DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進する取り組みの中で、新しい技術やシステムの導入する際にデータや既存システムのサイロ化が問題となっています。
この記事ではサイロ化が招くデメリットの具体例、改善や防止などの対策を解説します。
意思決定と実行の遅れ、製品の品質が下がる原因となり、顧客への信用リスクやコスト増大など事業全体へ悪影響を与えるサイロ化を改善したい担当者様は、ぜひご一読ください。
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サイロ化の意味とは？
サイロ化とは、組織内で業務やデータ、システムが部門やチームで別々に管理されているため、それぞれが分断され孤立してしまい、共有・連携ができていない状態を指します。「セクショナリズム」「タコツボ化」ともいいます。
「サイロ」とは工業原料や農作物を貯蔵する筒状の倉庫のことです。
連なっていながらも個々が完全に分断され外部から様子を伺い知れない様子がサイロのようであることから「サイロ化」と表現されるようになりました。
サイロ化はIT用語としても使われ、部門ごとに異なるシステムを運用することで起こる「システムのサイロ化」「データのサイロ化」などあります。
また、コミュニケーション不足や縄張り意識が原因で他の部門や拠点と業務が分断し、縦割りになっている状態を「組織のサイロ化」と呼ぶこともあります。
サイロ化と同様に、業務の生産性や効率を低下させる問題に、特定の業務が「この担当者以外できない」という状態になる「属人化」があります。
属人化については属人化とは？メリットとデメリット、退職や転職のリスクとなる原因を解説でくわしくお伝えしています。
よくあるサイロ化の例
販売管理の業務プロセスでサイロ化した場合、営業部門と経理部門が別のシステムを使っていてデータの連携ができていません。
受注や売上の情報共有が遅れたり抜けることで、経理部門が請求書の発行や支払いを迅速に行えず、効率が悪化するだけでなく、顧客の信頼を損ねる可能性があります。
サイロ化のデメリット
サイロ化したシステムやデータは、業務効率化や生産性のデジタル化での改善を阻む要因になります。
サイロ化がどのような問題につながるのか、代表的な3つのデメリットを詳しく解説します。
①業務効率が悪化する
サイロ化のもたらす悪影響としてまず挙げられるのが、組織の動きが悪くなることです。
サイロ化が固定された業務プロセスでは無駄な作業やトラブルが生じるリスクが常にあり、効率が低下するだけでなく従業員のストレスや不満もたまります。
例えば、在庫管理部門のシステムが営業部門と連携していないため、顧客の求める納期に製品を用意できるかその場で判断できず、受注機会を逃してしまうと利益に直接的な悪影響を及ぼします。
部門間で交流やデータが断絶した組織は業務が属人化しやすくなる点も長期的にみてもデメリットとなります。
②DX、技術導入の障害となる
データやシステムのサイロ化は、最新のデジタル技術を活用した業務の効率化、生産性向上の実現が難しくなります。
最近では、生成AIを業務に取り入れたいがデータがサイロ化していて運用にのらないといったことが起きています。
AIツールはデータの収集とモデル学習を経て、分析や推論、言語処理などの結果を提供します。
ところが、データがサイロ化していると収集できるデータが限られ、ユーザーが求める結果が得づらくなってしまうのです。
IoTやクラウドサービスは場所に縛られないリアルタイムなデータ共有が可能ですが、これらもサイロ化が原因でシステム間の連携が無いために実現できない、一部のデータしか共有できないなど利便性が低下します。
③経営の意思決定が遅れる、精度が低下する
BtoCはもちろんBtoBにおいても顧客の購入経路は多様化しており、有効なマーケティング戦略の立案には販路を横断したデータ分析が欠かせません。
実店舗、SNS、動画配信、ECモール、自社オンラインショップなど複数のチャネルを運用している企業がデータドリブンを実践するには、受注や売上のデータを集積、分析して、経営やマーケティングの意思決定に役立てられるようシステムを一元的に管理する必要があります。
ところが、サイロ化しているとデータ収集の時間や労力のコストが増大し、意思決定の遅れや担当者のリソース圧迫につながります。
特にトレンドの影響が大きく、短期で変動する顧客ニーズへの対応が求められる業種では、意思決定の遅れや精度の低下は利益や競争力に致命的な損失を与えかねないでしょう。
サイロ化する原因「縦割り」
上記のようなサイロ化のデメリットを認識していながらも、サイロ化解消が進まない企業は少なくありません。
サイロ化する根本的な原因が、縦割りの組織構造によるところが大きいからです。
業務ごとに部門を分け、それぞれが独立して業務を行う組織形態は一般的なものであり、組織の規模が大きいほど独立性が高くなる傾向にあります。
縦割りの組織は「部門間の協調性が失われやすい」「社内調整に時間がかかり意思決定が遅れる」などデメリットもありますが、
- 部署内の密なコミュニケーションを形成しやすい
- 専門的な知識や技術を求められる職分と相性が良い
- 互いの競争意識が生産性向上につながる
といったメリットもあるため、ドラスティックな改革をあえて行おうとする企業は従来それほど多くありませんでした。
しかし、AIをはじめとする新技術やシステムの導入が競争力を高める重要な施策となる中、多くの企業にとって部門間でデータやシステムを連携してサイロ化を解消することは喫緊の課題といえるでしょう。
反面、急な組織構造の転換は、縦割りの業務進行に慣れた従業員の反発や中途半端な連携がかえって非効率になるトラブルを招きます。
サイロ化の解消には、現状の把握とリスクを想定した上で進める必要があります。
サイロ化改善を成功させる3つの対策
サイロ化を解消するには、部門間の協力やデータ共有を促すだけでなく、目的の実現や課題解決などに向けて、どのような連携が必要なのかを検討し、社内全体で環境を改善策を進めていきましょう。
サイロ化を改善する有効な施策やITツールを3点ご紹介します。
①連携を意識した体制づくり
データやシステムを連携するルールをつくるだけでは、反発やモチベーション低下、忙しいときの共有漏れが起こりやすくなります。
また、業務内容や専門用語への相互理解が進んでいない状態で部門間のサイロ化解消を進めると、やり方や考え方の違いでぶつかり合い互いの効率性を下げてしまいます。
こういった事態を避けるためにも、社が率先して意識改革や教育の場を提供する必要があります。
- 別部門の業務を理解しあう勉強会
- 合同ミーティング
- 部門責任者同士の交流の場を積極的に設ける
など、コミュニケーションが活発になる施策を通して、サイロ化解消へのモチベーション低下や不安要素を払拭し、社内全体で目標を意識できる雰囲気づくりにつとめましょう。
他にも、サイロ化解消に貢献する人材の評価システムや新たなポストの設定など、スキルアップを後押しする制度も有効です。
部門間の連携の進行と個々の評価を紐づけることで、サイロ化の改善に取り組むモチベーションを維持することに役立つでしょう。
②情報共有プラットフォームを活用する
部門間のコミュニケーションを活発に気軽にできるようにするには、情報共有やメッセージのやり取りができるデジタルツールが最適です。
社内連絡は電話やメール、またはLINEなどで十分と考える方も多いかもしれませんが、これらは情報管理や利便性の観点からは適切とは言えません。
サイロ化の改善に適しているのは、ビジネス向けに開発された情報共有プラットフォームです。
クラウドサービスのプロジェクト管理ツールやコミュニケーションツール （Slack、ChatWork、Microsoft Teamsなど）を活用すれば、部門間の情報共有や伝達を安全かつスムーズに行うことができます。
情報共有と伝達以外にも、
- タスク管理
- 進捗管理
- ノウハウの蓄積
- 他のビジネスツールとの連携
- ビデオ通話中のドキュメント共有・編集
などサイロ化解消だけでなく、日々の業務に便利な機能が多数搭載されています。
セキュリティ対策に多数取り組み国際的な認証を取得しているツールも多く、組織の規模に合わせたビジネスプランなど企業のニーズに対応した情報共有プラットフォームを選ぶと良いでしょう。
また、ナレッジの共有・管理に特化したツール（ナレカン、Zendesk、Freshdeskなど）もサイロ化改善に有効です。
社内でよくある問題解決のノウハウや顧客対応の事例、ツールの操作方法など、メンバーが業務を通じて得た経験や知識を社内で共有しやすくするツールです。
サイロ化した縦割り組織の業務プロセスの透明化や部門間のコミュニケーション円滑化が期待できます。
③連携を意識したITツールの導入
システムがサイロ化して、部門ごとに異なるシステムを利用していると、データのフォーマットや表記ルールがバラバラで、共有の際に手入力での転記や個別にCSV加工が必要になるなど煩雑な作業が担当者の負担になります。
人的ミスの発生やリソース圧迫、連携へのモチベーションの低下につながり、業務が非効率化する恐れがあります。
本格的にサイロ化を改善するなら、新たに作業が発生しないフローで、部門を超えたスムーズなデータの一元管理を実現しましょう。
システムがサイロ化に有用なの対策は、データ統合・連携プラットフォームや業務特化型の統合ツールなどです。既存システムやツールと連携すれば、各部門のデータが自動的に共有されるようになり、煩雑な作業をする必要がなくなります。
特に、業務特化型の統合ツールはシステム間のデータ連携の他に、業種や商習慣のニーズに対応した業務管理機能が特徴で、部門間の業務を効率化、自動化できるなどサイロ化の改善効果を高められるでしょう。
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