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RPA（Robotic Process Automation、ロボティック・プロセス・オートメーション）は、業務の効率化や自動化を実現する代表的なツールです。
一方でどのような業務に活かせるのか、イメージがわかない方も多いのではないでしょうか？
「私が担当する業務にRPAを活かせるだろうか？」このような悩みをお持ちの方も、いるかもしれません。
この記事ではRPAを活かせる業務を、7つのジャンル別に解説します。
また、RPAでできることや難しいことを取り上げ、RPAを活かせる業務を見つける材料も提供します。ご担当の業務にRPAを活かせるかどうかの答えをこの記事で見つけてください。
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主な機能 一覧 導入事例
INDEX
RPAができること、RPAの弱点やできないこと
RPAは業務効率化に有効なツールの一つですが、得意・不得意があるツールです。
すべての業務や処理がRPAに向くわけではありません。まずRPAでできることや弱点、難しいことについて、確認していきましょう。
RPAの活用でできること
RPAは、手順とルールが決められた「ルーティンワーク」を得意とするツールです。
ひたすら同じ作業を繰り返す業務は人間なら飽きてしまいがちですが、RPAは得意です。RPAが役立つ業務の例を、以下に挙げました。
- データの転記
- データの整理、集計、加工
- 情報収集や情報の抽出、レポートの作成
- フォーマットが定められた書類の作成
- 電子メールの自動応答
- 大量データの処理
- データチェック、突き合わせ
- パソコンの画面操作の自動化
RPAの弱点や難しいこと
RPAは、コンピューターで動くツールです。
会話による情報収集など、システムで完結しない仕事は不向きです。手書き文字や画像の読み取りなど、データ化されていない情報の読み取りも苦手です。
またRPAは、状況を考慮した判断を行えません。
いかなる状況でも、あらかじめ設定された手順やルールのとおりに動作します。このため、臨機応変な対応が求められる業務、手順やルールの変更が頻繁に行われる業務には不向きです。
RPAはどんな業務を効率化できる？
RPAは向き不向きがあるものの、多種多様な業務の効率化・自動化に役立ちます。
ここからは７つの項目に分けて、RPAが役立つ業務とその内容を確認していきましょう。
職種、業種を問わずRPAで効率化できる業務
職種や業種を問わず共通する業務の自動化は、RPAの代表的な魅力です。次の表のような業務をどのように効率化しようか、お悩みの担当者様も多いでしょう。
| 業務 | RPAが効率化、自動化できること |
|---|---|
| データの入力 | メールやフォームなどで得た電子データを、指定のシステムに入力する。 紙媒体など電子化されてRPAが効率化、自動化できる業務の例いないデータの入力には、AI-OCRが必要 |
| データの転記 | Excelやシステムに格納されているデータを、自動で別のシステムに転記する。 時間を指定してロボットを実行することも可能 |
| メールの自動配信 | 伝えるべき情報の内容と送信する日時を事前に指定し、自動で送信する。 宛先もRPAで選択可能。リマインドメールは代表的な例 |
| レポートの作成 | レポートの作成に用いる情報を自動的に取得したうえで、必要なタイミングでレポートを作る。 グラフの作成も可能 |
| 日報や月報の作成 | 登録済みの情報をもとに、ロボットが営業日や月単位の報告書を作る。 チャットボットと連携して日報を作成できるツールもある |
| アプリケーションの起動や終了 | 複数のアプリケーションをまとめて起動する。 一括して終了することも可能 |
上にあげた業務は、どの企業・法人でも行われる作業です。
1つ1つの作業は短時間で終わっても、件数が多くなると時間を取られます。同じことの繰り返しを強いられる作業に、煩わしさを感じる方も多いでしょう。
RPAはルールが明確で繰り返しの多い作業を、人間よりも迅速・正確に実施します。
上記の仕事が短時間で終わることに、驚きを感じる方も多いでしょう。浮いた時間は社内外で求められる対面での業務など、人間の強みを活かせる業務や付加価値の高い業務、コア業務にリソースをまわせることは大きなメリットの一つです。
販売管理業務
販売管理業務の事務作業には、商品の登録や在庫管理、発注書の転記などがあります。販売管理の業務にRPAを役立てられることを、以下の表にまとめました。
| 業務 | RPAが効率化、自動化できる業務の例 |
|---|---|
| 商品の登録、金額や商品名の変更 | 複数のシステムを使って進める登録作業も、漏れなくスムーズに行える。 金額の修正や商品名の変更も簡単で確実 |
| メールで受信した発注書の内容を、販売管理システムに転記 | 人手の代わりにロボットが発注書の内容を読み取り、自動で販売管理システムに入力する |
| 受注情報や在庫情報の確認 | 複数のシステムを手動でチェックすることなく、ロボットにより自動的に確認できる |
| 在庫管理 | 実際の在庫数を管理する。 出荷や入庫など、在庫数の頻繁な変動への対応や在庫数の更新も可能 |
商品の登録、顧客からの受注、在庫管理といった一連の業務を効率化、省力化できることは魅力的です。
営業の業務
RPAが役立つ営業の業務は、「職種・業種を問わず共通する業務」に含まれる項目が多いです。
一方で以下のように、営業部門特有の業務も効率化できます。
| 業務 | RPAが効率化、自動化できる業務の例 |
|---|---|
| 営業リストの作成 | リード（見込み客）に対して、架電や訪問を行うための営業リストを自動で作成する |
| 見積書の作成 | 必要事項の入力により、見積書を作成できる。 顧客から送付されたメールの内容をもとに作成できるRPAもある |
| 発注書の作成 | 他社から物品を仕入れる際に作成する。RPAなら見積書の取得から発注書の作成まで、自動で行える。 在庫が一定の数量を下回ると、自動で発注する仕組みも構築可能 |
RPAは、営業活動そのものを代わりに行えるツールではありません。
一方でRPAは、訪問先のリストアップや見積書、他社への発注書の作成など、営業活動に欠かせない事務作業をバックアップします。
RPAは事務作業に要する時間を減らし、営業活動にかける時間を増やせるため、売上や成約数の増加に貢献するでしょう。
マーケティング業務
RPAは競合他社の状況や自社の置かれた状況を知り、より良いマーケティングの実施につなげるツールとしても有効です。
マーケティングでRPAを活かせる業務を、以下の表にまとめました。
| 業務 | RPAが効率化、自動化できる業務の例 |
|---|---|
| 広告の施策を評価する指標の取得 | Google Analyticsなどを活用し、広告の効果に関する指標を自動で取得する。 CPAやCPCは代表的な指標。数値のグラフ化も可能 |
| 他社製品やサービスの価格調査 | 自社と競合する他社の製品やサービスの価格を、ロボットが自動で収集する。 一覧表にまとめることも可能。自社の価格が適切か評価するための情報を得られる |
| SNSに投稿された口コミの収集 | SNSに投稿された口コミをロボットが自動的に収集し、自社の評価を知る。 口コミをポジティブとネガティブなものに分ける、特定のワードを検知するとメールで通知することも可能 |
RPAの活用により、事実に基づいた客観的なデータを迅速に得られます。成果につながるマーケティング戦略の策定に寄与するでしょう。
カスタマーサポート業務
RPAは顧客に関する情報をまとめ、円滑で迅速な顧客対応の遂行にも役立ちます。RPAが役立つ業務を、以下の表でご確認ください。
| 業務 | RPAが効率化、自動化できる業務の例 |
|---|---|
| 顧客情報の登録 | 顧客から得た顧客情報を、担当者の代わりにロボットがCRMなどのシステムに登録する。 同じ内容を複数のシステムに登録する作業もミスなく行える |
| 問い合わせ管理とメッセージの自動返信 | 顧客からの問い合わせ情報をCRMなどに自動で登録する。 顧客に対して、問い合わせを受け付けた旨のメッセージを自動で返信する |
| 問い合わせメールの自動振り分け | あらかじめ定めたルールに従い、受信したメールを自動で振り分ける |
人手をかけずにスピーディーで正確な処理を行えることは、RPAを用いるメリットに挙げられます。担当者の負荷軽減だけでなく、顧客満足度の向上にも寄与するでしょう。
人事・給与計算業務
人事業務や給与計算業務は社内規程や法令に従い、正確に業務を進める必要があります。
専門性の高い業務ですが、定型的な処理のなかには以下のとおり、RPAを使えるものもあります。
| 業務 | RPAが効率化、自動化できる業務の例 |
|---|---|
| 勤怠管理・労務管理 | 従業員ごとに勤務時間を集計して、残業時間の合計や有給休暇の消化率などを確認する。 給与計算の基礎資料となることはもちろん、労働時間が法令の範囲内かチェックすることも可能 |
| 給与計算 | 集計した勤怠データを活用して自動化できる |
| 算定基礎届の作成 | 毎年発生する、算定基礎届の作成作業を省力化できる。 AI-OCRを併用することで、提出後に通知される標準報酬月額をデータ化し、業務システムに登録して保険料控除一覧表を作成できる |
定型的な処理をRPAに任せることで、人事に関する施策の検討により多くの時間を割り当てられます。人的リソースを有効活用できる効果も見逃せません。
経理業務
経理業務は企業・法人の要ですが、定型的な業務が多いことが特徴にあげられます。RPAは以下のように、多種多様な経理業務で活かせます。
| 業務 | RPAが効率化、自動化できる業務の例 |
|---|---|
| 経費精算・交通費精算 | 従業員から提出された請求書（請求データ）をもとに、会計システムへ伝票を登録する。 勘定科目の選定や、交通費の金額チェックも自動で行える |
| 売上金額の集計 | SFAやCRMから必要な情報を自動で入手し、仕訳データを作成して会計システムに登録できる |
| 請求書の作成と発行 | 注文書やSFAなどに格納されたデータをもとに、自動で請求書を作成し印刷できる。 メール送信まで自動で行うことも可能 |
| 入金の確認と消込 | 発行した請求書に基づき、指定した期日に指定された金額が入金されているか、ロボットが自動でチェックする。 未入金の取引先がある場合は、自動でリスト化される |
| 買掛金の処理 | 掛取引で購入した物品やサービスに対して発生する処理。 支払いに関するデータをもとに、会計システムへの仕訳入力を行い、支払帳票の作成を自動で行う |
上記の業務には正確さが求められる一方で、作業自体は定型的です。
RPAに任せることで、迅速かつ正確な処理を行えるでしょう。そのぶん資金計画など、重要な業務に人的リソースを割り当てることが可能です。
さらなる業務の効率化、自動化には「Yoom」とRPAの組み合わせがおすすめ！
画像出典：Yoom
ここまで解説したとおり、RPAは定型的な作業の効率化・自動化に役立ちます。
一方で、RPAが役立つ処理は限られます。非定型的な作業も含む一連の業務や、途中で人間の判断を要する業務の場合、RPAだけでは業務効率化を実現できません。
業務の流れ全体を効率化するなら、RPAをYoom（ユーム）と組み合わせることがおすすめです。
Yoomは一連の業務をまるごと自動化できる、ハイパーオートメーションツールです。
複数のツールやSaaSとの組み合わせが可能なほか、途中で人間による判断を要する工程も作成できます。画面の操作で業務を処理するフロー（フローボット）を作成できる簡便さも、見逃せないポイントです。
クラウド販売管理DEXTREはYoomと連携できます！
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