPAに魅力を感じる方も多いでしょう。
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画像出典：Yoom
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