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請求書の作成には「Excelを使って作成」「請求管理システムでの作成」など、さまざまな方法があります。
一方で作成の手間や正確さは、作成方法により大きく異なります。請求書の作成業務は、なるべく低コストで手間なく正確に行いたいものです。
例えば、BtoBの卸売販売での請求書作成・送付には、販売管理システムの活用が効率的でコストやミスが抑えられるため、おすすめです。
この記事では請求書の発行に加えて、BtoBの販売で請求書作成にシステムを使う実務的なメリットやデメリット、また卸取引の請求書作成に対応するクラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）もご紹介します。ぜひご覧ください。
卸売、商社、メーカー向け
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）
国内取引、輸出取引を取引先ごとの価格、条件でオンライン受注。在庫、納品、請求、入金までひとつながりに管理できます。
貿易書類の発行もかんたん、多言語多通貨対応です。
主な機能 一覧 導入事例
INDEX
請求書を作成する3つの方法
請求書を作成して顧客に送付する方法は、大きく3つに分かれます。
代表的なExcelやWord、システムを使った方法など、それぞれの特徴と違い、課題を確認していきましょう。
オフィスソフトで請求書を作成する
他の業務にも幅広く使われているMicrosoft Officeは請求書作成に選ばれやすい方法です。
WordやExcelには、請求書のテンプレートも用意されています。
テンプレートを使えば、比較的短時間で請求書を作成できるでしょう。請求書を送る取引先が固定しているなら、専用のテンプレートを作っておいて、入力項目を最小限に抑えることが可能です。
一方でオフィスソフトでの請求書作成は、手入力作業が必要になります。
納品した商品や数量、金額など作成の度に入力する項目があります。入力項目や数字の桁数が多い請求書は誤入力のリスクが高くなります。
また、「誰がいつ、どの請求書を作成したか」という情報は別途管理しなければならないことも、デメリットに挙げられます。
請求管理システムと連携して請求書を作成する
販売管理システムのデータをもとに「請求管理システム」で請求書を作成する方法です。以下のメリットは業務を効率化でき魅力的です。
- 販売管理システムのデータをCSVやPDFなどで連携。入力ミスを防げる
- 作成、送付の履歴をシステムで一覧、管理できる
- 請求書のフォーマットを全社で統一できる
- 請求書を一括で発送・送付できる
- インボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書に関する法令に対応しやすい
一方で、販売管理システムと請求管理システムの連携を新たに導入する場合は、データ連携をどのように行うか、社内ルールや業務フローなど綿密な検討が必要です。
販売管理システム（請求書作成機能付き）で請求書を作成する
請求書を作成できる機能がある販売管理システムがあります。
弊社が提供するクラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）も、その一つです。
他のシステムを導入する必要なく、販売管理システムだけで請求書を作成、送信できます。請求書に必要な情報は、受注データや納品データを元に自動的に抽出され、フォーマットに沿って請求書が作成、送信できます。
他システムとのデータ連携ミスや入力ミスを気にせず、正確な内容で自動的に請求書を発行できる点が強みです。
請求書を送付、送信する6つの方法
請求書はさまざまな方法で送付、送信できます。代表的な6つの方法を表にまとめました。
| 送付方法 | 概要 |
|---|---|
| 電子メール | 請求書のファイルを添付して送信する 受信者はメールソフトやWebメールを使って受信する |
| ビジネスチャット | ChatworkやSlackなどが代表的なツール メッセージに請求書ファイルを添付して共有する |
| 業務管理システム | 請求書発行システムや販売管理システムから顧客に送信、共有する 作成、管理もシステムで行う |
| ダウンロード | 受信者だけがアクセスできるURLを共有し、受信者は請求書ファイルをダウンロードして受け取る |
| 郵送 | 請求書を郵送する 自社から直接送付する方法と、データを郵送代行業者に送り郵送代行業者から送付する方法がある |
| FAX | FAXを使って請求書を送付する。 パソコンから送受信できるFAXもある |
近年では書類の保管スペース削減や電子化、ペーパーレスの促進を背景に、システムやビジネスチャット、電子メールがよく用いられています。
BtoB販売の請求書作成、送付は販売管理システムがおすすめ
卸売やサービスの提供など企業間の販売での請求書の作成、送付（送信）は、販売管理システムがおすすめです。理由は、以下のとおりです。
- 販売管理システムの受注や納品のデータを元に、手間なく正確な請求書を迅速に発行できる
- 他システムを導入するなど追加費用が不要
- システム間の連携方法やルールを設定しなくてよい
請求書の作成、送付に販売管理システムを使う、実務的なメリットは？
販売管理システムで請求書を作成、送付するメリットは4つあります。日々の請求書業務にどのような効果、影響があるのか具体的にみていきましょう。
①誤記や転記ミスを防げる
商品名や金額、個数の誤記や転記ミスを防げることは、代表的なメリットです。
販売管理システムの受注データや納品データをもとに、販売した商品名や数量、販売額など請求データが入力された請求書が自動的に作成されます。
担当者は表示された内容の正誤を確認するだけです。商品名や数値を手入力する必要もありません。
「販売管理システムの内容は正しいが、請求書の内容に誤りがある」といった、請求書作成時に発生しがちなミスを防げます。
②請求データを探す手間を省ける
販売管理システムでの請求書作成では、請求データを探して転記したり、入力する作業を削減できます。
請求書に記載するデータは、すでに販売管理システムに保存されています。
請求書を発行するタイミングで、手順にそって操作すれば請求書がすぐに作成・送付でき、業務の迅速化・効率化が図れる実務的なメリットは大きいでしょう。
③請求書作成システムとの連携ミスが起こらない
社内で複数のシステムを連携する際、システム間の相性に悩まされた経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか？
販売管理システムと請求書発行システムがスムーズに連携できなければ、請求書の発行や送付が進まず、業務が滞るおそれがあります。
販売管理システムの請求書作成機能を使えば、このような心配はいりません。
一つのシステムでデータ抽出から作成、送付まで請求書業務が完結できるため「請求書が作成できない」といったトラブルに見舞われるリスクを軽減できます。
④業務負担を増やさず、コスト削減やリスク軽減に貢献できる
請求書に記載する項目は自動で入力されるため、入力作業の負担を大きく削減できます。誤入力のリスクも減ります。
請求書のフォーマットを設定する手間はかかりますが、その手間を上回るメリットを得られるでしょう。
コスト削減の効果も見逃せません。
請求書を発行、送付、管理する機能を搭載した販売管理システムは、追加費用が必要ないケースが多いです。新しいシステムやツールの導入費、請求書業務の人件費や保管費、紛失リスクを抑えることができます。
請求書の作成に販売管理システムを使うデメリットと対策
請求書を販売管理システムで作成、送付するメリットは多くありますが、万能ではありません。
トラブルなく上手に活用するためには、デメリットや注意点も把握しておくことが重要です。
不向きなケースや自社の状況に当てはまるケースかなど、デメリットといわれる原因と対策をみていきましょう。
請求書フォーマットを全社で統一する企業には不向き
作成する請求書のフォーマットが、ある程度固定されている販売管理システムは、請求書のフォーマットを部署を問わず全社で統一したい企業にとって不向きです。
請求書のフォーマットを項目やレイアウトなど自由にカスタマイズできる販売管理システムを導入するか、全社で共通の請求管理システムを活用し、販売管理システムと連携する方法が対策として考えられます。
特殊な請求形式（合計請求書やグループ請求書など）に対応できない場合がある
顧客のなかには、下記のような運用を求めてくるケースも少なくありません。
- 飲食店チェーンを運営。食材の発注や納品は各店舗で、請求書は本社で受け取り一括支払い
- 納品の度に発行する請求書ではなく、1ケ月分をまとめた請求書に対応
1．のケースに自社で対応できない場合、顧客の方で「各店舗に届いた請求書を本社に集める」作業を要するため、業務負担がかかってしまいます。
請求書を発行する側も、膨大な数の請求書を発行する手間が生まれます。「グループ請求書」は、これらの課題を解決する1つの方法です。
2．のケースでは、1ケ月分の請求書が発行できなければ、納品ごとに請求書を作成することになります。
自社では請求書の枚数が膨大になり、顧客は書類管理の手間が増大する負担を強いられます。「合計請求書」を発行できる販売管理システムを選べば、この課題を解決できます。
グループ請求書や合計請求書に対応する機能がある販売管理システムを導入すれば、上記の問題は解消できます。合計請求書とは？ビジネスでのメリット、作り方やインボイス制度対応の方法を解説も、あわせてご参照ください。
請求書を顧客に送付する方法をチェックする
請求書を発行できる販売管理システムの選定は「作成した請求書をどのように送付できるか」も重視しましょう。
請求書を効率良く作成できても、1通ずつ手作業で送信しなければならないシステムでは、業務効率の大幅な改善につながりません。
請求書を一括送信できる、メールアドレスなど請求書の送信先を登録できる販売管理システムがおすすめです。
卸売に必要な請求書を作成、送付できるクラウド販売管理DEXTRE
クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は、卸売に対応した請求書の発行に対応した販売管理システムです。
請求管理システムを導入することなく、DEXTRE一つで受注データや納品データを元に請求書を自動的に作成し、顧客に送付できます。
国内外で販売や輸出の取引で必要になる多種多様な請求書を発行できます。
クラウド販売管理DEXTREで作成、送付できる請求書
インボイス制度に対応した請求書を取引形態や商慣習に合わせて作成、送付できます。
DEXTREで作成した通常の請求書
- 通常の請求書
受注データを基に作成する請求書 - デポジット請求書
受注データを元に作成するデポジット請求書 - 合算請求書
複数の納品書をまとめた請求書（納品書から作成する請求書） - バランス（残高）請求書
デポジット請求書から作成するバランス（残高）請求書 - 単独のバランス請求書
請求割合を任意に設定するバランス（残高）請求書 - グループ請求書
複数のバイヤーの納品書を合算して、指定したバイヤーへ発行する請求書（納品書から作成する請求書） - オリジナル請求書
バイヤー、製品、請求条件などを自由に設定する新規の請求書
請求書が発行された通知がメールで送付され、顧客は簡単に請求書をダウンロードして受け取れます。請求書はPDFで発行され、管理や印刷にも便利です。
また、請求残高を確認・出力したり、Stripeと連携して請求書に基づいたオンライン決済も可能です。
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
ご利用をご希望の方は、APIご利用についてをご確認ください。
