システムやクラウドサービスを複数運用する上で、システム間のスムーズなデータ共有ができるかどうかは生産性や効率に大きく影響します。
高機能なシステムであっても、データを移行する度に煩雑な手入力が必要になれば、非効率な業務フローになってしまいます。
特に、会計や勤怠、販売業務などを異なるシステムで管理している場合、データを効率よく連携して転記ミスや作業工数を軽減できるかが重要になります。
この記事ではデータ管理でメジャーなCSV連携について、そのメリットやデメリット、API連携との違い、CSV連携からAPI連携に移行することで業務がどのように変わるかについて解説します。
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CSV連携とは？
CSVとはテキストデータのファイル形式のひとつです。
「Comma Separated Values」の頭文字をとったもので「コンマで区切られたデータ」という意味になります。
マイクロソフトの表計算ソフトExcelで、エクスポート・インポートに使われる代表的なファイル形式です。
CSV形式のデータを通してシステム間を連携する方法をCSV連携といいます。
CSV形式で保存したCSVファイル（拡張子.csv）を、アプリやシステムにエクスポート（出力）、インポート（読み込み）を実行して、システム間でデータを移行・共有します。
移行先のアプリやシステムに合わせて項目や値を編集できる柔軟性は、CSV連携がシステム間のデータ共有に採用される理由の一つです。
CSV形式の例
顧客データをCSV形式で表すなら、次のような記述になります。
顧客ID,姓,名,住所,生年月日,メールアドレス
0001,山田,太郎,東京都〇〇区,1990/1/1,yamada-t@dextre.app
0002,田中,花子,大阪府〇〇区,1995/2/1,tanaka-h@dextre.app
0003, …
「ID,姓,名,住所,生年月日,メールアドレス」と6つの列が設定されています。
行を顧客にして、列には各項目のデータを入力してコンマで区切りるとCSV形式になります。
シンプルで軽量なテキストデータで記述できるCSVは、プログラミング言語など専門知識がいらず、覚えやすさ、分かりやすさはCSVの大きな特徴です。
CSV連携のメリット
CSV連携のメリットは何といっても「誰でも扱える」「汎用性がある」「柔軟性が高い」の3点に集約されます。
覚えやすく、コストをかけず短期間で導入できる
CSVはExcelやメールソフト、メモ帳など、表計算アプリやテキストエディタで読み込み、表示することができます。スマートフォンやタブレットでも同様です。
CSVの編集は主にテキストエディタやExcelで行います。
CSV編集に特化したソフトもありますが、テキストエディタやExcelなど表計算ソフト、Googleスプレッドシートでじゅうぶん対応できます。
CSVファイルの作成と編集、出力などの作業は、普段から使い慣れているビジネスパーソンが多いExcelで行えるため、CSV連携の導入は容易でコストもかからず、短期間で始められます。
互換性の低い基幹システム、クラウドサービスとも連携できる
ほとんどのクラウドサービス、ITツールがCSV連携に対応しています。
システム間で互換性のないデータであっても、CSVファイルに変換・出力することで連携できます。
データの編集が簡単に行えるCSVファイルは、連携先のシステムに合わせたインポートが可能で、自由度の高いシステム間のデータ共有を実現します。
データをまとめて更新できる
CSVファイルは、Excelやテキストエディタで一括編集ができます。
例えば、選択した列の範囲内のデータを一括で更新できます。連携元で大量のデータ変更があっても、最小限の手入力工程で転記ミスをなくして、スピーディーに連携を完了できます。
CSV連携のデメリット
CSV連携最大のデメリットは「手入力工程が生じる」「リアルタイムのデータ共有ができない」ことです。
CSV連携に対応している基幹システムやクラウドサービスも、連携時にボタン操作があり、各システムで常に新しいデータが保存されているわけではありません。
CSVのインポート・エクスポート形式が固定のシステムであれば、入出力の度にCSVファイルを加工しなければならず、手入力と変わらない労力がかかり、人的ミスのリスクの増加にもつながります。
導入しやすく扱いやすいCSV連携ですが、手入力が必要な点が業務の煩雑化だけでなく、リアルタイムでの情報共有ができず、効率や生産性を下げる要因になり得ます。
では、「API連携」ではどのようにシステム間でデータ共有ができるのか、CSV連携との違いを見てみましょう。
API連携とは？
API（Application Programming Interface）は、異なるシステムをつなぎ合わせて、それぞれの持つデータや機能の一部を共有できる技術です。
APIはCSVと違い、自社で開発して導入する場合、高度な専門知識を要します。
自社内のオンプレミスのシステムと外部システムをAPI連携するには、技術的、時間的リソースを割くことになるでしょう。
ですが、これはあくまでも自社でAPIを開発する場合です。
利用中のシステムやクラウドサービスがAPIを公開していれば、自社での開発は不要で専門知識がなくても素早くデータや機能を連携できます。
クラウドサービスやWEBサービスでAPIの公開が進んでおり、業務系システムやECプラットフォームでもAPI連携が一般的になりつつあります。
API連携のメリット CSV連携のデメリットを解消できる
API連携は、連携時に設定を行い、システム間でデータを共有・活用したり機能を追加・拡張します。
そのメリットは、データを連携する度に手作業があり、リアルタイムのデータ共有ができないCSV連携のデメリットを解消できます。
CSV連携からAPI連携に移行する場合を想定して、API連携で具体的になにができるのか解説します。
データ共有を自動化できる＝手作業がない
API連携の大きなメリットのひとつに、システム間のデータ共有・活用が自動で行われる点が挙げられます。
システム同士をAPI連携すれば、新しいデータの入力や変更があると自動的に連携先のシステムに同期されます。
CSV連携のエクスポート・インポートにかかっていた手作業の工数はなくなり、面倒なファイルの加工・変換は必要なくなります。
データはリアルタイムに共有され、情報共有のタイムラグは解消し、取引や業務の効率が上がり、人的ミスやデータのサイロ化（孤立）を防止できるなどさまざまな効果を期待できます。
複数のシステムでデータを共有・活用できる
APIは複数のシステムで同時に利用することができます。
例えば、クラウド販売管理システムが提供しているAPIを、在庫管理システム、勤怠管理システム、会計ソフトなどに設定すれば、各システムで最新の販売管理データを共有・活用できます。
また、会計ソフトがAPIを提供していれば、販売管理、在庫管理、勤怠管理それぞれで会計ソフトのデータを連携できるなど、相互にデータを共有・活用できる点もAPI連携のメリットです。
APIを提供しているシステムを起点にシステム間の業務フローが一本化され、より効率的な部署間や組織内の連携が可能になります。
連携元システムの機能を追加・拡張できる
API連携は、API提供側の機能を呼び出して使えるようになります。
システムやクラウドサービスだけでなく、WEBサイトやWEBサービスにも機能を追加・拡張できます。
例えば、自社のECサイトとキャッシュレス決済サービス（PayPayなど）をAPIで連携して、自社ECサイトに決済方法を追加する、などがあります。
API連携はCSV連携より優秀？デメリットは？
顧客にも社内にも高い利便性を提供できるAPI連携ですが、デメリットもあります。
1つは連携できるデータや機能は、APIを提供する側に依存する点です。
API提供側がAPI公開を停止したり修正を行った場合、あるいはサーバーのトラブル時に、連携していたデータや機能が使えなくなったり利便性が低下するなど、自社でコントロールができません。
利用者の利便性を無視したAPIの仕様変更が行われる可能性は低いといえますが、こういったリスクを考慮して複数の連携方法を持ったり、主要な機能はAPI連携を使わず開発・運用することも検討するとよいでしょう。
また、API連携が有料で提供されていると継続的なコストが生じます。維持費が負担になる場合は、CSV連携が選択肢になります。
まとめ
API連携にさまざまなメリットがありますが、CSV連携が汎用性の高い連携方法であることには変わりありません。
新しいシステムを選ぶ際は、API連携の有無は重要なポイントですが、同時にCSV連携ができるかどうかも確認して、どちらでもシステム間のデータ共有・活用ができるシステムであれば変更やトラブルに対応しやすく安心です。
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クラウド販売管理 DEXTRE（デクスター）は卸取引、輸出取引に特化した販売管理システムです。
顧客ごとの価格設定や取引条件、SKU単位での製品マスタと在庫管理など、卸売業や商社、メーカーの販売業務をクラウド上で一元管理できます。
CSV連携は受注、顧客、在庫、請求、売上など多様なデータを、インポート先のシステムに合わせてカスタマイズできます。
カスタマイズしたデータ形式はテンプレートとして登録、CSVファイルの加工・編集の手間を大幅に削減します。
API連携にも対応しています。
基幹システムや外部ソフトとより正確に、スピーディーにデータを共有・活用いただけます。
DEXTRE Merchant API（β版）のご利用について
| 利用対象 | メーカーアカウント向けのAPIです。 メーカーアカウントをお持ちの方のみ、ご利用いただけます。 |
|---|---|
| 利用料 | β版での提供期間中は無料でご利用いただけます。 |
| 認証・認可 | DEXTRE Merchant API (β版) は、APIキーによる認証を行います。API利用申請後に機能をアンロック。メーカーアプリの設定画面からAPIキーを発行いただけます。 詳細は利用申請後に提示させいただくドキュメントにてご確認ください。 |
| 制限 | DEXTRE Merchant API (β版) では、以下のリクエスト制限があります。 制限を超過した場合は、 429 Too Many Requests が返却されます。Merchant(メーカー組織)ごとに 300リクエスト / 分*なお、正式版（準備中）では制限内容を変更する可能性がございます。 |
| 備考 | β版のため、仕様の変更など予告なく行われる可能性があります。 |
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