2023年10月より、インボイス制度が実施されました。
総務や経理を中心に対応を進めていた企業では、実際に適格請求書での運用が始まりました。販売管理システムを導入している企業ではワークフローはどのように変わったのでしょうか？
この記事では、インボイス制度導入によって実際に増えた業務と、販売管理システムで業務の煩雑化を解消する具体的な方法についてお伝えします。
INDEX
インボイス制度とは？
まず、インボイス制度について軽くふれておきます。
インボイス制度は消費税の仕入税額の控除に関する法律で、日本では正式な名称を適格請求書等保存方式といいます。
従来、課税事業者は国に消費税を納める際、売り上げに伴って発生した消費税から仕入れ時に払った消費税を差し引いて納めることができましたが（仕入税額控除）、2023年10月からは「適格請求書発行事業者」が発行した適格請求書（インボイス）に記載された税額のみが仕入税額控除の対象として認められることになります。
課税事業者は国税庁を通して「適格請求書発行事業者」に登録してインボイスを発行します。
適格請求書発行事業者には消費税納税の義務が生じます。そのため、これまで免税事業者であった年間売上1,000万円未満の中小企業や個人事業主は、新たにインボイス制度への対応が必要となるため、一定期間の経過措置が講じられています。
インボイス制度が業務に与える影響と問題
インボイス制度の開始に伴って、実務の面でドラスティックな改革が求められています。
経理をはじめ「インボイス残業」による時間的、人的コストの増加が危ぶまれていましたが、やはり現場では大幅なワークフローの変化が起きています。
請求書と取引先の管理
適格請求書発行者への登録は義務ではないため、取引先には適格請求書発行者と、今後も免税事業者として取引を続ける事業者が混在することになります。
そのため適格請求書とそうでない請求書も混在します。
事業者ごとにこれらを識別し、管理するのは非常に手間のかかる作業です。
また、仕入先の登録番号の称号や、インボイスの要件を満たしているかの確認も新たに追加された業務になります。
システム化が進んでいない企業では、「経理担当者に各取引先が適格請求書発行事業者か否かが十分に共有されていない」といった問題も起こっているようです。
他に、
- 請求書に記載する項目の追加（登録番号、適用税率、税率ごとに区分した消費税等）
- 大量のインボイスによるデータの圧迫（発行・受領したインボイスは7年間保存しなければならない）
- 法改正にともなって生まれた新たなルールへの対応（3万円未満であっても領収書がなければ仕入税額控除が受けられなくなる等）
など、いったさまざまな対応が業務に追加され、事務コストが圧迫されている企業も少なくないようです。
インボイス制度に対応した請求書の発行や管理に関して、適したシステムを導入していない（手書きやExcelへの手打ち、PC内でフォルダ分けして保存等）という企業や個人事業主は多いですが、こういった煩雑な業務に従来のやり方のまま対応するのは容易なことではありません。
経理担当者との連携不足
「経理担当者と、他部署とのスタッフの間でうまく連携がとれていない」という問題もよく聞かれるところです。
そもそも経理担当者以外のスタッフがインボイス制度とその影響をよく理解していないケースは非常に多く、経理にどのような書類を提出すればよいか、どういった情報を共有すればよいか未だ不明瞭なまま業務を進めてしまっているという話をよく聞きます。
「インボイスを発行できない店での買い物は経費で落とすことができない」などといった誤解も、平然とまかり通っているのが現状です。
外部システムと連携できていない
経理部署で使用している会計ソフトが外部システムとうまく連携できないまま、インボイス制度が始まってしまった企業もあり、対応に苦慮しているケースもあります。
弥生会計をはじめとした会計ソフトは、取引先に応じて税区分を自動で切り替えられる等、インボイス制度に対応してアップデートされていますが、外部との連携がスムーズでないと、データ移行の際に結局手作業が発生することになります。
このような対応の遅れは、業務の煩雑化を招くばかりか、経理担当者の負担の増加や従業員の満足度減少など、組織にとって不利益につながりかねない状態で、早急な対応がのぞまれるところです。
インボイス制度の請求書業務問題は、販売管理システムで解決できる
インボイス制度にまつわる問題に対処するため、請求書まわりの業務をシステム化したい・・・とはいうものの「何をすればよいか分からない」という担当者様も多くおられるでしょう。
自社でExcelなどを駆使して、システム化を進める方法もありますが、時間と労力がかかりますし、スキルのある人材も必要です。
おすすめなのはクラウド型の販売管理システムの導入です。
インボイス制度に対応した販売管理システムを導入することで、契約後すぐに上述したような問題を解決できます。一例をあげると次のような機能で、請求書業務を効率化できます。
- インボイスの発行に必要な項目が自動で入力され、請求書発行の手間が減る
- 取引先ごとに課税事業者か免税事業者かを自動で判別して管理できる
- 大量のインボイスをクラウドで保存・管理できるので、PCがデータで圧迫される心配がない
- 紙の請求書や領収書を自動でデジタルデータ化できる
…etc
クラウド型はコスト面でも安心
「販売管理システム」と聞いて、コスト面で心配を持たれる方もおられるのではないでしょうか？
確かに、ひと昔前は、販売管理システムの構築にはソフトウェアやサーバーを自社で用意する必要があり、開発に莫大なコストがかかっていました。ですが、クラウド型のSaaSなら、企業の規模を問わず現実的なコストでの運用が可能です。
例えば、クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）なら月額20,000円～で、すぐにお使いいただけます。
もちろんインボイス制度に対応しており、適格請求書を発行、管理できます。
IT導入補助金の対象ツールにも認定されており、中小企業、小規模事業者のお客様なら最大2年間75％OFFの料金でさらにお得にご活用いただけます。
DEXTREは会計ソフトや外部システムとの連携も安心
DEXTREはインボイス制度対応の適格請求書を簡単に発行できるだけでなく、
- 取引先ごとに適格請求書発行者か免税事業者かを区分して管理できる
- 受注データから適格請求書や納品書をかんたんに作成できる
- 拠点ごとに複数の登録番号を設定できる
などといった、請求書まわりの業務を大幅に効率化できる機能が充実しています。
さらにDEXTREは、弥生会計やfreeeなどさまざまな会計ソフトの形式にあわせて請求書や受注データ、その他の業務データをCSVでエクスポート/インポートできます。
CSVデータは自由にカスタマイズできるため、会計ソフトや外部システムにあわせて項目を追加・変更して、DEXTRE内のデータを移行・共有することが可能です。
API連携にも対応しています。
API連携した会計ソフトや基幹システムは、双方のデータを自動で共有し、業務内容に合わせて活用できます。外部連携がさらにスムーズになり、生産性の大幅な向上が期待できます。
DEXTREを使った適格請求書の操作、サンプルなどはこちらをご覧ください。
まとめ
インボイス制度の導入は、課税事業者や経理担当者をはじめとした現場の業務にさまざまな影響が生じます。
請求書まわりの業務が煩雑化し問題となっているなら、この機会にインボイス制度に対応した販売管理システムの導入をおすすめします。
システム導入の際には、インボイス制度に対応しているかどうかだけでなく、会計ソフトなど外部システムとの連携の可否も注意して見るようにしましょう。
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