「業務効率化」「業務の自動化」というトレンドに関連して、RPAが注目されています。
RPAとはなにか、どのようなメリットが得られるか、またどのような業務で役立つかという点が気になる方も多いでしょう。
この記事ではRPAについて、わかりやすく解説します。RPAの意味や特徴、メリットやデメリット、業務に活かすポイントを確認していきましょう。
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RPAとはなにか？
RPA（Robotic Process Automation、ロボティック・プロセス・オートメーション）は人間がパソコンで行う操作をあらかじめ登録することで、人間に代わって処理を実行するツールです。
事前にプログラミングを行う必要はありません。複数のシステムを使って複数の画面操作を行う業務もRPAで自動化でき、人間が行うように操作できます。
このような自動化の仕組みを「ソフトウェアロボット」または簡略化して「ロボット」と呼びます。RPAで使われるロボットは、デジタルレイバーと呼ばれる場合もあります。
ソフトウェアロボットには形がありませんが、あらかじめ決められたルールに沿って処理を実行します。繰り返し行う作業に強いことは、RPAの特長です。
RPAの主な機能
RPAの機能は大きく次の2つに分かれます。
- 業務のシナリオに基づいたロボットを作成する
- 作成したロボットを実行する
RPAを使う場合は、事前に業務手順や処理方法を明示した「シナリオ」の準備が必要です。
シナリオが固まったら、業務を実行するプログラムとなる「ロボット」を作成します。
作成したロボットは、必要なタイミングで作業や操作、処理を実行します。手動でその都度実行することも、起動するタイミングを指定して自動で実行させることも可能です。
RPAが役立つ業務の例
RPAは業種を問わず、法人が行うさまざまな業務で役立ちます。代表的な業務は、以下のとおりです。
- 情報の抽出
- レポートの作成
- 業務システムの操作
- 請求書・納品書の作成
- 自動応答システム
- 経費精算
- 勤怠の集計
これ以外にも、RPAで行える業務は多数あります。RPAができること、できないこと【職種別】自動化、効率化できる業務の具体例で紹介しています。あわせてご参照ください。
どんなことが得意？RPAの向き不向き4つの特徴
RPAは、さまざまな特徴を持つツールです。主な4つの特徴を解説しますので、RPAの理解にお役立てください。
①繰り返し操作の自動化、大量データ処理が得意
RPAに限らず、コンピュータは繰り返し行う作業や、大量データの処理を得意としています。
データの転記やルールに基づくチェックは、代表的な業務の例に挙げられます。また人手では多くの時間を要する大量データも、RPAで処理することで大幅な時間短縮が見込めます。
実際に、手作業なら30分を要していた作業が、RPAの導入により1分で済むようになったという事例もあります。処理の正確性を保ちつつ大幅な時間短縮が期待できることは、RPAの代表的な特徴です。
②複数のシステムやアプリケーションをまたいだ作業を自動化できる
RPAは、複数のシステムやアプリケーションをまたぐ作業を自動化できます。
ノーコードのRPAなら、プログラミングの必要はありません。
ロボットを作成する際に、操作手順を設定するだけで済みます。1つのロボットで必要な処理を実行できますから、アプリケーションごとに自動化プログラムを作成し順番に実行する手間はいりません。
③画面の操作方法を記録して自動化できる
多くのRPAは画面の操作を記録する、またはドラッグ&ドロップなどの機能を備えています。
人間と同じ操作方法を、RPAで記録できるわけです。ITに詳しくない担当者でも、ロボットを作成できるでしょう。
これにより各アプリケーションの操作を自動化できることはもちろん、複数のシステムやアプリケーションをまたぐ作業の自動化を実現します。
④判断が必要な操作や業務には不向き
RPAはあらかじめ決められた手順を、決められた順番で行うことに特化したロボットです。このため、以下のような業務には向きません。
- 状況に応じた判断を要する業務
- その都度手順が変わる業務
- イレギュラーな事象が起こった場合に、適切な対応が必要な業務
これらに該当する業務の自動化は、AIを活用するシステムなど別の方法で対処する必要があります。
RPAが注目される3つの理由
RPAは、業務管理や事業活動において注目されている技術です。なぜ注目されているか、3つの理由を確認していきましょう。
①働き手の減少や働き方改革への対応
労働者の数が減少し続けるとともに、働き方改革による残業規制も強まった事業運営は企業の規模を問わず課題となっています。
人手が足りないからといって、新たに採用することは簡単ではありません。在籍する従業員の数で業務をまわす必要に迫られる企業も、多いのではないでしょうか。
また忙しいからといって、従業員に対して毎日夜遅くまで残業し続けてもらうわけにはいきません。
2019年4月（中小企業は2020年4月）から、時間外労働は月45時間、年360時間の上限が課され、これを上回ると罰則が課される可能性があります。臨時的な特別の事情がある場合は上限が緩和されますが、無制限というわけではありません。（厚⽣労働省：時間外労働の上限規制より）
思うように採用できず、従業員の時間外労働も増やせないとなれば、機械でできる業務は機械に任せることになります。RPAは単純作業を機械化できる手法として有効です。
②コスト削減への対応
人件費や外注費といったコストの削減は、時代を問わず主要な経営課題にあがっています。「繰り返し行う作業をなんとか自動化できないか」とお悩みの経営者様も、多いのではないでしょうか？
RPAの活用で、繰り返し行う作業にかかる時間を大幅に削減することが可能です。コスト削減という観点でも、RPAは注目されています。
③ITエンジニアでなくても自動化できるツールの登場
ITに詳しくない方でも自動化を実現できるツールの登場も、RPAが注目される理由の一つに挙げられます。ハイパーオートメーションツールYoom（ユーム）は、業務の自動化を実現するツールの一つです。
外部のIT企業や社内のシステム部門に開発を依頼する代わりに、RPAを導入して自部門の要員だけで業務の自動化、合理化を実現できます。
多くの従業員が活用できるツールであることに、興味・関心を持った方も多いのではないでしょうか。
AIやマクロなど、RPAと代表的な技術との違い
いま話題となっている技術は、RPA以外にもいくつかあります。代表的な技術とRPAとの違いを、以下の表でご確認ください。
| 技術 | RPAとの主な違い |
|---|---|
| AI | AIは自ら学習できるとともに、状況に応じて判断を行い適切な対応を行える。 RPAはあらかじめ決められた動作しか行えない |
| Excelのマクロ | マクロはOfficeがあれば使える一方で、Officeに関する業務しか自動化できない。VBAの習得を求められるケースも多い。 RPAは別途サービスの契約を要するが、多種多様なシステムを自動化できる |
| 形のあるロボット （産業用ロボットなど） | 形のあるロボットは、人間の手や足の代わりとなる。 RPAはパソコンを使う作業を自動化する |
| iPaaS | iPaaSはビジネスプロセス全体を自動化して、システムやデータを連携する。 RPAは単純で繰り返しの多い作業を自動化する |
業務にRPAを活用する4つのメリット
貴社の業務にRPAを活用することで、さまざまなメリットを得られます。4つのメリットをとおして、RPAの有効性をご確認ください。
①業務効率化やコストの削減が可能
業務効率化を行いコストの削減につなげられることは、RPAがもたらす主なメリットに挙げられます。
決まった手順で何度も繰り返す業務を自動化すれば、そのぶんの人手を減らせます。人件費の節約にもつながるでしょう。残業の原因が繰り返し業務にある場合は、働き方改革も実現できます。
加えてRPAなら、深夜や休日、年末年始といった、人手が集まりにくい時間帯や曜日、時期でも通常通り稼働できます。メンテナンスに必要な時間帯以外は終日稼動できることも、見逃せないメリットです。
②業務のスピードアップを実現できる
業務のスピードアップを実現できることも、RPAの強みです。
このメリットが発揮される代表的な業務に、同じ操作を繰り返す業務や大量データの処理といった業務が挙げられます。これらの業務はコンピュータの特性を発揮できるため、人による作業よりも速く業務を進めることが可能です。
これまで30分を要していた業務が1分で済めば、業務のスピードアップはもちろん、時間当たりの処理能力や生産性も向上できます。レスポンスが速くなることで、顧客満足度の向上にも寄与するでしょう。
③ミスが減少し、業務の品質や精度が向上する
人間が行う作業には、ヒューマンエラーのリスクが避けられません。
特に同じ作業の繰り返しが続くと飽きてしまい、集中力も低下しがちです。この状況は、ミスを誘発しやすくなることに注意しなければなりません。アウトプットの品質も下がりやすくなるでしょう。
一方でRPAは、繰り返し行う作業が得意です。
同じ作業を長く続けても、正確さを保ち続けることが可能。アウトプットのミスが減少し、業務の品質や精度が向上することも、RPAを活用するメリットの一つです。
④Excelを使わない業務も自動化できる
RPAでは、さまざまなソフトウェアやWebサービスの操作を自動化できます。
マクロのようにExcelに限定されるわけではありません。Excelを使わない業務を自動化できることも、RPAのメリットに挙げられます。
RPAにもデメリットがある
さまざまな業務に役立つRPAにもデメリットはあります。主な項目を確認していきましょう。
- 事前に決められた項目・手順でしか処理を行えず、臨機応変な対応はできない
- ある程度のコストを要するRPAが多い
- RPAの処理手順や設定を誤ったまま運用すると、担当者が気づかないうちに被害が広がるおそれがある
他部門や顧客からの申告によりミスが発覚すると、膨大な手戻りが発生しかねません。RPAの操作が正確か、定期的にチェックを行うことがおすすめです。
業務にRPAを役立てる5つのポイント
RPAは、ただ導入するだけでは効果を発揮しないかもしれません。
これから解説する5つのポイントを押さえたうえで、貴社の業務にRPAをお役立てください。
①業務を仕分けして、RPAが適する業務に導入する
ここまで解説したとおり、RPAは単純で繰り返しの多い業務に適しています。
一方で業務には単純作業だけでなく、条件によって対応方法が分かれる業務、臨機応変な対応を要する業務もあります。
RPAを業務に役立てるためには、事前に単純・繰り返しの業務とそれ以外の業務に仕分けることがおすすめです。
単純で繰り返しの多い業務にRPAを導入することで、業務効率化やコスト削減、働き方改革の実現といった効果につなげることが可能です。
②業務に必要な機能が搭載され、サポートが充実したRPAを選ぶ
RPAに搭載されている機能は、個々のサービスごとに異なります。
業務効率化などのメリットを享受するためには、業務に必要な機能が搭載されたRPAを選ぶことが必要です。貴社にとって必要な機能を、事前に整理しておきましょう。
RPAを使っていると、ときに不明な点が生じる場合もあります。
運営会社への問い合わせに対して迅速な回答が得られると、業務を長時間止めずに済むでしょう。充実したサポートも、RPAを選ぶ重要なポイントの一つです。
③現場の従業員が使いやすいRPAを選ぶ
高性能で評判の高いRPAも、使いにくいと導入効果は下がります。
業務効率化を実現するためには、現場で積極的に使ってもらうことが欠かせません。使いやすいRPAは、業務効率化や業務改善を推進する原動力となります。
このため、従業員が使いやすいと感じるRPAの選択がおすすめです。
早い段階で現場の従業員に使ってもらい、フィードバックの内容をRPAの選定に活かすとよいでしょう。無料体験が可能であれば、積極的に活用することもよい方法の一つです。
④業務手順をわかりやすく可視化する
RPAは、事前に定められたシナリオに従って動作します。設定されていない動作は行いません。
部下に業務を振り分ける際にありがちな、「あうんの呼吸」「以心伝心」「部内の暗黙の了解」は通用しないわけです。
意図通りの処理をRPAに行わせる場合は、業務手順を一から十まで、わかりやすく誤解のないように可視化する必要があります。誰が見ても同じように受け取ってもらえるレベルまで、表現を工夫しましょう。
⑤費用対効果を検討する
業務で活用するRPAには、費用対効果も求められます。
初期費用がどの程度必要か、月々のランニングコストはどの程度かかるのか、導入後に得られる効果がどの程度か、事前に調査・検討したうえで貴社に合ったRPAを選んでください。
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