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事業を営んでいると、毎日のように注文が入り、商品を納品する取引先も出てくるでしょう。取引のたびに請求書を作成することは、とても煩雑で業務の負担にもなります。
合計請求書は、この課題を解決する書類です。複数の請求をまとめられるため、請求にかかる業務の負担を軽くできます。
この記事では合計請求書について、メリットや作り方、通常の請求書との相違点、インボイス制度への対応方法などを取り上げて解説します。合計請求書について関心や疑問のある方は、ぜひお読みください。
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合計請求書とはなにか？
クラウド販売管理DEXTREで作成した合計請求書。納品書番号記載タイプ（請求明細記載タイプも作成可能）
合計請求書とは、一定期間内の取引を1つの書類にまとめて請求するものを指します。
代表的な活用例に、ひと月分の取引をまとめて請求する使い方があります。
合計請求書には2つの種類があり、通常の請求書と異なる点もあります。3つの項目に分けて、合計請求書の特徴を確認していきましょう。
通常の請求書との違い
通常の請求書は、1回の取引に対して1枚作成されます。
そのため、取引の都度、請求書が発行されるのが原則です。例えば、五月雨式に注文が入った場合でも、注文ごとに請求書が発行されます。
一方で合計請求書は、一定期間内に行われた取引をまとめる形で作られます。
「複数の発注日や納品日が記載されている」など、通常の請求書では見られない特徴があります。五月雨式に注文された場合など、複数回の取引があった場合でも、1枚にまとめることが可能です。
合計請求書は2種類に分かれる
合計請求書は、「総額表示型」と「明細情報表示型（明細情報付き型）」の2種類に分かれます。それぞれの特徴を、以下の表でご確認ください。
合計請求書の種類 | 特徴 |
|---|---|
| 総額表示型 | 一定期間内に発生した取引を集計したうえで、取引内容の概要や合計の請求金額のみを記載する。 簡潔な表示が可能なことは強み。それぞれの取引の詳細は、請求明細書や納品書など、別途発行される書類で確認する |
明細情報表示型 （明細情報付き型） | 一定期間内に発生した各々の取引について、詳細の内容を記載したうえで合計の請求金額を表示する。 取引の詳細部分まで把握できる一方で、情報量は多くなる |
どちらも一長一短があります。貴社の希望や活用するシステム、商習慣をもとに選ぶとよいでしょう。
「合算請求書」との違い
合計請求書とよく似た用語に、「合算請求書」があります。
合計請求書との違いは、基本的にありません。弊社で提供しているクラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）では、「合算請求書」の用語を使っています。
合計請求書が必要とされる4つの理由とメリット
ビジネスの現場では、合計請求書もよく使われます。実際に受け取った方も多いのではないでしょうか。
ここからは合計請求書が活用される4つの理由とメリットを解説します。
請求書の作成や管理を行う手間を省ける
請求書は1枚だけ作るならそれほど多くの時間と手間を要しませんが、毎日のように請求書を発行する場合は話が異なります。法人同士の取引では、頻繁に受発注や納品が発生するためです。
受注ごとに請求書を作成して支払いを依頼すると、関連する納品書の数も増え、事務処理が煩雑になります。
取引先の数が多い企業で受注ごとに請求書を発行すると、事務担当者に過大な負担がかかりかねません。
合計請求書を選べば、発行のタイミングをひと月に1回などに抑えることが可能です。
事務担当者の負担を軽くでき、他の業務も進めやすくなるでしょう。また請求書の枚数が減ることで、管理を行う手間も省けます。
請求書に関するミスを防げる
請求書を処理する枚数が多くなりすぎると、次のようなミスが発生しやすくなります。
- 請求書の発行漏れ
- 請求書を二重に発行する
- 受け取った請求書を紛失する、誤って廃棄してしまう
- 受け取った請求書が書類の山に埋もれてしまい、探し出す時間を要する
- 支払漏れや支払遅延による、取引先からの催促
合計請求書の活用により、請求書の枚数を減らせます。
受け取る側も請求書を確認する負担が減るため、各請求書の内容をじっくりチェックしやすくなります。会計処理や支払業務を確実に進めることができるでしょう。
月々の取引額を可視化しやすい
合計請求書は締め日の単位で、月ごとに発行するケースもあることでしょう。この場合、合計請求書に記載された請求額は、請求先との月間取引額を意味します。
月々どの程度の取引があるか、また前月と比べた増減などを可視化しやすいことも、合計請求書を活用するメリットに挙げられます。
支払いや入金確認の負担を軽減できる
支払業務や入金確認業務は、請求書の単位で行う企業も多いでしょう。
合計請求書の活用で請求書を1枚に減らすことができ、支払いや入金の確認も一度で済みます。チェックに要する人的負担も減らせるでしょう。
加えて請求された額を支払う企業は、支払いごとに振込手数料がかかることも注目すべきポイントです。振込手数料の負担を軽減できることも、合計請求書を活用するメリットに挙げられます。
合計請求書をインボイス制度に対応させる2つの方法
合計請求書をインボイス制度に対応させるためには、工夫が必要です。
インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、請求書に記載すべき項目が法律で定められています。
① 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
② 課税資産の譲渡等を行った年月日
③ 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容（課税資産の譲渡等が軽減対象課税資産
の譲渡等である場合には、資産の内容及び軽減対象課税資産の譲渡等である旨）
④ 課税資産の譲渡等の税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
インボイス制度に対応する合計請求書の作成方法は、大きく以下の2つに分かれます。
- 合計請求書そのもので対応する方法
- 他の書類を含めた形で対応する方法
それぞれについて、どのように対応すればよいか確認していきましょう。
合計請求書そのもので対応する方法
国税庁が公表する必要事項を含めることで、合計請求書だけでインボイス制度に対応できます。
明細情報表示型の場合は、もともと詳細な情報が記載されているため、インボイス制度への対応も比較的容易です。
ただし、現状の合計請求書が適格請求書の要件を満たしていない場合は、フォーマットの変更が必要です。
納品書など、他の書類を含めて対応する方法
請求書は、単一の書類だけでインボイス制度の要件を満たす必要はありません。
請求明細書や納品書など複数の書類を組み合わせて、国税庁が公表する必要事項を満たせばよいわけです。
請求する企業が発行すべき書類の数や、請求される企業が保管すべき書類の数が増えることはデメリットです。
一方で合計請求書は、請求合計額やインボイス登録番号、自社名や宛先の社名などを記載すれば済みます。フォーマットをシンプルにできることを、メリットと感じる方も多いでしょう。
合計請求書の作り方
合計請求書を作るためには、以下の手順を踏む必要があります。
- インボイス登録番号など、自社に関する情報を確認する
- 請求先の企業情報や納品日、商品名、金額（単価）、消費税率など、請求書作成に必要な事項を入手する
- 合計請求書のフォーマットに則り、1.と2.の情報を入力・記載する
- 内容に誤りが無いかチェックする
- 合計請求書を発行する
とりわけ、1番と2番は重要です。
正確な合計請求書を作るためにも、入手する情報の正確さをチェックしてください。
合計請求書はさまざまなITツールで作成できる
合計請求書の作成にあたり、特定のITツールを使わなければならない決まりはありません。
必要事項が記載できれば、Excelでも作成可能です。合計請求書の発行部数が少なく、請求内容も複雑でなければExcelでも対応できるでしょう。
販売管理システムや請求管理システムでの合計請求書作成がおすすめ
実務では日々頻繁に取引が発生し、毎月大量の請求書を発行するケースも多いでしょう。
このような企業において、Excelで1枚ずつ手間をかけて請求書を作成する方法はおすすめできません。作成に時間を要するだけでなく、記載ミスも起こりやすくなるためです。
代わりに、販売管理システムや請求管理システムでの作成をおすすめします。
これらのシステムには、合計請求書の発行に必要なフォーマットが用意されています。簡単な操作で作成できるため、合計請求書の発行枚数が多い企業でもスムーズに業務を進められます。
合計請求書の作成はクラウド販売管理DEXTREの活用がおすすめ！
合計請求書を作成するなら、クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）の活用をおすすめします。
DEXTREは国内外の卸取引をオンライン化し、受注から在庫、入金までを一元管理できる販売管理システムです。合算請求書（合計請求書）の作成にも対応しており、納品書番号を記載するか、請求明細書を記載するかを選択可能です。
DEXTREなら、受注データを合計請求書の作成に活用できます。受注データが在庫、納品、請求、入金といったすべての機能と連携しており、別途請求管理システムを導入する必要はありません。
請求業務の軽減はもちろん、販売から請求までの業務をスムーズに進められるでしょう。クラウドで提供されているため管理や費用の負担が少ないことも、見逃せないメリットの一つです。
合計請求書のサンプル
複数の納品書から合計請求書（合算請求書）を発行できます。インボイス制度に対応した記載となっています。
DEXTREで作成した合計請求書（納品書番号記載タイプ）
DEXTREで作成した合算請求書（請求明細記載タイプ）
ほかにも、DEXTREには、
- 受注データを起点に在庫、納品、請求、入金まで一元管理
- 日中英3言語23通貨で取引、画面操作
- クローズドBtoB ECから24時間365日世界中からWEB受注
- 取引先ごとの価格、掛け率、貿易条件など複数条件で取引
- 輸出に必要な貿易書類をかんたん作成
など、商社、卸売、メーカーの企業様に向けて国内外のBtoBに特化した販売管理の機能が充実しています。
ご利用をご希望の方は、APIご利用についてをご確認ください。
DEXTREの活用で、正確でスムーズな合計請求書の作成を
日々の取引量や取引件数が多い卸売業にとって、合計請求書は欠かせない書類です。
請求書の枚数を減らし発行する手間を軽減できるだけでなく、請求書の見逃しなどによる支払いの漏れも防げます。業務の簡素化とスムーズな進行に役立つ書類です。
合計請求書はExcelでも作成できますが、枚数が多くなる場合はシステムでの作成がおすすめです。弊社が提供する「DEXTRE」でも、合計請求書（合算請求書）を作成できます。
販売管理システムのデータを活用し、合算請求書をスムーズに、また正確に作成できることも魅力の一つです。合計請求書の作成にお悩みの方は、DEXTREの活用をぜひご検討ください。
