いまビジネスを進めるうえで、業務の仕組みごと自動化する「ハイパーオートメーション」が注目されています。
Yoomは、ハイパーオートメーションを実現するサービスです。貴社でYoomを活用することで、業務の改善はもちろん、業務の改革も進めることが可能です。
この記事ではYoomについて、特徴や機能、活用した事例を紹介するとともにDEXTREとの連携が可能なことも紹介します。この機会にYoomを知り、貴社の業務自動化にお役立てください。
卸売、商社、メーカー向け
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）
国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。
貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。
主な機能 一覧 導入事例
INDEX
Yoomとはなにか？
画像出典：yoom
Yoom（ユーム）は、アプリやSaas、Webサービスと連携して一連の業務をまるごと自動化する「ハイパーオートメーション」を実現するツールです。
RPAやOCR、AI、APIなど、すでに実用化されているさまざまなツールを組み合わせ、業務の自動化を実現します。RPAと異なり、人間による判断を業務フローに組み込めることも特徴の一つです。
Yoomはどのように処理するかを定める「フローボット」と、社内に散らばった情報を自動で集約できる「データベース」を備えています。
データベースに格納された情報を活用して、フローボットによる自動化の処理を行います。
業務の自動化により、省力化や収益の改善、働き方改革への対応など、貴社にさまざまなメリットをもたらすツールです。
Yoomで自動化できる業務の一例
Yoomを使えば、さまざまなアクションを自動で実行できます。以下に挙げる業務は、その一例です。
- 担当者へ対応を依頼する
- 承認者へ承認を依頼する
- データベースへ情報を入力する
- データベースを検索する
- 雛形をもとにPDF書類を作成する
- 他のアプリケーションと連携する
- RPAを活用してブラウザを操作する
またAIの機能を使うことで、以下の処理も行えます。
- メールやテキスト、画像、PDFから文字を読み取り、任意の情報を抽出する
- 音声ファイルや動画ファイルをもとに、文字起こしを行う
- 値の変換や計算、テキストの抽出などのデータ変換処理を行う
- 文章の要約や翻訳を行う
Yoomと連携できるアプリケーションの数は、300以上にのぼります。クラウド販売管理DEXTRE（デクスター）も、連携可能なアプリケーションの一つです。
Yoomは2万社以上の企業で使われている
Yoomは、すでに2万社以上の企業で使われています。
中小企業の割合が過半数となっていますが、大企業やスタートアップでも多数活用されています。加えてYoomは以下のとおり、さまざまな業種で活用されています。
- 建築業・不動産業
- 会計事務所
- 飲食業
- 医療法人
- 芸能事務所
- 情報通信業
このようにYoomは企業の規模や業種を問わず、日々の業務を自動化できるツールです。
Yoomが業務自動化に役立つ4つの特徴
Yoomは、貴社の業務自動化に役立つ機能を備えています。
そのなかから主な4つの機能を取り上げ、その特徴を解説します。
①複数のツールやWebサービスを組み合わせて、業務を自動化できる
Yoomは複数のツールやWebサービス、アプリを組み合わせて、業務を幅広く自動化できます。
以下の業務も、Yoomなら一連の処理として自動化できます。
- メールで送付された請求書を会計システムに入力し、指定のフォルダに格納する
- 受け取った名刺の情報を読み取り、リード情報を入力する
- 提携した契約書を格納し、チャットで通知する
- 毎日午前10時に広告レポートを取得し、情報を入力する
- 新入社員の情報を入力後、社員のアカウントを発行して社員情報を登録する
Chromeの拡張機能を使えば、日常的にお使いのツールからYoomのフローボットを起動して、業務フローの自動化を行うことも可能です。
Yoomの活用により、日々の業務を正確さ・迅速さを保ちつつ、省力化できることは強みの一つです。
②人による判断もフローに組み込める
YoomはRPAと異なり、業務フローのなかに人間による判断も組み込めます。
「全自動でも良いが、内容に誤りが無いか人間の目でチェックしたい」という要望も、Yoomならかなえることが可能です。
③ITエンジニアでなくても業務を自動化できる
Yoomの業務フローでどのように処理するかを定める「フローボット」は、画面での直感的な操作で組み上げることが可能です。
プログラミングなどの技術は不要ですから、ITエンジニアの経験が無い方でも心配はいりません。画面を操作して必要事項を入力することで、業務を自動化する仕組みを作ることが可能です。
④業務自動化に使えるテンプレートが用意されている
皆さまのなかには「Yoomでフローボットやデータベースを自力ですべて組み上げることには、不安を感じる」という方もいるかもしれません。
そのような方には、Yoomが提供するテンプレートの活用をおすすめします。以下のように、幅広い業務に対するテンプレートが用意されています。
- 受信したメールの内容を、Yoomデータベースに登録する
- メールで受け取った音声データを文字起こししたうえで、要約した内容を送信者へメールで返信する
- Yoomデータベースからメールを送信する
- Yoomデータベースから見積書や請求書を作成する
- 名刺データをAI-OCRで読み取り、Excelに格納する
- 受発注管理や請求管理、問い合わせ対応などのデータベースを作成する
上記は、テンプレートの一例です。
Yoomの公式サイトに掲載されている豊富なテンプレート（フリーボット、データベース）のなかから、貴社の業務にマッチするテンプレートをぜひ見つけてみてください。
無料から使える！Yoomの料金プラン
Yoomには4種類の料金プランがあり、貴社に合ったプランを選べます。それぞれの違いを、以下の表でご確認ください。
| プラン名 | フリー | ミニ | チーム | サクセス |
|---|---|---|---|---|
| 月額料金（年間契約の場合） | 無料 | 9,600円 | 24,000円 | 48,000円 |
| 無料で実行できるタスク数 | 100回／月 | 3,000回／月 | 10,000回／月 | 30,000回／月 |
| 無料ライセンス数 | 3名 | 3名 | 10名 | 20名 |
| フローボット作成数 | 5 | 10 | 無制限 | 無制限 |
| 連携可能なアプリ | 一部のアプリを除く | 一部のアプリを除く | すべてのアプリ | すべてのアプリ |
| オペレーション間の操作 | － | 分岐 移動 進行先切り替え | すべての操作 | すべての操作 |
| データベース容量 | 99列×500行 | 99列×10,000行 | 99列×30,000行 | 99列×50,000行 |
| 2要素認証の必須化 専門スタッフによる構築支援 | － | － | － | ○ |
| プロジェクト権限 独自APIとの連携 AIオペレーション | － | － | ○ | ○ |
| フォームのカスタマイズ | － | ○（IP制限以外） | ○ | ○ |
出典：Yoom「料金プラン」
フリープランは無料で使えますが、機能制限の内容が他のプランよりも大きくなっています。以下の用途で使うとよいでしょう。
- お試しでの利用
- 機能のチェックを目的とした利用
- 小規模の組織での利用
- 小規模のプロジェクトでの利用
ミニプラン、チームプラン、サクセスプランは有料です。
上位のプランになるほどできる項目が増え、機能の上限も上がりますが、そのぶん月額料金もアップします。プランの変更はいつでもできますから、利用したい機能に見合ったプランを選ぶことがおすすめです。
なおミニプランやチームプランでは月間契約、サクセスプランでは半年契約も選べます。月額料金は、年間契約よりも高くなることに注意してください。
Yoomで業務効率の改善を実現した事例3選
ここからは、Yoomのオウンドメディア『Yoom 活用企業インタビュー（Yoom編集部）』からYoomの活用で業務効率の改善を実現した3社の事例を要約してお伝えします。
【事例1】請求書発行業務を紙ベースからYoom活用へ、工数を半分以下に削減
さまざまなコンサルティング業務を提供しているT.V.B会計事務所（現：T.V.B税理士法人）様は、請求書発行業務の自動化を実現しました。
Yoomを導入する前は請求書や決算書の発行を紙ベースで行っていたため、発行まで2日から3日を要していました。
一例として請求書を発行する際には、以下の工程を必要としていました。
- Excelのシートから、個別の請求書フォーマットに1件ずつ手作業で転記する
- 請求書データを印刷して、担当者にチェックを依頼する
- 担当者が内容をチェックする
- チェック済みの書類を封筒に入れ、発送する
Yoom導入にあたり、請求管理や請求書のフォーマットをGoogleスプレッドシートに置き換えたうえで、Yoomと連携しました。
導入後の工程は以下のとおりとなり、3番以外の工程はすべてYoomにより自動化。請求書の発行と送付の業務を1日で終えられるようになりました。
- YoomがGoogleスプレッドシートから、個別の請求書フォーマットに転記する
- Yoomが請求書データをPDF化して、担当者にチェックを依頼する
- 担当者が内容をチェックする
- Yoomにより、請求書のPDFファイルを顧客にメールで送信する
またYoom導入前は、請求書の発行・発送業務を2名で行っていましたが、Yoom導入後は1名で行えるようになりました。スタッフをより重要な業務に割り当てられたことも、成果の一つに挙げられます。
【事例2】顧客ファイルの作成と管理に要する時間を18分の1に削減
平松建築株式会社様は静岡県において、住宅の設計・建築を手掛ける企業です。Yoomのフローボットで顧客との打ち合わせなどに関する業務を自動化して、大幅な業務効率化を実現しました。
これまでは、顧客からヒアリングした内容や今後のスケジュールに関する情報が入力されたスプレッドシートの内容を、別のシートやフォルダに移動する作業を人手で行っていました。
作業の一例を、以下に示します。
- Googleドライブで、打ち合わせの記録をコピーする
- Googleスプレッドシートに、管理番号等を入力する
- Googleドライブで、資金計画表をコピーする
- Googleスプレッドシートで、打ち合わせ記録に計画表のURLを貼り付ける
- チャットワークで、新しいチャットグループを作成する
- チャットワークで、メッセージを送信する
スタッフによっては、上記の作業に15分程度を要する場合もありました。
Yoomの導入後はフローボットを起動することで、上記のプロセスを自動で行えるようになりました。これにより、一連の作業時間を18分の1程度に削減できました。
参照：Yoom活用企業インタビュー#1【建築事業の平松建築株式会社様】
【事例3】入退社対応などに要する工数を半分に削減
3例目は、「スーパー価格で、すぐ届く。」をセールスポイントとする宅配サービスを提供しているONIGO株式会社の入退社対応などの従業員管理を、kintoneとSmartHRをYoomと連携して自動化、業務効率を改善した事例です。
事業の発展に伴い2021年から2023年にかけて従業員数が急増し、入社や退社に関する業務に負担がかかっていました。
例えば入社に関する処理を行う場合、Yoomを導入する前は以下のフローで業務を進めていました。
- 従業員の情報をkintoneに入力する
- kintoneに入力した情報を、SmartHR用にCSVファイルに書き出す
- SmartHRにCSVファイルをアップロードする
Yoomの導入により、kintoneとSmartHRを連携できるようになりました。
従業員の情報をkintoneに入力すれば、自動でSmartHRに反映されます。
これらの取り組みにより、入社や退社の処理に関する工数を半分程度に抑えることができました。
DEXTREとYoomとの連携で販売管理と関連業務を自動化！
クラウド販売管理DEXTRE（デクスター）はクローズドBtoB ECでの受注から在庫管理、請求、入金、輸出業務など卸取引をオンラインで一元管理できるクラウド販売管理システムです。
Yoomをはじめ、NEXT ENGINEやShopify、Stripeとの連携機能を備えています。その他のシステムとも、APIやエクスポートテンプレート（Excel）の出力などで連携できます。
Yoomの活用では、APIを経由してDEXTREと他システムを連携して業務を自動化をより進めやすくなります。
例えば、以下のような連携で業務を自動化します。
- DEXTREで注文が発生したらCRM（SalesforceやHubSpotなど）を更新
- Googleスプレッドシートが更新されたらDEXTREの製品情報を更新
- DEXTREで注文内容確認書が作成されたらLOGILESSに受注伝票を自動登録
またDEXTREとの連携を行うフローボットテンプレートも、豊富に用意しています。以下はその一例です。
- DEXTREで注文が発生したら、GoogleスプレッドシートまたはExcelに追加する
- DEXTREで注文が発生したら、DiscordやGoogle Chat、LINE WORKS、Microsoft Teams、Chatwork、Slackのいずれかに通知する
DEXTREとYoomを連携することで、大量のデータを処理する際も、少ない操作で迅速に進められるでしょう。
Yoomで業務の大幅な効率化と業務改革を実現できる
Yoomの活用で複数のツールやWebサービス、アプリをつなげることができ、業務の効率化を進められます。
業務の仕組みを見直し、業務改革を実現するツールとしても活用できるでしょう。
作業のミスを減らせるとともに、処理時間の大幅な短縮を実現できることも見逃せないメリットに挙げられます。
DEXTREも、Yoomと連携可能なクラウド販売管理ツールです。
フローボットを起動することで、すべての処理を完了させる仕組みも作成可能です。まずはYoomのフリープランを試し、便利さを実感することから始めてみてください。
