複数のシステムやクラウドサービスを運用する上で、データ連携は欠かせません。
新しいシステムを導入するときは「現行システムとデータ連携ができるか？」が重要なポイントになります。
この記事では「データ運用」に着目して、システム間のデータ連携について、ファイル連携との違いや具体的な連携方法について解説します。
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システム連携とは？
システム連携とは、複数のシステムそれぞれに蓄積されているデータを共有、処理、統合してシステム同士をつないで管理、運用することをいいます。
ビジネスパーソンが効率よく業務が進められ、ストレスなくパフォーマンスを発揮するには、組織全体でデータが適切に共有され、確実に処理されるシステム連携によってシステム間でデータが有効活用されていなければなりません。
システム間の連携がうまくいっていないと、システムごとにデータが分散している状態、いわゆるサイロ化（孤立）を招いてしまいます。
サイロ化が進行すると、誤入力や入力漏れ、部署間の情報共有の遅れ、必要なデータの所在不明などといった、全体の効率を著しく下げる様々な弊害が生まれます。
システム連携のメリット
システム連携が整った環境は手入力の工数が減り、ヒューマンエラーを防止できます。情報が適切に共有・活用された、生産性の高い業務と競争力のあるチームワークの形成が実現できます。
また、異なるシステムでデータを共有、統合することはビジネスの成長にも貢献します。
例えば、ECサイトの購買履歴データのみで把握できる顧客のニーズよりも、販売管理システムとデータを連携・統合した分析ができれば、BtoCとBtoC、オンラインとオフラインといった販路ごとの売上動向や購買行動、企画への反応といったデータが得られ、精度の高い販売戦略やマーケティング活動に役立てられます。
システム連携の種類
システム連携には、いくつか種類があります。
- ファイル連携
- API連携
- データベース連携
- クラウドストレージ連携
- 業務アプリケーション連携
- メッセージ連携
今回は、混同しやすい「ファイル連携」と「データ連携」はなにが違うのか、それぞれの課題や連携方法を見ていきたいと思います。
API連携については、下記の記事でくわしく、わかりやすく解説しています。
ファイル連携
ファイル連携は、ファイルを送受信してシステム間のデータを共有します。
例えば、基幹システムから請求書データをCSVファイルでエクスポートして、会計ソフトにインポートするファイル連携が挙げられます。
ファイル連携はコストや高度なスキルが必要なく、導入ハードルが低い点がメリットです。
また、あくまでもファイルを通したデータのやり取りであるため、万一連携中に問題が起きたとしてもシステム全体に干渉するような大きなトラブルにつながりにくい点もメリットと言えます。
特に、できるだけ手を加えたくない基幹システムとデータを共有する際にファイル連携が有効な選択肢になるでしょう。
反面、連携のたびに加工や変換の手作業が生じること、処理速度が遅いとリアルタイムにデータ共有ができないことがデメリットになります。
データ連携
異なるシステムが同一のデータベースやデータ連携の基盤システム、連携ツールを利用してデータを共有する方法を「データ連携」といいます。
複数のシステムをつなげてデータを共有する「システム連携」とほぼ同義ですが、ここではシステム同士の連携を「システム連携」、システム間のデータの移行を「データ連携」としています。
データ連携は基盤となる連携システムを通してデータをコピーする「データ同期」と、データを適切な形式に変換し、抽出する「ETL」に大別されます。（ETLについて後述します）
システム間でデータが自動的に抽出・変換され、共有できるデータ連携は、入力や加工など作業工数を大幅に削減できます。
業務の効率化に寄与できる一方で、ハードウェア、ソフトウェアの費用だけでなく各システムのファイル形式の把握と管理、連携時のルール設定など導入までの準備やコストかかる点が主なデメリットと言えます。
ファイル連携、データ連携の課題
ファイル連携、データ連携どちらにもメリットがあり、多くの企業ではシーンにあわせて使い分け、効率的なデータ管理を目指しています。
とはいうものの、実務的な課題が残ります。
代表的なものとしては、次のようなものが考えられるでしょう。
ファイル連携の課題
ファイル連携は、システムごとに形式が異なるファイルを煩雑にならないように管理するかがポイントとなります。
ファイル形式の違いや、システム間でのインポート/エクスポート形式の違いによってデータ加工や2度打ちなどの手作業が生じます。ファイル連携がうまくいかないと、人的、時間的コストの増加や操作ミスのトラブルは避けられません。
データ連携の課題
データ連携は、コストと技術面のハードルの高さが問題です。
データ連携を導入するには設計・開発が必要であり、高度な技術への投資と開発費、実装までの期間がかかります。
また、複数のシステムを連携することによる情報管理の煩雑化やセキュリティの脆弱化への対応が課題となっています。
ヒューマンエラーや高額なコストを解決する3つの方法
①ETLツール、EAIツール
異なる形式のファイルを統一して管理するETL（Extract=抽出、Transform=変換、Lord=出力）があります。
ETLはシステムからデータを抽出して扱いやすい形式に変換し、データウェアハウスにまとめて保管して出力します。
フォーマットの異なるシステム同士に互換性が生まれ、ETLが収集・変換・加工したデータを活用できるようになります。ETLはビッグデータの運用を前提としているため、バッチ処理によるデータの一括処理にも適しています。
EAI（Enterprise Application Integration）は、社内で運用しているシステム同士を連携してデータやプロセスを統合する仕組み、システムです。ETLのようなビッグデータの運用には向いていませんが、処理スピードが速く、リアルタイムなデータ共有が可能な点がメリットです。
②WEB API連携
WEBを介したデータ連携では、WEB APIが代表的な方法です。
クラウドサービスが普及して、WEB APIもさまざまなシステムで活用されています。
APIとは（Application Programming Interface）の略で、異なるシステムやアプリケーションをつなぎ合わせるてデータや機能の一部を共有できる技術です。
APIを通してシステム間をデータ連携する場合、本来はAPIに関連したプログラミング技術が欠かせず、高度なスキルが要求されます。
APIの開発には時間、人件費ともに多大なリソースが伴い、導入は容易ではありません。
しかし、WEB APIを通した連携は、あらかじめサービス提供者が公開しているAPIを利用するため、コストをかけずにシステム連携が実現できます。
WEB APIは「HTTP/HTTPS」を利用するため、特定のプログラミング言語に依存することなく複数のシステム間をつなげられる点もメリットです。データ管理の煩雑化は大幅に解消され、より機能的なデータ運用が望めます。
通信の暗号化やトークンによるアクセス制御、外部のAPIゲートウェイによる高精度な不正アクセスの防止などデータ漏洩、サイバー攻撃などセキュリティ対策も進んでいます。
③総合管理システム
会計や労務、受発注、在庫などそれぞれ別の業務管理システムを利用しながら、データの共有はファイル連携やデータ連携ツール、APIなどで運用している場合、データの連携がスムーズであっても、やはり各システムの維持費はかさんでしまいます。
複数のシステムに分散している業務を一元管理できる総合管理システムであれば、維持費は総合管理システムのみになり、コスト削減効果が期待できます。
各業務のデータが一つのシステムでつながり、他のデータ連携と同様に業務の効率化、生産性向上のメリットがあります。
受発注管理、在庫管理、納品管理、請求管理、入金管理、顧客管理、売上管理が一つになった販売管理システムが一例です。
総合管理システムは自社で開発するオンプレミスは高額な予算となりますが、クラウドサービスなら低コストで導入、維持が可能です。
自社の業務管理、社内ルールにあったクラウドサービスの総合管理システムを検討するのもおすすめです。
まとめ
システム間におけるスムーズなデータの共有と活用は、業務の生産性を高める重要なポイントです。
業務管理のクラウドサービスを導入して、高機能なシステムを社内で複数運用する企業では、システム間におけるデータの効率的な運用は、今後もますます大きな課題となることが予想されます。
クラウドサービスの中には、ベンダー側がAPIを公開しているものもあります。
WEB APIを活用して既存システムとの連携ができるか否かといった点も、クラウドサービスを選定するポイントとなるでしょう。
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